книги / Разработка управленческого решения

Окончание табл. 3.3

18Передача данных

19Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала

20Обеспечение стилистического качества документов

21Моделирование решений и имитация их принятия, ин­ формационная поддержка принятия решений

22Автоматизированное обучение

23Служба консультаций

24Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест

25Обмен локальной и персонализированной информацией

26Служба видеотекста

27Обмен и интеграция программных средств

28Перенос документов с одного носителя на другой

29Полиграфическое оформление документа

30Телефонные и телевизионные совещания

31Групповой контакт через терминалы

На основе рассмотренных требований методика проектирова­ ния системы менеджмента должна определять:

«^ задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

^исполнителей задач;

^информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;

у^ режим передачи информации, используемой в решении уп­ равленческих задач;

93

v^ объемы поступающей органам управления информации в со­ ответствии с составом решаемых задач;

^порядок и формы представления информации, необходимой для управления;

^время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;

^задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации.

3.3. Методы оптимизации решений

Оптимизация решения — это процесс перебора множества фак­ торов, влияющих на результат. Оптимальное решение — это выб­ ранное по какому-либо критерию оптимизации наиболее эфективное из всех альтернативных вариантов решение.

Поскольку процесс оптимизации дорогостоящий, то ее целесо­ образно применять при решении стратегических и тактических задач любой подсистемы системы менеджмента. Оперативные задачи должны решаться с применением, как правило, простых, эвристических методов.

Методы оптимизации:

•анализ;

•прогнозирование;

•моделирование, которое, в свою очередь, делится на логичес­ кое, физическое и экономико-математическое моделирование.

Рассмотрим подробнее эти методы.

Пример логического моделирования приведен на рис. 3.5 (диаграмма Исикавы).

На логической модели анализа факторов снижения качества продукции (рис. 3.5) взято только два уровня моделирования: на 1-м уровне — машины, человек,материалы, методы; на 2-м уров­ не — факторы, влияющие на 1-й уровень. Подобные модели могут иметь больше уровней и ориентированы на любой (положитель­ ный — улучшение или отрицательный — снижение, ухудшение) результат.

94

Неправильная

Рис. 3.5. Пример логического моделирования

Физические модели представляют собой пропорционально уменьшенные в 10 и более раз и изготовленные из различных материалов (металл, дерево, пенопласт, пластилин и др.) натураль­ ные объекты. Они изготавливаются в уменьшенном виде с целью экономии материалов для проверки аэродинамических, эстетичес­ ких, компоновочных и других характеристик объекта.

Экономико-математическое моделирование представляет со­ бой процесс выражения экономических явлений математически­ ми моделями. Экономическая модель — это схематичное пред­ ставление экономического явления или процесса с использовани­ ем научной абстракции, отражение их характерных черт. Математические модели — основное средство решения задач оп­ тимизации любой деятельности. По своей сути эти модели — сред­ ство плановых расчетов. Ценность их для экономического анали­ за и оптимизации решений состоит в том, что они позволяют оце­ нить напряженность плановых заданий, определить лимитирующую группу оборудования, видов ресурсов, получать оценки их дефи­ цитности и т.п. Математическое моделирование экономических явлений и процессов дает возможность получить четкое представ­ ление об исследуемом объекте, охарактеризовать и количест­ венно описать его внутреннюю структуру и внешние связи. Мо­ дель — условный образ объекта управления / 1 / .

Экономико-математическая модель долж:на быть адекватной действительности, отражать существенные стороны и связи изу­ чаемого объекта. Отметим принципиальные черты, характерные для построения экономико-математической модели любого вида.

95

Процесс моделирования можно условно подразделить на три эта­ па: 1) анализ теоретических закономерностей, свойственных изу­ чаемому явлению или процессу и эмпирических данных о его струк­ туре и особенностях; на основе такого анализа формируются мо­ дели; 2) определение методов, с помощью которых можно решить задачу; 3) анализ полученных результатов.

Важнейшим моментом первого этапа моделирования является четкая формулировка конечной цели построения модели, а также определение критерия, по которому будут сравниваться различ­ ные варианты решения. Такими критериями в системе менедж­ мента могут быть: а) максимизация полезного эффекта товара при ограничении совокупности затрат; б) максимизация прибыли фир­ мы при условии, что качество товара не снизится; в) снижение себестоимости товара при условии, что его качество не снизится, затраты у потребителя не увеличатся; г) рост производительности труда, .улучшение использования оборудования или материалов, повышение оборачиваемости оборотных средств при условии, что качество товара не снизится и другие критерии не ухудшатся. Таким образом, в качестве критерия оптимизации может быть целое или любой компонент прибыли, эффективности товара, объема рынка при условии, что другие компоненты при этом не ухудшатся.

