книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем

виями договора и надлежащего качества, мы согласны принять эту партию товара, если Вы предоставите нам скидку в 10%.

Приложение: акт экспертизы № 228, о несоответствии товара качеству по условиям договора.

Ставим Вас в известность, что вес сыров, отгруженных Вами 15 мая с.г. в вагоне № 149230 в счет контракта № 02-02/4172, не отвечает железнодорожной накладной № 101235.

При приемке товара была обнаружена недостача 100 кг сыров. Недостача товара была установлена в исправном вагоне, за исправными пломбами станции назначения. На основе этого приемщики пришли к выводу, что недостача произошла по вине Вашего экспедитора. В связи с этим просим Вас допоставить недостающий товар или перевести деньги за него на наги рас­ четный счет.

Просим направить ответ с обратной почтой. Приложение...

Уважаемые господа!

Направляем Вам акты-извещения на недостачу (наимено­ вание товара), рейс...

Вышеуказанная недостача была зафиксирована офици­

Просим Вас рассмотреть нашу претензию и перевести указанную сумму на наш счет в возможно короткий срок. При­ ложение: акты-извещения № 847-852.

П и с ь м о - с о о б щ е н и е в о т в е т на з а п р о с о н а ­ л и ч и и т о в а р а :

Благодарим за Ваш запрос и рады выслать Вам почтой два экземпляра общего каталога офисных товаров. Мы отме­ тили имеющиеся сейчас в продаже типы копировальной техни­ ки, и если Вы сообщите нам, какие модели Вас интересуют, бу­ дем рады выслать Вам подробные описания.

Письмо -сообщ ение в ответ на запрос о присылке каталогов и прейскуранта:

Мы получили Ваше письмо от 11 мая сегодня и прилагаем к нашему письму каталоги и прейскурант, которые Вы запрашивали.

Все указанные в них товары имеются в наличии и могут быть отгружены незамедлительно по получении заказа.

Письмо -сообщ ение на просьбу о высылке образ ­ цов продукции:

Мы рады были узнать, что Вы видели нашу продукцию на Московской меэ/сдународной книжной ярмарке, и нам очень приятно выслать с этим письмом образцы наших полиграфических изделий, которые охватывают ассортимент товаров, в которых Вы заинтересованы.

Письмо-согласие на поставку товара с усл ови я ­ ми поставки и приложением образца:

Благодарим Вас за заявку от 23 ноября 2004 г. Одновре­ менно посылаем Вам образец еэгседневника, который Вы запра­ шивали. Мы можем предложить Вам это изделие на следующих условиях: ежедневники на 2005 г. в партиях размером 50 шт. Минимальный заказ - 3 партии. Упаковка бесплатно. Оплата - безотзывным аккредитивом. Мы будем рады получить Ваш за­ каз и гарантируем быстрое его выполнение.

Приложение: 1 образец.

Поиск компромисса. Если в процессе коммерческой деятель­ ности изменились какие-либо условия, возникает необходимость в поиске компромисса.

Уважаемые господа!

Благодарим за заказ № 25/14 от 12.05.2004 г. на системы вентиляции. Однако напоминаем, что письмом от 26.04.2004 мы сообщили Вам об изменении цен с 1.05.2004 г. и приложили к нему новый прейскурант. К сожалению, в полученном нами заказе указаны цены по старому прейскуранту.

В случае согласия с новыми ценами просим подтвердить Ваш заказ, а в случае несогласия - разъяснить Вашу позицию.

Отказ. Если достичь компромисса не удалось, нужно вы­ разить отказ в вежливой форме, например:

Уважаемые господа!

Мы еще раз внимательно изучили наши финансовые воз­ можности и пришли к выводу, что условия оплаты, предложен­ ные Вами, для нас неприемлемы и не могут быть нами приняты.

В данном письме отказ не мотивируется подробно.

9. ОБРАЗЦЫ ТЕКСТОВ РЕКЛАМ НЫ Х ПИСЕМ

Любой организации, осуществляющей коммерческую дея­ тельность, необходимо заниматься рекламой производимой про­ дукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные пись­ ма. Условно их можно разделить на две группы:

•письма с предложением товаров или услуг;

•письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержа­ щие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но также поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предос­ тавляются по запросу заинтересованной стороны, которая пер­ вичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Составление рекламных писем осуществляется с соблю­ дением следующих правил:

1.Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более од­ ной страницы, так как больший по объему текст рекламы, скорее всего, прочитан не будет.

2.Существенность. Текст рекламного письма должен быть ла­ коничным, понятным, информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, пред­ лагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, которые иллюстрируют отличие компании от других производителей или поставщиков.

