книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем

ния). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.

Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств деклара­ цию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заяв­ ление по конкретному поводу - к примеру, в поддержку делово­ го партнера и пр.). Стандартное начало такого письма - «На­ стоящим посланием заявляем (заявляю) о...», а заключение со­ держит одну из стандартных формулировок: например, «Просим принять данное заявление к сведению для...».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно ла­ коничным и содержать одну заключительную часть. Эта разно­ видность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Напоминаем Вам, что в соответствии с контрактом № 24/91 от 17.03.2004 г. работа по монтажу оборудования должна быть завершена до 17.06.2004 г.

Просим Вас сообщить о состоянии работы.

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соот­ ветствии с письмом № 027-64 от 02.06.2004 г. истек 01.09.2004 г.

нами срок истек две недели назад. Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Напоминаем Вам, что в соответствии с условиями (пунктом...) договора №... от... по... Вы должны... Срочно со­ общите нам о состоянии дел.

Вторично высылаем Вам сведения (заявку\ смету и т.д.) на... Просим подтвердить факт их получения как можно скорее.

Письмо-просьба. Это едва ли не самая распространенная группа официальных посланий. И легко понять почему - в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необхо­ димости обращаться к кому-либо с просьбой при личной встрече или по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Как говорится, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила (об остальных будет сказано далее).

Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «прошу, просим» - благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали с адресатом). Начинайте письмо с обоснованных мо­ тивов вашего обращения с просьбой. Обоснованием может быть ссылка на факт и/или документ.

Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее, так как для этого существует особый вид писем - благодарственные. Благодаря заранее, вы ставите и себя и адресата в неловкое поло­ жение. Представьте, что по тем или иным, независящим от него причинам получатель письма решительно не в состоянии помочь вам. Что же, отзывать (отсылать) в таком случае «авансирован­ ные» благодарности обратно? Так что старайтесь благодарить че­ ловека тогда, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

Образец вступления. Обоснование - ссылка на документ:

В соответствии с договором от 01.03.2004 №15/83, за­ ключенным между акционерным обществом «Сахалин-рыба» и Дальневосточным пароходством Департамента морского

В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников

иморозильных камер «Стинол».

Всвязи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд ЗАО «Сервис», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению.

Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации импортеров льготного кредита в сумме... на закупку продоволь­ ствия у фирмы Food House для реализации в Москве и других городах России.

Просим Вас сообщить реквизиты вашего предприятия для возврата денег по заявке за методическую литературу.

Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 экз. 6-го издания книги-методики: Викентьев И. Л. Приемы рекламы и public relations: 400 примеров, 200 учебных задач и 20 практических приложений - СПб.: «ТРИО-ШАНС», 2002.

Благодарим Вас за предоставленные нам информационные материалы по вопросам делопроизводства, а также просим со­ общить дополнительные сведения о базе данных «Нормативные акты в области работы с документами», в частности:

•состав базы, объем памяти, который она занимает;

•вид поставки (на дискете, в системе электронной почты);

•возможность обновления базы (внесение изменений и дополнений);

•возможность поставки демонстрационной версии;

•стоимость.

Для прокладки водовода диаметром 150 мм от ЦТП-2 в микрорайоне Кутузово просим согласовать вопрос о прекра­ щении движения транспорта по ул. Брянская в ночное время.

П исьм о-просьба, состоящее из нескольких абза­ цев, с обоснованием (многоаспектное):

Префектурой Центрального административного округа за­ ключен генеральный договор с (наименование организации) на раз­ работку концепции реконструкции города и создание информа­ ционных систем управления недвижимостью. В настоящее время в офисе фирмы (наименование) отсутствуют телефоны, что де­ лает невозможным выполнение ею взятых на себя обязательств.

Просим изыскать возможность установки пяти теле­ фонных линий, в том числе одну для телефакса, по адресу: пр-т Буденного, 15.

В связи с тем, что котельная комбината № 15 потребля­ ет незначительное количество газа (менее 3,5 млн куб. м в год), просим Вас исключить это предприятие из группы потребите­ лей с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопи­ тельный сезон 2004-2005 гг.

Одновременно просим рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 15 на отопительный сезон 20042005 гг. к системе централизованного теплоснабжения.