Например, уравнение целевой функции (L) и система ограниче­ ний по оптимизации прибыли фирмы (правда, у авторов нет огра­ ничений по качеству товара) будет иметь следующий вид / 1 / :

где Xj — количество производимой продукции j-го вида в на­ туральных измерениях;

П; — прибыль, получаемая от производства единицы про­

дукции j-ro вида;

ajj — норма расхода i-ro производственного ресурса на про­ изводство единицы j-ro вида продукции;

(О j — запасы i-ro вида производственного ресурса на рас­ сматриваемый период времени.

Не для всякой экономической задачи нужна собственная мо­ дель. Некоторые процессы с математической точки зрения одно­ типны и могут описываться одинаковыми моделями. Например, в линейном программировании, теории массового обслуживания и

9 6

других существуют типовые модели, к которым приводится мно­ жество конкретных задач.

Вторым этапом моделирования экономических процессов явля­ ется выбор наиболее рационального математического метода для решения задачи. Например, для решения задач линейного програм­ мирования известно много методов: симплексный, потенциалов и др. Лучшей моделью является не самая сложная и самая похожая на реальное явление, а та, которая позволяет получить самое раци­ ональное решение и наиболее точные экономические оценки. Из­ лишняя детализация затрудняет построение модели, а излишнее ук­ рупнение модели приводит к потере существенной экономической информации, к неадекватному отражению реальности.

Третьим этапом моделирования является всесторонний анализ результата, полученного при изучении экономического явления. Окончательным критерием достоверности и качества модели яв­ ляются практика, соответствие полученных результатов и выво­ дов реальным условиям, экономическая содержательность полу­ ченных оценок. Если результаты не соответствуют реальным ус­ ловиям, то необходим анализ причин несоответствия, в качестве которых могут быть недостоверность информации, несоответствие модели экономическим условиям и др. По результатам анализа причин несоответствия экономико-математическая модель кор­ ректируется и решение задачи повторяется / 1 / .

3.4. Требования к оформлению решений

Управленческие решения могут быть оформлены письменно в форме документов, на электронных носителях, либо переданы вер­ бальным путем (например, устные распоряжения).

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

а) уровень иерархии нормативно-методического обеспечения - международное сообщество, страна, регион (республика, край, об­ ласть), город, село, фирма;

б) правовой статус документа - обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, програм­ мы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (ин­ струкции, методики, рекомендации и т.п.);

в) содержание документа - технические (инвестиционные про­

и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, орга­ низационные структуры, протокол, инструкции и т.п.).

97

Обязательные атрибуты документов фирмы - цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработ­ ки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информа­ ции, нормы и правила их использования, возможный круг испол­ нителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, сро­ кам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

Во всех документах должен быть раздел "Основные положе­ ния" и в большинстве — "Информационное обеспечение". При­ мерное содержание раздела "Основные положения":

•^ основание для разработки;

^актуальность (с точки зрения положения дел в мире, стране, на фирме в данной области);

^назначение документа;

^основные термины и определения;

Примерное содержание раздела "Информационное обеспечение":

^классификация информации, используемой при применении документа;

^требования к информации;

^источники получения информации;

^технология и технические средства получения (сбора), обра­ ботки, передачи, накопления и использования информации.

Документы предлагается оценивать по следующим критериям

качества:

1) комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем техни­ ческих, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправ­ ленность документа;

2)степень соответствия документа (объекта) международ­ ным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменя­ емости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;

3)степень использования мировых достижений и гармониза­ ции, интегрированности документа с мировыми системами;

4)количество примененных при разработке документа науч­ ных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);

5)количество примененных при разработке документа совре­ менных методов (функционально-стоимостный анализ, моделиро­ вание, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы

98

рекомендуется применять при разработке объекта, то это тре­ бование должно быть зафиксировано четко в документе;

6)экономическая обоснованность управленческих решений;

7)повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;

8)степень апробированности документа в научных кругах, фе­

10)органы, согласовавшие и утвердившие документ;

11)степень соблюдения стандартов на оформление докумен­ та, однозначность понятий, чептость, доступность изложения, наглядность.

