книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем

*Используется, если информация нейтральная или обрадует адресата.

**Используется, если информация огорчит адресата, либо, возможно, он не заинтересуется ею.

Постскриптум состоит из сокращения-заголовка - «P.S.», «Postscriptum» или «Постскриптум», дополнения (приписки)

косновному тексту письма и подписи (личной подписи автора без указания должности и расшифровки). Располагается пост­ скриптум на один-два интервала ниже подписи, на одном листе

сней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись

кпостскриптуму датой и временем оформления приписки. Если для оформления постскриптума нет места в нижней части листа, допустимо перенести дополнительный текст (включая заголо­ вок) на оборотную часть листа, сделав сразу после подписи по­ метку «см. далее» («см. оборот»).

Рассмотрим несколько примеров оформления постскриптума:

•Постскриптум. Забыл сообщить Вам, месье Бушар, что в бли­ жайшие два дня я не предполагаю находиться в офисе, поскольку надеюсь поработать над отчетом в более спокойной, то есть домашней обстановке. С неизменным уважением... Белов.

•Postscriptum. У меня только что изменился адрес электрон­ ной почты. Сообщаю его Вам для оперативной связи: uxoffpostbox@mail.ru. С пожеланиями всего наилучшего...

Ухов. 31 марта 2003 г., 12.00.

•P.S. Прошу Вас самым внимательным образом отнестись к срокам исполнения этого поручения. Надеюсь, не подведете. Жму руку.

Григорьев. 16.10.2003 г.

В исключительных случаях считается извинительным до­ полнение постскриптума постпостскриптум ом , представ­ ляющим собой повторную приписку к основному тексту письма. На практике подобное случается, к примеру, в тех случаях, когда письмо с уже оформленным постскриптумом по каким-то при­ чинам оставалось неотправленным, из-за чего у автора вновь возникла необходимость в уточнении каких-либо деталей его содержания.

Постпостскриптум включает сокращение-заголовок - «P.P.S.», «Postpostscriptum» или «Постпостскриптум», приписку к основному тексту и подпись (как правило, в виде начальных букв первого инициала и фамилии автора). Для оформления постпостскриптума сохраняют действие и иные правила, отра­ жающие порядок оформления постскриптума. Постпостскригпум располагается на один интервал ниже подписи к постскриптуму.

Композиция этикетно-вспомогательной части письма. Начало письма обычно состоит из нижеперечисленных элементов.

Приветствие (здравствуйте, добрый день, приветствую Вас

ит.п.) - это элементы письма, которые сокращают психологическую дистанцию. В официальных письмах, как правило, отсутствуют.

Обращ ение - обязательный элемент частного письма, как правило, присутствует и в официальных письмах. При помощи

него адресату выражается уважение и создается эмоциональный контакт (Уважаемый Виктор Алексеевич, уважаемый господин министр и т.п.). Обычно после обращения ставится восклица­ тельный знак, в отдельных случаях ставится запятая.

Л идер-абзац - необязательный элемент, функциональ­ ное назначение которого - в создании эмоционального контакта (обычно это выражение благодарности). Кроме того, лидерабзац поясняет мотивы создания и подводит к информационной части письма, что облегчает процесс ознакомления с ней. (Спа­ сибо за интерес, проявленный к нашему объявлению. Благода­ рим за своевременный ответ... Подтверждаю, что в соответст­ вии с нашей договоренностью... Обращаюсь к Вам в связи

функцию, аналогичную функции устного прощания (и предшест­ вующих ему слов) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону). Использование заключи­ тельной формулы вежливости несколько смягчает официальный тон в конце послания - впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата письма. Заключительная формула вежливости предшествует подписи.

Сортировка информации.

Итак, у составителя письма имеется информация (не при­ веденная в порядок) и понимание порядка, в соответствии с ко­ торым эту информацию следует изложить. Далее приступаем к сортировке информации.

Работая с бумажными носителями информации, определяем:

•какой факт подходит первому пункту плана, а какой, напри­ мер, к третьему;

•что является подтверждением или примером для какого-либо факта;

•нужно ли удалить или добавить некоторые пункты.

На этом заканчивается процесс обдумывания текста.