По имеющимся у нас данным, на сахароперерабатываю­ щих заводах (Московском, Курском, Белгородском), являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую об­ ласть, планируется проведение профилактических работ с остановкой отдельных установок, при этом графики проведения этих работ не согласованы между заводами.

В связи с тем, что одновременное проведение профилак­ тических работ приведет к значительному снижению поступ­ ления сахара потребителям, и принимая во внимание, что саха­

роперерабатывающие заводы находятся в ведении вашего ми­ нистерства, просим провести рабочее совещание с участием Правительства Москвы по вопросу производства сахара и его поставок в московский регион на период частичной остановки заводов.

Письмо-просьба, состоящее из нескольких абзацев, с опровержением (многоаспектное):

При прокладке канализации и устройстве канализацион­ ных камер по адресу ул. Гоголя, 10 на колодцы были установле­ ны крышки, не соответствующие размеру обечаек, что приво­ дит к сдвигу и переворачиванию крышек при проезде автома­ шин. Мы неоднократно устно и письменно обращались к на­ чальнику участка Агафонову А. И. с просьбой устранить непо­ ладки, однако меры до сих пор не приняты. Так как открытые колодцы могут привести к несчастным случаям, просим Вас принять неотложные меры по устранению неполадок.

В противном случае мы снимаем с себя ответственность за несчастные случаи, которые могут произойти по вине ОКСа ЗИЛа.

Последнее предложение в данном примере является опровержением, описывающим последствия неисполнения просьбы.

Письмо-просьба, обосновывающее выгоду партнера:

Для оперативного решения Ваших предложений и замеча­ ний и с целью учета аналитических данных по качеству и на­ дежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации просим высылать в адрес института «Точная оптика» отчеты по ра­ боте к 10-му числу каждого месяца.

Служебные (административные) письма-ответы. Со­ держание писем-ответов носит зависимый характер от содержа­ ния инициативного письма, так как тема их уже задана и остает­ ся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения или выпол­ нения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной

до двух часов ночи в связи с проведением торжественных Рож­ дественских богослужений будет удовлетворена.

Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе­ ния», разработанному вашим институтом, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве государственного стандарта.

Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Москве осенью будущего года международной специализированной вы­ ставки «Экология города». Тематика выставки представляет особый интерес для городского хозяйства Москвы - крупного промышленного города с многомиллионным населением. Привле­ чение зарубежных фирм для экспонирования своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовы­ годного сотрудничества и в конечном итоге - внедрению пере­ довых мировых технологий в отрасли городского хозяйства. Кроме того, в работе выставки смогут участвовать промыш­ ленные предприятия и научные организации России и других стран СНГ.

Правительство Москвы готово оказать содействие Все­ российскому выставочному центру и «Мессе Мюнхен» в вопро­ сах организации и проведения выставки.

Рассмотрев Ваше обращение по вопросу закрытия вещево­ го рынка у станции метро «Черкизовская», сообщаем, что в со­ ответствии с программой организации оптово-розничных рын­ ков за пределами жилой зоны Москвы в 1-м квартале текущего года планируется открытие оптово-розничного рынка в пром­ зоне «Ново-Косино» для организации продажи товаров частны­ ми лицами с рук, а также с лотков и автомашин, в связи с чем вещевой рынок у станции метро «Черкизовская» будет закрыт.

В связи с этим Вашу просьбу о дополнительной поставке конических шестерен в количестве 400 штук в III квартале с.г. удовлетворить не можем.

П исьм о-отказ с компенсацией:

В связи с изданием Указа Президента Российской Федера­ ции о размещении в комплексе зданий мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному адресу в настоящее время не представляется возможным.

На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, банде­ роли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефон­ ный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Например:

Подтверждаем участие двух специалистов в проводимом вами семинаре. Деньги за участие в размере 3 тыс. руб. переве­ дены на указанный вами расчетный счет.

Подтверждаем получение Ваших предложений, изложен­ ных в письме № 02-06/124 от 15.03.2004 г. Решение правления будет принято не позднее 12.04.2004 г. и сообщено Вам.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им пи­ сем-напоминаний.

П исьм о-ответ на инф орм ационное письмо:

Уважаемые господа!

Мы были рады узнать об открытии нового представи­ тельства вашей фирмы в Москве.