3.Точность. В рекламном письме не следует преувеличивать за­ слуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую инфор­ мацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

4.Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать неприятие со сто­

роны корреспондента. Рекламное письмо должно быть убе­ дительным, но не навязчивым.

5.Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформ­ лять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизи­ тами, без использования элементов украшения (цветочков, шариков и т.п.).

6.Рациональность стилевого оформления. При оформлении рек­

ламного письма следует использовать шрифты размером не ме­ нее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.

При составлении рекламного письма следует придержи­ ваться определенного порядка.

Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме:

1.Обращение к адресату (например, «уважаемые господа» или «уважаемые коллеги»).

2.Краткая характеристика компании.

3.Представление товаров или услуг с перечислением их ос­ новных достоинств.

4.Указание дополнительных или сопутствующих условий.

5.Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).

6.Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, детальную информацию о товарах или услу­ гах и ответить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.

7.Выражение надежды на сотрудничество.

8.Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Рекламное письмо, представляющее компанию, со­ ставляется по следующей схеме:

1.Обращение к адресату.

2.Краткая характеристика компании.

3.Сведения об основных направлениях деятельности компа­ нии, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в сравнении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.

4.Предложение о конкретных формах сотрудничества.

5.Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся

ксотрудничеству вопросы.

6.Выражение надежды на сотрудничество.

7.Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Впрактике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подраз­ делений, но и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высо­ кого уровня доверия к письму и оказания им большего воздейст­ вия на потенциального партнера лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения,

аписьма, представляющие компанию, вообще лучше подписы­ вать самому руководителю или его заместителю.

При оформлении рекламных писем необходимо придер­ живаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использо­ вать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные элементы текста выде­ лять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблю­ дать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Примеры рекламных писем. Рекламное письмо об откры­ тии фотостудии:

Уважаемые господа!

По адресу: 2-я Калужская ул., д. 19 (за торговым центром «Все для ремонта»)

открылась новая фотостудия «Мир фотографии»

(тел.: 251-77-88)

Фотографы высокого уровня квалификации предлагают Вам свои услуги:

•изготовление художественных фотопортретов;

•фотографирование семейных праздников, свадеб и т.п.;

•изготовление фотографий на фаянсе, керамике и др. художе­ ственных изделиях;

•цифровая фотопечать;

•изготовление фотографий для документов;

•восстановление старых фотографий;

•изготовление фотоальбомов для выпускников школ, вузов, для демобилизованных воинов.

Всегда в ассортименте студии:

•фотоаппараты и сопутствующие аксессуары;

•фотоальбомы;

•рамки для фотографий.

Ждем Вас в нашей студии!

Рекламное письмо о товарах:

Уважаемые господа!

Наша компания действует на рынке трикотажной одеж­ ды уже в течение 10 лет и является одним из ведущих поставщиков этих изделий из Испании, Голландии, Бельгии и Франции в Россию. Компания проявила себя надежным партнером, обеспечивая высокий уровень качества товара и доступные цены. Мы обеспечиваем перевозку предлагаемого товара в пределах стран СНГ, а также его страхование во время транспортировки. К весенне-летнему сезону 2005 г. нами сформирована новая коллекция модной трикотажной

коллекция модной трикотажной одежды в ценовом пределе от 100 до 300 долларов.

Если вы заинтересованы в нашем предложении, мы гото­ вы выслать вам каталог одежды весенне-летней коллекции 2005 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас ин­ формацию.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

Рекламное письмо, представляющее компанию:

Уважаемые дамы и господа! Спасибо за заинтересованность в наших услугах! Надеемся быть полезными вам!

Наша транспортная компания «РусТранс» работает на рынке грузоперевозок с 1999 г. За это время нашими партнера­ ми по перевозкам грузов стало множество российских компа­ ний, ценящих в сотрудничестве, прежде всего, надежность и стабильность.

Мы специализируемся на отправлении мелких и средних партий грузов из Москвы в города России грузовым транспор­ том, перевозках груза «от двери к двери», ориентируясь на сек­ тор рынка, заинтересованный в отправлении небольших партий при обширной географии перевозок. Мы отвезем Ваш груз в лю­ бой населенный пункт России, с которым поддерживается постоянное или периодическое сообщение.

Наши преимущества перед другими компаниями очевид­ ны. Это опыт работы на рынке услуг, сформировавшаяся ко­ манда специалистов, гибкий подход к нуждам клиентов, а глав­ ное, лучшее сочетание цена-качество. Компания работает с клиентами независимо от формы их собственности и способа оплаты услуг.

На сегодняшний день мы также предлагаем свои услуги грузоперевозок по Москве и Московской области, в частности это перевозка офиса или квартирный (дачный) переезд. В список данных услуг входит: