книги / Организация работы с управленческими документами

10.Какие виды стандартов применяются в РФ?

11.Какие группы управленческой документации входят в унифициро­ ванную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)?

12.Какие виды документов составляют группу организационн правовых документов?

13.Какие документы входят в нормативно-правовую базу?

14.Что регулирует Федеральный закон «Об информации, информаци­ онных технологиях и о защите информации»?

15.Что устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

16.Какие документы разрабатываются в организациях, учреждениях, предприятиях для правильной организации документационного обеспечения?

Задание

Рассмотрите представленные ниже управленческие ситуации.

1.В связи с перераспределением функций между работниками струк­ турных подразделений предприятия и изменением мер ответственности этих работников возникла необходимость внесения изменений в должностные ин­ струкции работников.

2.В связи с расширением деятельности предприятия возникла необхо­ димость изменения наименования должности работника структурного под­ разделения.

Определите, в каком случае ограничиваются внесением изменений в должностные инструкции и какой требует утверждения новой должностной инструкции. Установите, кто осуществляет эти управленческие действия и каков порядок этих действий. Разработайте соответствующие документы.

Тест 1

1. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и органи­ зацию работы с официальными документами -

а) документооборот; б) документирование;

*/ в) документационное обеспечение управления.

2.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины

иопределения» определяет термин «документ»

а) как обязательный элемент управленческих решений;

s/б) как зафиксированную на материальном носителе информацию с рек­ визитами, позволяющими ее идентифицировать;

в) как набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

3. Классификация документов - это а) выявление иерархического уровня документов;

б) определение значимости документов; в) деление документов на классы по наиболее общим признакам сход­

ства и различия.

4. Руководитель предприятия с помощью организационных документов

а) поощряет отличившегося работника; ^ б) определяет права и обязанности сотрудников;

в) осуществляет обеспечение производства ресурсами.

5. В состав унифицированной системы организационно-распорядитель­ ной документации (УСОРД) входит

s, а) первичная учетная документация;

б) документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия, организации;

в) унифицированная система документации по труду.

6. В соответствии с каким государственным стандартам следует оформлять управленческие документы в настоящее время?

а) ГОСТ Р 6.30-2000; б) ГОСТ Р 6.30-2003; в) ГОСТ Р 6.30-2007.

7.Какое утверждение является неверным?

vа) Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

б) Инструкция по делопроизводству определяет организационно­ правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими под­ разделениями и учреждениями.

в) Инструкция по делопроизводству вводится в действие изданием рас­ порядительного документа.

Темз 2 СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

2.1. Организация работ по документационному обеспечению управления

Рациональная организация документационного обеспечения управле­ ния в любой организации возлагается на самостоятельное, специализирован­ ное, организационно-обособленное структурное подразделение или на одно­ го из сотрудников. В малых предприятиях оформление и обработка органи­ зационно-распорядительной документации может осуществляться на услови­ ях внутреннего совместительства или совмещения профессий.

При создании службы делопроизводства следует учитывать организа­ ционный, юридический и технический аспекты.

Организационный аспект включает разработку оптимальной структуры службы документационного обеспечения управленческого аппарата, регла­ ментацию взаимоотношений между структурными подразделениями, созда­ ние условий для разделения труда и его специализации.

Установление в соответствующих документах статуса, прав, функций, ответственности службы делопроизводства предусматривает юридический аспект. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Технический аспект предполагает оснащение службы техническими средствами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая компь­ ютерными системами обработки информации и средствами связи.

В организации службу делопроизводства выделяют следующие орга­ низационные вопросы:

- выбор оптимальной организационной формы работы с документами; -разработку внутренней организационной структуры службы дело­

производства;

-определение должностного и численного состава службы делопроиз­ водства;

-регламентацию задач и функций службы делопроизводства;

-рациональную организацию рабочих мест и условий труда;

-повышение квалификации сотрудников службы.

2.2. Формы организации работы с документами

На предприятиях действуют три организационные формы работы с до­ кументами (рис. 5):

-централизованная;

-децентрализованная;

-смешанная.

Рис. 5. Формы организации работы с документами

Централизованная форма организации ДОУ позволяет: - снизить стоимость делопроизводственных операций;

-улучшить организацию труда делопроизводственного персонала (за счет специализации, взаимозаменяемости отдельных работников);

-эффективно использовать оргтехнику; -достичь единства организационного и методического руководства

документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только

внебольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. докумен­ тов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслу­ живания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфи­ ческие особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая рас­ пространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка по­ ступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за срока­ ми исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредо­ тачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном

подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются опера­ ции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вкаждом конкретном случае выбор организационной формы работы

сдокументами остается прерогативой самой службы делопроизводства и ру­ ководства учреждения.

2.3.Типовые организационные структуры службы ДОУ

Всистеме органов управления структура рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, вовторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структу­ ра службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Внастоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руково­ дствоваться при определении ее структуры и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

При этом следует учитывать следующие факторы:

-характер деятельности организации, ее структуру (количество под­ разделений, численность аппарата управления и общую численность рабо­ тающих);

-объем документооборота организации;

-наличие подведомственной системы (подведомственных организа­ ций, филиалов, отделений, представительств);

-характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Основные положения «Государственной системы документационного обеспечения управления» частично регламентировали названия служб дело­ производства, которые типизированы в зависимости от принадлежности ор­ ганизаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (рис. 6).

Управления делами создаются в министерствах как структура, в ко­ торой выполняется работа с документами, контроль, координация делопро­ изводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав структурных подразделений (рис. 7):

-секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секре­ тариат, приемные и секретари заместителей министра, протокольное бюро;

-инспекция при министре, выполняющая функции контроля за испол­ нением правительственных документов, распорядительных документов орга­ нов власти, приказов министра;

-канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро прави­ тельственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинопис-

2.5. Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления

Служба ДОУ и ее работники осуществляют свою деятельность на ос­ новании следующих организационно-правовых документов (рис. 8):

-положение о структурном подразделении;

-должностные инструкции;

-инструкция по делопроизводству.

Создание положения и инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами (рис. 8).

Следует заметить, что в регламентации деятельности делопроизводст­ венной службы значительную роль играет устав организации. Разработка ус­ тава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно опре­ деленные задачи, отражающие направление и специфику деятельности орга­ низации, порядок утверждения структуры, штатов руководства, и создают изначальную организационную основу документооборота предприятия. Раз­ граничение в уставе функций и обязанностей руководителей предприятия способствует регламентации информационных связей, возникающих в про­ цессе выполнения этих функций, и позволяет определить круг документов, которые будут создаваться и использоваться в управленческой деятельности.

Раздел устава, посвященный порядку управления предприятием, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издавае­ мой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе дея­ тельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на осно­ ве типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее дея­ тельности.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Со­ гласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплена взаимосвязь (приложение 1). Пересмотр поло­ жения следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организацион­ ной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

Основной организационный документ, регламентирующий разграни­ чение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для уст­ ранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, - должностная инструкция.