книги / Организация работы с управленческими документами
..pdfДела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат час тичному оформлению: допускается не проводить систематизацию докумен тов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.2. Передача дел в архив
Прием-передача дел в архив производится работниками службы дело производства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых
вархив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также под писи участников приема-передачи дел.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, со ставленному архивом, согласованному с руководителями структурных под разделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководите лем организации.
Впериод подготовки дел структурным подразделением к передаче
вархив организации сотрудником архива предварительно проверяется пра вильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенк латурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в фор мировании и оформлении дел работники структурного подразделения обя заны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответст вующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного под разделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого эк земпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотруд никами структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Вопросы для самоконтроля
1.Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?
2.Какие документы подлежат полному оформлению?
3.Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?
4.Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свы ше 10 лет) в архив?
Тест 10
1. Полному оформлению подлежат
а) только дела постоянного хранения; б) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по
личному составу; в) дела временного хранения свыше 10 лет и дела временного хране
ния до 10 лет.
2. Лист-заверитель составляется
а) на обложке дела; б) в деле на отдельном листе;
в) во внутренней описи.
3. Внутренняя опись подписывается
а) ее составителем; б) только руководителем ведомственного архива;
в) руководителем предприятия.
4. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации
а) нс позднее чем через три года после их завершения в делопроизвод
стве;
б) не позднее чем через год после их завершения в делопроизводстве; в) сразу после исполнения.
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА (задание и методические указания к выполнению)
Контрольная работа связана с практической задачей, выполнение ра боты основано на материалах предприятия.
Прежде чем приступать к выполнению контрольной работы, целесо образно изучить теоретический материал, ответить на вопросы для самокон троля, выполнить задания и тесты по всем темам дисциплины.
Контрольная работа должна содержать:
-титульный лист установленного образца;
-основная часть: ответы на вопросы задания в виде отформатирован ного текста с размером основного шрифта Times New Roman 12 пт, полями
страниц слева, сверху, снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 15 мм. Все таблицы, схемы, рисунки должны быть пронумерованы и иметь названия. На таблицы, рисунки, схемы в тексте должны быть сделаны ссылки. В кон трольной работе все выполненные задания должны следовать по порядку;
- приложения должны быть пронумерованы и расположены в конце работы.
Все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами в верх нем поле по центру.
Задание
Рассмотрите деятельность вашего предприятия в сфере документаци онного обеспечения.
1.Опишите кратко сферу деятельности своего предприятия. Воспро изведите организационную структуру предприятия (схематично).
2.Определите форму организации работы с документами. Обоснуйте, свое мнение.
3.Укажите организационную структуру службы ДОУ (приложите схему), должностной и численный состав службы, основные функции служ
бы.
4. Опишите взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделе ниями. Соответствуют ли они тем взаимоотношениям, которые закреплены положением о службе ДОУ?
5. Опишите организационно-нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ на вашем предприятии. Укажите документы федерального уровня, используемые в сфере работы с управленческими документами, а также разработанные для регулирования сферы делопроизводства на пред приятии.
6. Перечислите основные виды документов организационно распорядительной документации (по группам), используемые в деятельно сти вашего предприятия.
7.Покажите движение документов на предприятии на примере одно го вида документов или документопотока (схема документооборота, оперограмма, маршрутная и технологическая карты).
8.Установите, как и кем определяется объем документооборота. Ка кие цели преследует определение объема документооборота на вашем пред приятии?
9.Укажите факторы, влияющие на документооборот (на его качест венные и количественные характеристики) вашего предприятия.
10.Проведите анализ работы с организационно-распорядительными документами (их составление и оформление, регистрация, рассмотрение ру ководством, контроль за исполнением, формирование и хранение дел).
11.Сформулируйте ваши предложения по совершенствованию орга
низации работы с управленческими документами на вашем предприятии.
ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ТЕСТОВ
Тест 1
1) а; 2)6; 3) в; 4) б; 5) б; 6) б; 7)6.
Тест 2
1)6; 2) а; 3)6; 4) а.
Тест 3
1) в; 2) 6; 3) а; 4) а; 5) 6.
Тест 4
1)6; 2) в; 3) д; 4) а; 5) 6.
Тест 5
1)6; 2)6; 3) в; 4) 6; 5) а.
Тест 6
1) а; 2) 6; 3)6; 4) а; 5) 6; 6) а.
Тест 7
1)6; 2)6; 3) в; 4) а; 5) 6.
Теств
1)6; 2)6; 3) г; 4) 6; 5) а; 6) 6; 7) а.
Тест 9
1)6; 2) б; 3) а.
Тест 10
1)6; 2) 6; 3) а; 4) а.
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архив (ндп.12 - архивохранилище) - организация или ее структур ное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных докумен тов с целью использования.
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий со хранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Архивный фонд Российской Федерации - совокупность докумен тов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, полити ческое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историкокультурного наследия народов Российской Федерации.
Архивохранилище (ндп. архив) - специально оборудованное поме щение для хранения архивных документов.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Вид письменного документа - принадлежность письменного доку мента к системе документации по признакам содержания и целевого назна чения.
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Входящий документ; поступивший документ - документ, посту пивший в учреждение.
Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экс пертизы научной и практической ценности документов с истекшими срока ми хранения, утративших практическое, научное или общественное значе ние, и отбор их к уничтожению.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограни чивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражаю щий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором доку мента, с его содержанием.
12 Пометой «ндп.» обозначены недопустимые к применению термины.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и / или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одно му вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Документ личного происхождения (ндп. личный документ) - до кумент, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или вы полнения общественных обязанностей.
Документ на машинном носителе - документ, созданный с исполь зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его ин формации электронно-вычислительной машиной.
Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иден тифицировать.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соот ветствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержа нии документов в деле.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Зона унифицированной формы документа - часть площади унифи цированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Индекс дела; номер дела - цифровое и / или буквенно-цифровое обо значение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Исходящий документ; отправляемый документ - официальный до кумент, отправляемый из учреждения.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обес печивающих своевременное исполнение документов.
Копня документа - документ, полностью воспроизводящий инфор мацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Наименование документа - обозначение вида письменного документа. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформлен
ный в установленном порядке.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организаци онных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспече ния и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предпри ятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - организация докумен тооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с ус тановленными правилами.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть рекви зита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный эк земпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявлен ные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственно ручную роспись полномочного должностного лица.
Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть рек визита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его из готовлении.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливаю щие порядок документирования.
Профиль архива - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер до кумента - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по ус тановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или по лучения.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на докумен те, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официаль ного документа.
Рукописный документ - письменный документ, при создании кото рого знаки письма наносят от руки.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязан ных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Служебный документ - официальный документ, используемый в те кущей деятельности организации.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно правовым актом, организационно-распорядительным документом или резо люцией.
Табель унифицированных форм документов - перечень разрешен ных к применению унифицированных форм документов.
Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в се бе всю или основную часть речевой информации документа.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Унифицированная система документации (УСД) - система доку ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин формацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность рекви зитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятель ности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе ин формации.
Формирование дела - группирование исполненных документов в де ло в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внут ри дела.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государст венное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Ю ридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.