книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем

Вариант 8

Задание № 1 Составьте вторичное письмо-напоминание о необходимо­

сти предоставить смету на строительные работы по реконструк­ ции и строительству жилого дома по ул. Кирова в г. Перми со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса. Кроме того, укажите предельные сроки и обратите внимание на ответственность за несвоевременное выполнение.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1. В прошлом году завод сработал рентабельно.

2.Выговор... (допишите глагол).

Акт... (допишите глагол).

3.Письмо пришло на имя управляющей отделением.

4.Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Ведение коммерческой переписки перед подписа­ нием договора

1. Обговорите с соседом по аудитории (как с потенциаль­ ным деловым партнером) содержание деловой сделки:

• Поделите с деловым партнером обязанности поставщика

ипокупателя товара.

•Составьте и оформите на разработанном фирменном бланке соответствующее деловое письмо в двух экземплярах (ориги­ нал и отпуск):

а) одному партнеру необходимо составить письмо-запрос о возможности поставки товара, другому партнеру - ответ на запрос - сопроводительное письмо;

б) одной из сторон - предложение совершить сделку, а другой стороне - согласие на составление коммерческого договора.

2.На основе ситуаций, приведенных ниже, организуйте

ссоседом по аудитории деловую переписку:

Ситуация 1. Начальник отдела маркетинга акционерного общества «Витязь» В. А. Орлов 23.08.2003 г. направил письмо с предложением генеральному директору ОАО «Жилой дом» Г. 3. Астурян об организации рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых домах муниципального округа «Зеленый бор» г. Саратова. Предварительная договорен­ ность о рекламной кампании с генеральным директором АО бы­ ла достигнута в ходе состоявшихся ранее переговоров.

Генеральный директор АО «Жилой дом» поблагодарил на­ чальника отдела маркетинга за предложение, но считает рекламу жилья несвоевременной в связи с тем, что строительные работы на объекте ведутся с нарушением сроков сдачи, и просил В. А. Орлова вернуться к решению этого вопроса через полгода, извинившись за нарушение ранних договоренностей. К тому же в ответном письме подчеркивалось, что реальный спрос на жи­ лье повышенной комфортности в городе к настоящему времени не сформировался.

Проект ответного письма 01.09.2003 г. подготовил веду­ щий специалист С. П. Самойлов (тел.: 23-54-65), а подписал - генеральный директор ОАО «Жилой дом».

Ситуация 2. Президент банка «Статус-Конти» Ф. Г. Ревич 22 июня текущего года направил служебное письмо № 04/43-57 на имя финансового директора общества с ограниченной ответ­ ственностью «Чартис» Н. Е. Левченко (юридический адрес: 236500, Санкт-Петербург, ул. К. Рылеева, д. 65, стр. 2). Письмо ставило в известность руководство фирмы о том, что в связи с ликвидацией ООО «Чартис» и для погашения имеющейся за­ долженности банк «Статус-Конти» просит в состав имущества, подлежащего распределению между кредиторами, включить ак­ тивы двух дочерних обществ ООО «Чартис», а также имущест­ во, закрепленное за представительствами и филиалами общества в других городах.

Президент банка также информировал руководство фирмы о предъявлении иска в арбитражный суд.

Исполнитель письма - старший экономист П. А. Вьюгина. В качестве приложения представлен график погашения финан­ совой задолженности за 2003 год.

Ситуация 3. Коммерческий директор общества с ограни­ ченной ответственностью «Визит», специализирующегося в об­ ласти изучения спроса на туристические услуги и заинтересо­ ванного в расширении сферы их распространения, в апреле те­ кущего года обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства «Сказочный мир» К. Ш. Олешковичу

овозможности организации туров в Скандинавские страны.

Вписьме были затронуты вопросы стоимости и продол­ жительности сроков туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и другие услуги.

Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных туров в Австралию (СиднейЗолотой Берег).

Проект письма подготовила менеджер О. Б. Сиверская (тел.: 125-76-90), а подписал в тот же день коммерческий дирек­ тор ООО С. П. Маркин.

Вответ на запрос С.П. Маркина генеральный директор ту­ ристической компании «Сказочный мир» подтвердил возмож­ ность организации туристических поездок в названные страны.