На основе окончательной версии плана и отсортированной информации можно приступать к составлению черновика пись­ ма, т.е. приступать к этапу записи текста.

5. ПРОЦЕСС НАПИСАНИЯ ТЕКСТА

Работа с черновиком. Первая стадия написания текста - это всегда создание черновика, чаще всего нескольких его вариантов. Первый черновик - запись упорядоченной информации, которая не прерывается. Если не хватает слов, то делаются пропуски.

Работа с документом (деловым письмом) - это, прежде всего, работа с текстом. Если пишущему не удается справиться с языком, документ утрачивает способность выступать в качест­ ве полноценного средства коммуникации.

Проведя подготовительную работу, следует начать процесс написания, а значит, создать единый по форме и гармоничный по содержанию текст. Не нужно искать новое содержание и до­ полнительные пункты. Придерживаясь избранного порядка изложения, нужно не мучаться над деталями, а написать все как есть, не прерывая ход мыслей, строго следуя намеченной цели на основе отобранной информации. Это и есть черновик основ­ ного содержания текста письма.

Работа над черновиком предполагает:

•формулирование ключевых мыслей, отражающих суть письма (в виде отдельных предложений);

•связанность отдельных предложений в абзацы;

•формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если

необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки. Редактирование. Никто не может ничего написать с пер­

вого раза. Написанное нуждается в редакции.

После того как первый черновик послания зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:

•отредактировать проект, произведя с этой целью дополни­ тельную структуризацию (реструктуризацию) текста, а также его стилистическую обработку;

•откорректировать проект, то есть отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки орфографии, пунктуации и т.п.;

•переоформить черновик на новом носителе, используя для

этого другой лист бумаги или копию компьютерного файла.

Вуточненном черновике:

•отложить текст и прочитать «свежим взглядом», делая каран­ дашом пометки на полях, не исправляя;

•проверить достоверность информации;

•вернуться к подробностям;

•уточнить то, что не давалось в первом варианте, если уточнений много, то поправки делать на отдельном листе бумаги, а не полях;

•исправить стилевые, грамматические и орфографические ошибки (все исправления должны быть четкими);

•убрать повторы и нелепые фразы;

•иногда может возникнуть необходимость поменять некоторые фразы местами.

Полностью скомплектованный (скомпилированный) рабо­

чий вариант письма окончательно просматривается автором (разработчиком) с целью выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей, вновь редактируется, корректируется и оформля­ ется в окончательном варианте. «Редактируй, редактируй, редак­ тируй... и так до бесконечности»,- говорил писатель С. Моэм.

Обратите внимание на то, что основной причиной ошибок является слабая подготовка исполнителей и некорректная работа программно-технических средств.

Заключительная фаза работы над письмом предполагает:

•согласование текста с начальством (в тех случаях, когда это необходимо);

•оформление письма на бланке или листе писчей бумаги с со­ блюдением действующих на этот счет правил;

•оформление приложений (если таковые имеются);

•подписание письма;

•регистрацию письма (последнее не обязательно для частных деловых писем);

•отправку письма по почте.

Что касается ответного письма, то основным отличием его подготовки является использование текста входящего (то есть по­ ступившего ранее в адрес автора) послания. Содержание входяще­ го письма учитывается при создании плана и черновика. Ответное письмо должно давать точные и полные ответы на содержащиеся во входящем письме вопросы. Если по каким-то причинам это не­ возможно, автор ответного письма в обязательном порядке должен сделать об этом в тексте соответствующее упоминание.

Способы записи текста. Текст делового письма, как и любого документа, может быть записан в виде:

•линейной записи;

•таблицы;

•анкеты;

•трафарета (типового текста), что дает большую экономию времени.

Наиболее распространенным является типовой текст.

Типовой текст - стереотипный текст, на основе которого может быть построен текст нового письма. Фраза в типизиро­ ванном письме представляет собой устойчивый оборот.

Способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информаци­ ей, называется трафаретизацией. Трафаретизация текста наибо­ лее продуктивна, когда трафарет содержит более половины по­ стоянной информации от всего объема текста.

