книги / Организация работы с управленческими документами

Вноменклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации и ее структурных подразделений.

Вноменклатуру дел также включаются отдельными разделами:

-д ела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (дела избирательных комиссий, дела ликвида­ ционных комиссий)8;

-документы общественных организаций (профсоюзной организации, добровольных обществ);

-незаконченные делопроизводственные дела, поступившие из других организаций для их продолжения;

-дела организации, правопреемником которой является данная орга­ низация;

-в с е справочные картотеки и журналы к документам, электронные документы, базы данных.

'Например, дела избирательных комиссий по выборам депутатов городской думы включаются в номенклатуру дел городской думы.

-отчетная документация;

-документация, относящаяся к выполнению вопросов основной дея­ тельности (докладные записки, справки, переписка);

-документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения ос­ новной деятельности;

-документация, относящаяся к учетно-справочной работе с доку­ ментами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням:

-документация вышестоящих организаций;

-организационно-распорядительная документация данной организации;

-организационно-распорядительная документация коллегиального

органа данной организации; - справочно-информационные документы (переписка, докладные

записки).

В пределах каждой группы дела располагаются по срокам хранения: сначала дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и вре­ менного до 10 лет хранения включительно.

Заголовки дел, содержащие переписку, следует располагать в такой последовательности:

-переписка с вышестоящими органами власти и управления;

-переписка с несоподчиненными организациями;

-переписка с подведомственными организациями, филиалами, пред­ ставительствами.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспон­ дентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту географических названий или корреспондентов. Например,

Переписка со школами Горнозаводского района; Переписка со школами Пермского района.

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (ре­ зервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Третья графа «Количество дел» заполняется по окончании года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250. Данная графа исполь­ зуется при составлении итоговой записи к номенклатуре дел.

В графе «Сроки хранения» указываются сроки хранения дела и но­ мера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. Например, постоянно; ст. 37.

Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в дей­ ствующих перечнях, то сроки хранения устанавливаются экспертно­ проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по пред­ ставлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе «Примечание» в течение всего года проставляются:

-сведения о названиях перечней документов (если используется не­ сколько), использованных при определении сроков хранения дел;

-отметки о заведении дел (при помещении в дело первого документа пишется «дело заведено»). Это позволяет точно знать количество фактиче­ ски заведенных в течение года дел;

-сведения о переходящих делах; -сведения о выделении дел к уничтожению; -сведения об утрате;

-сведения о передаче дел в другую организацию для прохождения; -сведения о передаче дел в ведомственный архив; -сведения о сотрудниках, ответственных за документацию и форми­

рование дел в структурных подразделениях; -вид носителя и место его хранения при группировке электронных

документов.

Вэтой же графе дают ссылки на решения ЭК.

7.4.Требования к заголовкам дел и их систематизации

Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел - со­ ставление заголовков дел.

Заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требо­ ваниями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций: должен четко и в обобщенной форме отражать содержание и состав доку­ ментов дела, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «материалы»), вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Правда, могут быть от­ дельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особен­ ностями состава документации, к примеру, отложившимися в архиве орга­ низации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы зе­ мельного кадастра).

Заголовки дел формулируются на основе определений документируе­ мых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом ис­ пользуются такие признаки документов, как номинальный, авторский, кор­ респондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформле­ ния дел.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

-название вида дела (переписка, журнал) или разновидности доку­ ментов (протоколы, приказы) - это обязательные элемента заголовка;

-название автора документов (организации, структурного подразде­ ления, комиссии, должностного лица);

-краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);

-название адресата (или корреспондента) документа;

-название местности, с которым связано содержание документов;

-даты (периода), к которой относится содержание документов дела;

-указание копийности документов.

Не каждое дело в заголовке будет содержать все эти элементы. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, которые будут груп­ пироваться в данном деле.

Так, период, к которому относятся документы дела, как правило, ука­ зывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные, месяч­ ные). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан пе­ риод, формируются документы текущего делопроизводственного года. На­ пример:

Годовой план по финансовой деятельности предприятия. Месячные отчеты о валютных расчетах с поставщиком.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указывают на­ звания форм, их номер или условное обозначение.

Годовой отчет о вывозе и ввозе продукции производственно­ технического назначения и оказанных услугах (форма 1-пс).

Если в делах предполагается группировать документы одного вида, то формулирование заголовков не составит проблемы. Например:

Приказы руководителя организации по основной деятельности. Протоколы заседаний Совета директоров.

Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу.

Пример формулирования заголовков дел определенного вида:

Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

В формулировке заголовков дел, содержащих переписку, указывает­ ся, с кем и по какому вопросу она ведется.

1.Если это переписка с одним корреспондентом, то необходимо ука­ зать название организации и вопрос, по которому ведется переписка:

Переписка с ЗАО «ОКМА» по вопросу поставки каучуковых деталей. Переписка с военкоматом об учете военнообязанных.

2.В заголовках дел, содержащих переписку с однородными коррес­ пондентами, содержится их обобщенное название:

Переписка с кадровыми агентствами по подбору персонала.

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в за­ головке:

Переписка с вузами города Перми об открытии факультетов после­ вузовской подготовки.

3.В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовке

дел они не указываются. Заголовок содержит лишь вопрос:

Переписка об организации семинаров.

Сложнее формулировать заголовки дел, содержащих документы раз­ личных видов по одному вопросу, не связанные последовательностью дело­

производства. В таких заголовках следует употреблять обобщающий термин - «документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвя­ щены документы. В скобках необходимо перечислить основные виды доку­ ментов, группируемых в данном деле.

Например:

Документы о проведении аттестации сотрудников (протоколы засе­ даний аттестационных комиссий, аттестационные листы, отчеты, тес­ ты и др.).

Документы о подготовке выставки изделий фирмы (планы, графики, письма, справки и др.).

Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки).

Термин «документы» используется в заголовках дел, содержащих приложения:

Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за­ писки, представления, справки и др.).

Документы к протоколам заседаний Совета директоров (тексты докладов, выступлений, и др.).

Документы к проведению конкурса на замещение вакантных должно­ стей (отчеты, списки научных работ, выписки из протоколов и др.).

Термин «дело» в заголовке используется только в том случае, если в деле будут группироваться документы, связанные последовательностью делопроизводства (судебное дело, арбитражное дело, личное дело, дело фильма):

Личное дело Семена Семеновича Семенова.

В нормативных документах не содержится особых требований к заго­ ловкам дел для группировки электронных документов. В данном случае це­ лесообразно придерживаться общих требований. При этом в графе «Приме­ чания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хране­ ния (электронный документ: C/Мои документы/Конкурс/ Иванов).

При подготовке номенклатуры дел не всегда ясно, в какой форме бу­ дет создан документ (в обычной или электронной). Поэтому соответствую­ щее примечание можно дать уже при работе с номенклатурой дел в течение года. Если единицей хранения будет база данных (например, база данных по персоналу организации), то в заголовке целесообразно раскрыть основное содержание этой базы.

Например:

База данных о персонале фирмы (фамилии, имена, отчества сотруд­ ников, их возраст, адрес, паспортные данные, образование, должность, ок­ лад, результаты аттестаций).

Некоторые документы предшествующего года (нескольких лет), необ­ ходимые в делопроизводстве, нс передаются в архив, а включаются в но­ менклатуру дел текущего года как переходящие. В таком случае в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Указание на копийность в заголовке документов делается только в том случае, если в деле будут группироваться копии документов. В таком случае после основного заголовка ставится точка и делается запись: «Копии». Сло­ во «подлинники» не пишется. Отсутствие этого слова автоматически будет означать, что в деле группируются подлинники документов.

7.5. Определение сроков хранения документов и дел

Сроки хранения документов и дел устанавливаются в зависимости от значимости документов на основе типовых и ведомственных перечней до­ кументов со сроками хранения:

-Перечень типовых документов, образующихся в деятельности орга­ низаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000. Это один из основных документов для определения сроков хранения;

-перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы. Для акционерных обществ порядок определения сроков хранения до­

кументов установлен Федеральным законом «Об акционерных обществах». В соответствии и на основании статьи 89 Закона Постановлением Федераль­ ной комиссии по рынку ценных бумаг 13 июля 2003 года № 03-33/ПР ут­ верждено «Положение о порядке и сроках хранения документов акционер­ ных обществ».

Свои перечни документов со сроками хранения имеет МВД России и Министерство обороны РФ, Центробанк России и Сбербанк России (2005).

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых уч­ реждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Ар­ хивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сро­ ков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтоже­ ние. Он может использоваться также при подготовке номенклатур дел, фор­ мировании дел, при разработке схем классификации документов при созда­ нии поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указа­ ния о сроках хранения документов или о составе документов, прием кото­ рых на госхранение обязателен.

При определении сроков хранения прежде всего пользуются ведомст­ венным перечнем, а при его отсутствии - типовыми. Сроки хранения из ти­ повых и ведомственных перечней переносятся в номенклатуру дел органи­ зации. Можно изменять установленные сроки, но только в сторону их уве­ личения.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, уста­ навливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой

Номенклатура дел предприятия подлежит ежегодному уточнению и переутверждению, после чего вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры органи­ зации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы в государ­ ственный архив, должна составляться в 4 экземплярах, из которых:

- 1-й экземпляр хранится в службе ДО организации. Он является до­ кументом постоянного хранения и включается в сводную номенклатуру

враздел службы ДОУ;

-2 -й экземпляр хранится в государственном архиве, с которым но­ менклатура согласовывалась;

-3-й экземпляр передается как учетный документ в архив организа­ ции, с которым согласовывалась номенклатура;

-4-й экземпляр используется как рабочий (для выписок, которые за­ веряются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел).

Целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенкла­ туры дел иметь и электронный вариант. Это облегчит ее использование и окончательное оформление в конце года.

7.7.Работа с номенклатурой дел в течение года

Втечение года документы группируются в дела в соответствии с но­ менклатурой дел. При помещении в дело первого документа в номенклатуре

вграфе «Примечания» делается отметка о заведении дела. Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел и не разы­ скивать дела, которые и не были заведены.

Впроцессе работы по формированию дел заголовки дел Moiyr уточ­ няться. Могут появиться и новые заголовки, так как при составлении но­ менклатуры невозможно предусмотреть все возможные ситуации. В течение года могут возникнуть новые направления деятельности, появиться новые партнеры и т.д. Эта ситуация легко разрешается при использовании предло­ женной системы индексации заголовков дел в пределах структурных под­ разделений (направлений деятельности). При такой системе индексации можно включать в разделы номенклатуры неограниченное число новых за­ головков. Однако следует не просто присвоить соответствующий индекс но­ вому формируемому делу, но и внести его заголовок в номенклатуру дел.

Следует помнить, что в одно дело можно включать до 250 листов. В том случае, если число документов превышает установленный объем, за­

водится второй том дела. Об этом делается соответствующая отметка в третьей графе номенклатуры дел.

Номенклатура дел используется в справочно-информационной работе. На ее основе осуществляется поиск документов и дел.