Вответном письме содержалась просьба к компании «Ви­ зит» представить точные сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, рассматривались финансовые воз­ можности желающих приобрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора А. Ш. Логиновой, которая владеет информацией по всем затронутым в переписке вопросам. Со­ ставьте письмо-ответ и письмо-запрос.

Ситуация 4. Начальник планово-экономического управ­ ления завода «Изолит» Н. И. Есин 10 мая текущего года подго­ товил проект письма в адрес декана экономического факультета

Государственного университета управления С. Л. Кириловой с просьбой рекомендовать специалистов из всех выпускников вечернего и заочного отделений факультета последних лет, имеющих некоторый опыт работы в области экономики про­ мышленных предприятий, на должности экономистов и старших экономистов управления.

В письме также было высказано пожелание к претендентам на вакантные должности подготовить резюме и прислать их по факсу в адрес заводоуправления. Желательно было также пред­ ставить рекомендательные письма с последних мест работы.

Автор письма выразил надежду, что университет решит вопрос об организации производственной практики студентов экономического факультета на заводе последующим их трудо­ устройством.

Письмо было завизировано начальником кадровой службы завода Л. И. Лавочкиной И мая текущего года и 12 мая подпи­ сано заместителем директора завода С. И. Черновым.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Андреев В. П. Деловая риторика: Практический курс для творческого саморазвития делового общения, полемического и ораторского мастерства / В. П. Андреев - Казань: Изд-во Казанского ун-та, 1993.

2.Бейверсток Э. Заставьте слово работать на вас / Э. Бейверсток.- М.: АСТ.Астрель, 2004.

3.Березина Н. М. Современное делопроизводство / Н. М. Бере­ зина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.

4.Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культураделового общения

иофициальной переписки/ П. В. Веселов-М.: Маркетинг, 1993.

5.Голуб И. Б. Секреты хорошей речи / И. Б. Голуб, Д. Э. Розен­ таль-М .: Международные отношения, 1993.

6.Горовенков А. Ю. Деловая переписка / А. Ю. Горовенков- М.: Дело, 2004.

7.Дан П. Язык письма / П. Дан, А. Тиз - М.: ЭКСМО-Пресс, 2000.

8.Демин Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин- М.: Бератор, 2004.

9.Добсон Э. Как писать деловые письма / Э. Добсон.- Челя­ бинск: Урал LTD, 1997.

10.Колтунова М. В. Деловое общение / М. В. Колтунова.- М.: Логос, 2005.

11.Когпунова М. В. Деловое письмо/ М. В. Колтунова.-М.: Дело, 1999.

12.Корнеев И. К. Деловая переписка и образцы документов/ И. К. Корнеев, А. В. Тиленко.- М.: Проспект, 2005.

13.Лагутина Т. М. Деловое письмо / Т. М. Лагутина, Л. Т. Щу-

ко - М., СПб.: Издательский дом «Герда», 2003.

14.Лэхифф Дж. М. Бизнес-консультации / Дж. М. Лэхифф, Дж. М. Пендоуз - СПб.: Питер, 2001.

15.Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование

служебных документов: учеб, пособие; изд. 4-е, испр. / Л. В. Рахманин - М.: Высшая школа, Инфра-М, 1997.

16.Розенталь Д. Э. Справочник по русскому языку. Практиче­ ская стилистика / Д. Э. Розенталь,- М.: ООО «Издательский дом «ОНИКС 21 век»: ООО «Издательство «Мир и Образо­ вание», 2003.

17.Санкина Л. В., Быкова Т. А. Деловая переписка в коммерческой организации / Л. В.Санкина, Т. А. Быкова - М.: Муфер, 2004.

18.Чуковенков А. Ю. Деловая переписка. / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая.- М.: Осло, 2004.

Учебное издание

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Деловое письмо:

требования к оформлению; алгоритм работы с текстом

делового письма; классификация;

образцы текстов деловых писем

Часть П

Учебно-методическое пособие

Автор-составитель Будянская Ирина Матвеевна

Редактор и корректор Н. А. Московкина

Подписано в печать 28.08.07. Формат 60x90/16. Набор компьютерный. Уел. печ. л. 7,25.

Тираж 400 экз. Заказ № 148/2007.

Издательство Пермского государственного технического университета.

Адрес: 614990, г. Пермь, Комсомольский пр-т, 29, к. 113. Тел. (342) 219-80-33.