Способы записи текста могут комбинироваться. Требования к тексту делового письма. Текст письма

должен быть:

• кратким (от 9 до 29 слов в предложении, а в абзаце - не более 6 предложений). (В то же время нельзя сокращать предложе­ ния, жертвуя юридической точностью.) Лаконичная манера из­ ложения упрощает понимание сути письма и гарантирует из­ бавление от отправки уточнений. Ограничьте размеры писем одной машинописной страницей (по возможности).

Требования к лаконичности в деловом послании включают также неупотребление лишних слов, не имеющих значения для смысла. Приведем некоторые примеры преобразования канцеля­ рита в слова с нейтральной стилевой окраской:

Многим бизнесменам присуще многословие в письмах. Большинство страдающих этой «болезнью» превосходно могут выразить свои мысли в устной беседе. Однако дайте им ручку - и вполне безобидное содержание приобретает следующую форму:

«По поводу Вашей просьбы о продлении кредита, датиро­ ванной 5 июля 1999 г., сообщаю следующее.

Наш Совет подверг Ваш вопрос рассмотрению и пришел к решению о разрешении продления сроков погашения кредита

ссоответствующим увеличением процентов».

Апочему бы не написать так:

«Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего креди­ та продлен. На следующей неделе Вам будет выслан соответст­ вующий документ с новой датой и указанием процентов»;

• логичны м ;

• визуально доступным, дня чего применяется рубрикация в виде абзацев, параллельных конструкций, нумерации частей (од­ нотипная: при помощи арабских цифр) и озашавливание частей;

•текст письма должен по возможности быть простым, т.е. со­ держать не более одной темы.

Язык и стиль. Особенности официально-делового стиля в тексте письма. Деловые письма решают типичные вопросы ре­ гулярных экономико-правовых ситуаций. В соответствии с законодательством, языком текста документа (а значит; и делового письма) является государственный язык РФ (государственный язык субъекта РФ). В тексте документа (деловом тексте) должны соблю­ даться лексические, грамматические и стилистические нормы, т.е. использоваться литературный (нормированный) русский язык. Главная цель делового текста - донести информацию, а не эмоции, формально-логический подход к созданию делового текста являет­ ся одним из рычагов эффективного управления.

Отличительной особенностью делового письма является стиль изложения заключенной в нем информации - официально­ деловой стиль языка. Это функциональная разновидность языка, предназначенная для использования в процессе управления ор­ ганизацией посредством письменной коммуникации.

Особенностями официально-делового стиля при исполь­ зовании его в тексте делового письма являются:

•подчеркнутая официальность, неэмоциональность, являю­ щиеся следствием соблюдения служебной субординации;

•ограниченное использование синтаксических конструкций, об­ разовавшихся в языке вследствие типовой коммуникативной ситуации, а также вследствие вынужденной ограниченности стандартной формой;

•адресность, подразумевающая наличие конкретных участни­ ков управленческой деятельности (адресатов и адресантов);

•тематическая ограниченность содержания писем;

•лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

•лаконичность, краткость, ясность формулировок;

•употребление терминов в случае крайней необходимости, если адресат понимает их значение;

•предпочтение прямому порядку слов;

•отказ от архаизмов, жаргона, непонятных неологизмов и ино­ странных слов;

•отказ от разговорного стиля;

•использование глаголов повелительного и изъявительного наклонения;

•обилие безличных конструкций;

•употребление деепричастного и причастного оборота.

Тон текста делового письма. В тексте делового письма, как документа, важна логическая оценка фактов и точное доне­ сение информации, поэтому тон текста деловых писем должен быть корректным, нейтральным, убедительным.

Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Необходимо помнить, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

Автор. В тексте официального письма сложно установить лич­ ностные качества автора. Текст безличен. Лишь иногда о личности автора нам «намекает» соблюдение эпистолярного этикета.

Новые тенденции в языке и стиле деловых писем. В связи с изменением политической и экономической обстанов­ ки в стране, а также под влиянием хлынувших в нашу страну иностранных пособий по составлению текста делового письма многие авторы сознательно начинают украшать тексты лекси­ кой, ранее свойственной только литературно-художественному стилю. Это не случайно: сегодня большая часть текстов деловых писем направлена на установление и сохранение деловых кон­ тактов, а язык письма становится одним из элементов корпора­ тивной этики.

Автору, освещающему экономически-правовые вопросы, необходимо не просто передать конкретную информацию, но