книги / Организация работы с управленческими документами

-поступившие из правительственных органов;

-постановления органов местной администрации;

-приказы руководства предприятия;

-служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

-любые другие документы по особому указанию руководителя пред­ приятия.

5.2.Сроковый контроль и контроль исполнения по существу

Различают два направления контрольной деятельности:

-контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос;

- контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руково­ дитель предприятия, структурного подразделения или специалист, зани­ мающийся указанными проблемами. Руководители структурных подразде­ лений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

Контроль сроков исполнения ОРД - важнейшая функция службы ДОУ, закрепленная инструкцией по ДОУ. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

5.3. Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения

Централизация или децентрализация ведения контрольных операций зависят от размера учреждения, организации предприятия, организации службы ДОУ, объема документооборота. В крупных организациях контроль за исполнением документов осуществляют специальные структурные под­ разделения или группы, входящие в состав службы ДОУ (инспекция по кон­ тролю, бюро контроля), или специально назначенные для этого сотрудники службы (инспектор по контролю). Кроме того, контроль должен вестись в структурных подразделениях секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство.

В небольших организациях контроль за исполнением документов вхо­ дит в обязанности секретариата или секретаря руководителя.

Контроль исполнения включает в себя:

-постановку документа на контроль (занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы);

-проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

-регулирование хода исполнения документов;

-установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

-извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

-фиксация промежуточных результатов исполнения;

-информирование руководителя о результатах контроля;

-снятие документа с контроля по указанию руководителя;

-учет и обобщение результатов контроля (подготовка сводок, сооб­ щений об исполнительской дисциплине).

5.4. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов делятся на:

-типовые, устанавливаемые законодательством (сроки исполнения обращений граждан), нормативными актами высших органов государствен­ ной власти и управления, муниципальными органами, вышестоящей органи­ зацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в докумен­ тах); типовые сроки исполнения писем предприятий, актов приемки, теле­ грамм приведены в приложении к ГСДОУ;

-индивидуальные - устанавливаются резолюцией руководителя, текстом документа (в приказах), внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов).

Перечни документов со сроками исполнения, составляемые на пред­ приятии, могут являться приложением к инструкции по ДОУ или самостоя­ тельным документом, подписанным руководителем службы ДОУ и утвер­ жденным руководителем предприятия. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если этого требует конкретная управ­ ленческая операция.

При невозможности установления точного срока исполнения устанав­ ливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа. Если документ (содержащий сложное задание) имеет длитель­ ный срок исполнения (несколько месяцев, год), контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в кон­ трольной форме.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:

-для документов, поступивших от других организаций, с момента по­ ступления;

-для документов отправленных (исходящих) и внутренних - с даты их подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют форму­ лировку в резолюциях и распорядительных документах: «... исполнить до

12.12.2007» или «... исполнить к 12.12.2007».

Изменение сроков исполнения проводится: типовых сроков - введе­ нием нового нормативного акта, индивидуальных сроков - руководителем, который их установил.

Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.

может выдать списки неисполненных документов с истекающим сроком ис­ полнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Аналитические справки (отчеты) об исполнении документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы со­ трудников и используются при определении степени материального поощ­ рения всех работников сферы управления. Использование автоматизирован­ ных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, кон­ троль исполнения и справочно-информационное обслуживание (приложе­ ние 2).

Вопросы для самоконтроля

1.Какое значение имеет контроль исполнения документов в деятель­ ности предприятий, организаций?

2.Какие направления контрольной деятельности в делопроизводстве

вы знаете?

3.Кто осуществляет контроль исполнения в организации?

4.Какие документы подлежат обязательному контролю?

5.Какие виды контроля по срокам исполнения вам известны?

6.Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?

7.Каков порядок проведения контроля исполнения документов?

8.Как осуществляется обобщение результатов контроля исполнения документов?

9.Каковы преимущества автоматизированного контроля исполнения документов?

Задание

Опишите порядок проведения контроля исполнения документов, за­ полнив данную таблицу.

1.

2.

3.

4.

5.

Тест 5

1. Цель контроля исполнения документов -

а) учет всех документов;

-j б) обеспечение своевременного и качественного исполнения решений. и заданий руководства предприятия или структурного подразделения;

в) своевременность регистрации документов.

2. Технологию контроля исполнения документов определяет

а) приказ руководителя предприятия; /б ) инструкция по делопроизводству;

в) положение о структурном подразделении.

3. Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет

а) служба ДОУ; б) секретарь руководителя предприятия;

<в) руководитель предприятия, структурного подразделения.

4. Сроки исполнения документов делятся на

а) типовые и примерные;

*б) типовые и индивидуальные; в) примерные и индивидуальные.

5. Текущий контроль заключается

vа) в ежедневной подготовке сведений о документах, срок исполнения которых истекает на текущий день;

б) в периодическом (еженедельном, ежемесячном, ежеквартальном и т.д.) обобщении результатов работы по исполнению документов;

в) в предупреждении исполнителей о документах, срок которых исте­ кает через 2-3 дня.

Тема 6

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

6.1. Порядок формирования дел

Формирование дела - группирование исполненных документов в де­ ло в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внут­ ри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, поме­ щенных в отдельную обложку (регистратор, скоросшиватель).

Правильное формирование дел:

-способствует оперативному поиску необходимых документов;

-обеспечивает их сохранность;

-устанавливает порядок в организации делопроизводства. Нормы и правила формирования дел содержатся:

-в ГСДОУ;

-в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

-в Основных правилах работы архивов организаций;

-в о внутренних документах (инструкциях, положениях), которые учитывают специфику ДОУ на предприятии.

Формирование дел осуществляется: при централизованной форме ве­ дения делопроизводства - службой ДОУ (секретарем); при децентрализо­ ванной форме ведения делопроизводства - как службой ДОУ организации, так и структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопро­ изводство).

Независимо от принципа организации делопроизводства не рекомен­ дуется формирование и хранение дел исполнителями.

Периодический контроль за правильным формированием дел в струк­ турных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме разъяснений

иконсультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

-распределение и раскладка исполненных документов по делам (пап­ кам) в соответствии с номенклатурой дел и подшивка документов;

-расположение документов внутри дела в определенной последова­ тельности;

-оформление обложки дела;

-подшивка документов.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года (для следующего календарного года) в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. Документы подшиваются в дела в день их испол­ нения.

В процессе формирования дел проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, реги­ страционных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответ­ ствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые докумен­ ты, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоя­ тельные дела, заголовки которых вносят в номенклатуру под резервными индексами.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования5:

1.В дело помещаются документы, работа по которым завершена.

2.В дело помещаются документы, которые по своему содержанию со­ ответствуют заголовку дела.

3.Запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпля­ ры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подле­ жащие возврату.

4.Документы постоянного и временного сроков хранения формиру­ ются в отдельные дела. Следовательно, приказы и распоряжения, годовые

иквартальные отчеты формируются в отдельных томах.

5.Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

6.В дело включается один экземпляр документа. Подшивка второго экземпляра засоряет дело, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов. Исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого эк­ земпляра.

7.Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

8.В дело формируются, как правило, документы одного года. Исклю­ чение составляют:

-переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года;

-судебные дела;

-личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;

-документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутат­ ских групп, которые группируются за период их созыва;

-документы учебных заведений, которые группируются за учебный

год;

-документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон;

- дела фильмов, рукописей, истории болезни.

s Требования сформулированы в Основных правилах работы архивов opi-аниза-

ций.

9. В дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем.

10. Дело должно содержать не более 250 листов, толщина - не более 4 см. Более объемные дела неудобны в использовании. Бели в деле отклады­ вается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общин заголовок и ука­ зание на номер тома.

6.2. Принципы систематизации документов внутри дела

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит от правильной систематизации документов внутри дела. Внутри каждого дела документы должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Основной принцип систематизации документов - хронологический6, при котором все документы располагаются по датам, начиная с самого ран­ него и заканчивая самым поздним. Например, входящие документы - по да­ там поступления, исходящие - по датам отправления.

Схронологическим расположением документов совпадают вопросный

инумерационный порядок. Предметно-вопросный предполагает размеще­ ние документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих поряд­ ковую нумерацию (протоколы, приказы).

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, акты, приказы.

При алфавитной систематизации документы группируют по фами­ лиям их авторов, названиям организаций-корреспондентов, наименованиям административно-территориальных единиц.

Географический признак используется реже, как правило, в тех слу­ чаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или кор­ респондентов, объединенных признаком территории, на которой они распо­ ложены.

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит со­ четание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хро­ нологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их

помещают в отдельные дела.

6 Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, то есть только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху. При сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологиче­ ской последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т.д.).

Уставы предприятия и другие учредительные документы формиру­ ются в самостоятельное дело.

Приказы по основной деятельности и личному составу группируют в отдельные дела.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения. При больших объемах документов целесообразно формировать в отдельные дела приказы по личному составу в соответствии с определенным действием (например, о приеме на работу, о командирова­ нии, о премировании, о предоставлении отпуска, об увольнении).

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполне­ нию группируются по направлениям деятельности организации.

Утверэаденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в пределах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен войти в дела 2008 года, отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, хранится в делах 2006 года.

Документы коллегий группируют в два дела:

-протоколы заседаний и принятые решения,

-документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров.

Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам, до­ кументы к заседаниям формируют в соответствии с номером протокола, к которому они относятся.

Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (личные, арбитражные, персональные), формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. По этому принципу целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел документы располагаются по хронологии, начиная с инициативного до­ кумента.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их по­ ступления:

-внутренняя опись документов дела;

-заявление о приеме на работу;

-личный листок по учету кадров (или анкета);

-автобиография;

-копии документов об образовании;

-выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;

-дополнение к личному листку по учету кадров;