книги / Организация работы с управленческими документами

Рис. 8. Структура организационных документов, закрепляющих статус работников службы ДОУ

Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделе­ ния и кооперации труда. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регули­ рующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник долж­ ностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Второй источник при составлении должностных инструкций - типо­ вые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (напри­ мер, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. По­ скольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должност­ ных инструкций, является положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, опреде­ ляют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимо­ дополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавли­ ваются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, исходят из задач и функций всей службы в це­ лом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определе­ ние деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласо­ ванности действий отдельных работников. При закреплении в формулиров­ ках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанно­ стей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать воз­ можность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязан­ ности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «инспектор выполняет», «секретарь организу­ ет» «референт составляет» и т.д. При этом должна быть точно отражена сте­ пень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «со­ вместно с...», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых скла­ дывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работни­ ка - регистрация документов; в разных организациях эта задача может пре­ дусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, со­ ставление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специали­ стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия тех­ нических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготов­ ки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обя­ занностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения сво­ ей работы, право визирования определенных видов документов, право кон­ троля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая вы­ деляется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы от­ ветственности должностного лица за результаты и последствия его деятель­ ности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинар­

ная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законода­ тельством и учетом специфики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.

Инструкция по документационному обеспечению управления - ос­ новной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с докумен­ тами в организации, правила, приемы, процессы создания документов, поря­ док работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инст­ рукция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат типовые инструкции, а так­ же действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура инструкции включает общие положения, тематические раз­ делы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции, ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до­ кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их ад­ министративную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Докумен­ тирование», где определяются:

-вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязатель­ ному документированию;

-виды и разновидности документов, используемые для документиро­ вания распорядительной, организационной, информационной деятельности;

-общие правила подготовки и оформления документов;

-правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

-порядок изготовления и размножения документов;

-правила оформления и заверения копий и приложений;

-порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

-порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Не­ которые организации выделяют перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа правил (или регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспор­ тировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; основ­ ные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исхо­ дящих документов; порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию реги­ страции входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индек­ сации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, дается описание справочных массивов, их доступности для различных кате­ горий служащих и различных структурных подразделений, порядок система­ тизации и классификации справочной информации, технология информаци­ онно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» уста­ навливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, по­ рядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполни­ телей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об ис­ полнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хра­ нения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила фор­ мирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки

ииспользования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

Враздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены поря­ док и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения

иуничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зави­ симости от условий работы и принятой технологии.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно­

иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штам­ пов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку­ ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструк­

ция - регламентирующий документ не только для службы делопроиз­ водства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководи­ телем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассыла­ ется во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных

для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридиче­ ского статуса и этапов документирования. Табель является способом норма­ тивного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, созда­ ние которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Табель может иметь такие графы:

-код формы документа;

-наименование законодательного или нормативного акта, являющего­ ся основанием для применения или издания документа;

-наименование структурного подразделения, ответственного за подго­ товку, периодичность составления;

-согласование (внутреннее и внешнее) - указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе;

-подпись (должность лица, которое подписывает документ);

-утверждение (должность руководителя или наименование органа, ко­ торый утверждает документ);

-печать (необходимость удостоверения документа печатью);

-адресат-организация (структурное подразделение, в которое предос­ тавляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления тек­ ста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тира­ же рассылки, месте хранения подлинника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе

проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визиро­ вании, утверждении; периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного за­ крепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документи­ ровании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

-исключить возможность неоправданного создания новых .форм;

-установить единую классификацию документов организации в соот­ ветствии с управленческими функциями и задачами;

-учесть количество видов и форм документов.

2.6. Должностной и численный состав службы ДОУ

Известно, что организация труда включает решение следующих задач:

-разработка организационной структуры;

-разграничение функций между структурными подразделениями и от­ дельными работниками;

-нормирование труда работников;

-регламентация численного и должностного состава работников;

-повышение квалификации;

-рациональная организация рабочих мест.

Вдействующих нормативно-методических документах закреплены ти­ повые структуры делопроизводственных служб, определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным доку­ ментам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструк­ ция, которые являются инструментом разграничения функций между отдель­ ными работниками в конкретной организации.