Документы, отвечающие перечисленным критериям (требова­ ниям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным услови­ ем обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

Одним из условий качественного оформления управленческо­ го решения в соответствующем документе является обеспечение высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской Федерации. В на­ стоящее время действуют более 20 систем документов:

Государственная система стандартизаци (ГСС); Единая система конструкторской документации (ЕСКД);

Единая система технологической документации (ЕСТД); Единая система технологической подготовки произ­

водства (ЕСТПП); Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);

Система стандартов безопасности труда (ССБТ); Разработка и постановка продукции на производство (СРПП); Государственная система "Надежность в технике"

Системы качества (СК); Система сертификации' и др.

При разработке этих систем были учтены требования между­ народных стандартов и рекомендаций ИСО (Международной орга­ низации по стандартизации), МЭК (Международной электротех­ нической комиссии) и др. организаций.

Оформление документов к инвестиционным проектам регла­ ментируется в Методических рекомендациях /10/.

99

3.5. Система контроля и мотивации реализации управленческих решений

Ведение регулярного, полного и качественного учета функцио­ нирования системы менеджмента является одним из основных ус­ ловий повышения ее эффективности. Учет должен быть организо­ ван по выполнению всех планов, программ, заданий по таким па­ раметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Учет расхода ресурсов желательно организовать по всем видам ресурсов, выпускаемым товарам, их стадиям жизненного цикла и подразделениям. По сложной технике еще необходимо организо­ вать автоматизированный учет отказов, затрат на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонты.

Требования к учету:

1) обеспечение полноты, т.е. ведение учета по всем подсисте­ мам системы менеджмента, показателям качества, количества и ресурсоемкости товаров, подразделениям фирмы, товарным рын­ кам и т.д.;

2)обеспечение динамичности, т.е. учет показателей в динами­ ке и использование результатов учета для анализа;

3)обеспечение системности, т.е. учет показателей системы менеджмента и ее внешней среды (макросреда страны, инфра­ структура региона, микросреда фирмы);

4)автоматизация учета на основе компьютерной техники;

5)обеспечение преемственности, применяемости и перспек­ тивности учета;

6)использование результатов учета в стимулировании каче­ ственного труда.

Если учет ведется, в основном, количественных показателей и его результаты где-нибудь фиксируются, то контрольная функция менеджмента несколько шире. Контроль, во-первых, может быть количественных показателей и качественных требований, доку­ ментов и других предметов труда, во-вторых, он может осуществ­ ляться в различные периоды.

Контроль можно классифицировать по следующим признакам:

1) стадия жизненного цикла объекта - контроль на стадии стратегического маркетинга, НИОКР, ОТПП, производства, под­ готовки объекта к функционированию, эксплуатации, техничес­ кого обслуживания и ремонтов;

100

2)объект контроля - предмет труда, средства производства, технология, организация процессов, условия труда, труд, окружа­ ющая природная среда, параметры инфраструктуры региона, до­ кументы, информация;

3)стадия производственного процесса — входной, операцион­

ный контроль, контроль готовой продукции, транспортирования

ихранения;

4)исполнитель - самоконтроль, менеджер, контрольный мас­ тер, отдел технического контроля, инспекционный контроль, го­ сударственный, международный контроль;

5) возможность дальнейшего использования объекта контро­ ля - разрушающий и неразрушающий контроль;

6) принимаемое решение - активный (предупреждающий) и пас­ сивный (по отклонениям) контроль;

7)степень охвата объекта контролем - сплошной и выбороч­ ный контроль;

8)режим контроля - усиленный (ускоренный) и нормальный контроль;

9)степень механизации - ручной, механизированный, автома­ тизированный, автоматический контроль;

10)время контроля - предварительный, текущий, заключитель­ ный контроль;

11)способ получения и обработки информации - расчетно-ана- литический, статистический, регистрационный;

12)периодичность выполнения контрольных операций - непре­ рывный и периодический контроль.

Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента ука­ заны в табл. 3.4.

По первым двум подсистемам (п.п. 1 и 2) контроль должен осу­ ществлять лично первый руководитель фирмы, т.к. от обоснован­ ности и реализации этих подсистем зависит эффективность сис­ темы менеджмента в целом. Общий контроль по остальным под­ системам первый руководитель может поручить своим замам, службе системы менеджмента либо другим подразделениям.

Приведенные в табл. 3.4 предметы контроля по подсистемам даны укрупненно. На следующем этапе структуризации, в зависи­ мости от размера и структуры фирмы, особенностей выпускае­ мых товаров и других факторов, по каждому предмету руководи­ тель подсистемы (ответственные исполнители) должен строить подробные планы контроля по следующей форме (табл. 3.5).

101

Таблица 3.4

Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента

3.2. Отражение функций менеджмента в поло­ жениях о подразделениях фирмы и должностных инструкциях

102