Внастоящее время основным нормативным документом, регламенти­ рующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих». Эти же наименования включены

в«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», последнее издание которого разработано Институтом труда и утверждено Постановлением Министерства труда и социального раз­ вития Российской Федерации 21.08.1998.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работни­ ки службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, спе­ циалисты и технические исполнители.

Руководители. К этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заве­ дующий архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д.). Наименование должности складывается из слова «начальник» (или «за­ ведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. Ос­

новная функция руководителя - планирование и распределение работы, под­ бор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию попадают помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с вы­ полнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно­ методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руково­ дства организации проектов документов.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, маши­ нистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работни­ ков службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Наименования должностей, включаемых в квалификационные спра­ вочники, рассматриваются как базовые. О т могут уточняться на стадии со­ ставления штатного расписания за счет добавления к названию должности (помощник, ведущий, старший), например старший инспектор, старший тех­ ник. Такие уточнения принято делать в тех случаях, когда специалисты или технические исполнители помимо своих должностных обязанностей еще вы­ полняют руководство другими исполнителями. Должность старшего в штат­ ное расписание рекомендуется вводить и тогда, когда специалист самостоя­ тельно обеспечивает какой-то участок работы, для которого нецелесообразно создание в организационной структуре службы делопроизводства отдельного структурного подразделения.

2.7. Расчет численности делопроизводственного персонала

Для эффективной работы службы ДОУ в частности и аппарата управ­ ления в целом большое значение имеет оптимальная численность делопроиз­ водственного персонала. Существуют различные подходы к ее определению. Основными факторами, влияющими на численность работников службы де­ лопроизводства, являются:

-общая численность работников организации;

-объем документооборота организации (количество входящей, исхо­ дящей и внутренней документации);

-затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчи­ тываются по существующим нормативам).

Рассмотрим методы определения численности делопроизводственного персонала.

Методика I

Расчет численности делопроизводственного персонала на основе общего количества работников организации

По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная чис­ ленность делопроизводственного персонала по отношению к общему количе­ ству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения спе­ циалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 12-15 %, для предприятий - 0,4 %:

Нд = Р0б *0,12 - для министерств, ведомств; Нд = Роб • 0,004 - для предприятий,

где Нд - норматив численности делопроизводственного персонала; Р0б ~ общая численность работников организации.

Методика П Расчет численности делопроизводственного персонала

на основе данных об объеме документооборота

В начале 70-х годов была предложена методика расчета численности делопроизводственного персонала, исходя из объема документооборота и общей численности работников организации.

Нд = 0,00016 • д 0',*.p o60’,,

где Нд - норматив численности делопроизводственного персонала; Д - объем документооборота организации; Р0б - общая численность работников организации;

0,00016 - постоянный коэффициент, показывающий средний уровень производительности труда работников делопроизводства.

Обе методики основывались на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управлен­ ческого труда. Расчет по этой формуле дает значительно завышенный коли­ чественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления.

Методика Ш Расчет численности делопроизводственного персонала

на основе норм времени

По данной методике расчет численности делопроизводственного пер­ сонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (то есть трудоемкости). Метод основан на ис­ пользовании типовых норм времени на работы по документационному обес­ печению управления.

— т» + Т ин

Нд =

Фп ’

где Нднорматив численности делопроизводственного персонала; Г„ - затраты времени, рассчитанные по нормам времени, ч;

Гнн - затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, - 196,8 ч;

Фп - норма рабочего времени одного работника за год - 2000 ч.

Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время используются следующие нормативные документы по труду:

- Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (Росархив, ВНИИДАД. - 2004);

-Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, ут­ вержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 № 23;

-Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по до­ кументационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 72;

-Нормы времени на работы по автоматизированной архивной техно­ логии и документационному обеспечению органов управления, утвержден­ ные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 № 152;

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документаци­ онного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и орга­ низаций (ВНИИДАД. - 1992);

-Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединен­ ных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, органи­ заций, предприятий, утвержденные постановлением Министерства труда России от 18.12.1992 № 57;

-Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ком­ плектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14.11.1991 № 78;

-Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариатом ВЦСПС от 07.08.1985 № 261/16-89.

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, следует иметь в виду расширение использова­ ния компьютерных систем. По сравнению с ранее применявшейся техноло­ гией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (на­ пример, использование электронной почты, сканирование документов и т.п.).

Ниже представлен пример расчета нормативной численности персона­ ла службы ДОУ (табл. 1).

Таблица 1 Расчет нормативной численности персонала службы ДОУ