книги / Организация работы с управленческими документами

Таким образом, нормативная численность делопроизводственного пер­ сонала составит

Вопросы для самоконтроля

1.Какие формы организации работы с документами вы знаете?

2.Каковы основные задачи службы ДОУ?

3.Каковы функции службы ДОУ?

4.Какими нормативными документами регламентируется деятель­ ность службы ДОУ?

5.Что закрепляется в должностных инструкциях работников служ­ бы ДОУ?

Задание

Проанализируйте организацию службы документационного обеспече­ ния управления вашего предприятия, выявите ее особенности и отличия от требований нормативных документов. Составьте схему организационной структуры службы. Подготовьте предложения по рационализации организа­ ционной структуры службы.

рация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, выполнение дру­ гих - создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение - в структурных подразделениях;

Wб) выполнение всех технологических операций по работе с документа­ ми в одном структурном подразделении или одним сотрудником;

в) предполагает создание каждым структурным подразделением орга­ низации собственной службы для работы с документами, в которой автоном­ но выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

2. На выбор наименования, на определение структуры службы ДОУ оказывает влияние

V/ а) объем документооборота предприятия; б) сезонность работ; в) квалификация сотрудников предприятия.

3. Основной организационный документ, регламентирующий разгра­ ничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных опера­ ций, установления взаимосвязей отдельных должностей, -

а) положение о структурном подразделении;

^б) должностная инструкция; в) инструкция по делопроизводству.

4.Подготовку инструкции по делопроизводству на предприятии осу­ ществляет

а) служба ДОУ при участии архива, юридической службы; б) юридическая служба при участии архива и службы ДОУ; в) архив при участии службы ДОУ, юридической службы.

Тем а 0

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1. Понятие документооборота

Организация работы с документами включает организацию документо­ оборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.

Совершенство организации работы с документами определяется:

-оперативностью перемещения документов внутри организации;

-качеством и своевременностью исполнения документов;

-эффективностью обеспечения руководства предприятия документи­ рованной информацией.

Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально по­ строить документооборот. Критерии рациональности организации работы

сдокументами:

-максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

-наличие общепринятых в организации правил осуществления основ­ ных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;

-уменьшение времени на выполнение делопроизводственных проце­ дур и «технологических шагов»;

-исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования);

- уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроиз­ водства.

Документооборот - непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от­ правления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Это сложный технологический процесс, включающий все опе­ рации по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удо­ стоверению и отправке документов.

3.2.Основные правила организации документооборота

вучреждении

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затра­ чиваемое на прохождение документов по этому маршруту. От скорости дви­ жения документов во многом зависит динамичность менеджмента.

Следовательно, главное правило организации документооборота - опе­ ративное прохождение документа по наиболее короткому и прямому мар­ шруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:

-максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов

- направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей (потоков), обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы дви­ жение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие ор­ ганизации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нис­ ходящие), связывающие организации различных уровней, например руково­ дящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, цен­ тральный офис предприятия и дочерние предприятия и филиалы. Восходя­ щие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организа­ цией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных ор­ ганизаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки

— это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управле­ ния подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, ис­ ходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внут­ ренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из сле­ дующих документов:

-документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управлен­ ческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, ре­ шения, методические указания и рекомендации;

-документы от подведомственных организаций, содержащие сведения

овыполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения за­ даний и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управ­ ленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

-документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консуль­ тирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и дого­ воры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

-обращения граждан - предложения, заявления, жалобы.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициа­ тивные документы всегда значительно превышают группу ответных доку­ ментов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные органи­ зации) и информационных (коммуникативных) документов - письма, док­ ладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внут­ ренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­ низационные документы, определяющие задачи, функции организации в це­ лом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязан­ ности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­ гулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные доку­ менты, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, реше­ ния. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету ма­ териальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В ап­ парате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее долж­ ны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры).

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных доку­ ментов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощути­ мые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптималь­ ные маршруты движения документопотоков.

3.4. Объем документооборота

Документооборот как движение следует отличать от объема докумен­ тооборота, который выражается общим количеством документов, поступив­ ших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме до­ кументооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутрен­

ние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота - один из основных количественных пара­ метров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с дру­ гими организациями (учреждениями, предприятиями). Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работни­ ков, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

Пользоваться данными об объемах документооборота нужно достаточ­ но аккуратно. Нередко объемом документооборота называют как количество зарегистрированных документов (официальный показатель, отражающий объем документооборота), так и количество документов, включая их копии (показатель, характеризующий объем работы копировально-множительной службы и экспедиции).

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета доку­ ментов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе дело­ производства и в структурных подразделениях. Поскольку регистрация ве­ дется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, пере­ писка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документо­ оборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полу­ ченный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем резуль­ тате. Основное правило подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количест­ венных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведе­ ния позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документо­ оборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели (рис. 9). В начале этих временных отрезков резко возрастает количество по­ ступающих документов, в конце - отправляемых. Помимо сезонных колеба­ ний изменение объема документооборота может быть связано с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами.

Рис. 9. Динамика объема документооборота в течение года

Учет документооборота позволяет:

-определить загрузку организации в целом, ее структурных подразде­ лений и отдельных исполнителей;

-определить соответствие маршрутов движения тех или иных докумен­ тов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

-разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработ­ ки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой

идостаточной для функционирования аппарата управления;

-рассчитать численность службы делопроизводства.

3.5.Порядок работы с поступающими, исходящими

ивнутренними документами

Входящие документы образуют три направления движения:

-к руководству организации,

-к руководству структурных подразделений,

-непосредственно к специалистам.

Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть доку­ ментов попадает к руководству, которое, с одной стороны, испытывает ин­ формационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей его компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не его уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь до­ кумента к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в уч­ реждении технологии работы с документами. Например, процесс регистра-

ции распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и т.п. после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология реги­ страции документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы по­ вторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени изза нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:

-организовать учет поступления документов из всех источников;

-организовать их первичную обработку;

-координировать движение документов.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество доку­ ментов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудникам сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содер­ жащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить и контроль за движением поступаю­ щих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В про­ тивном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопро­ изводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и от­ правки документов. Происходит децентрализация приема-передачи докумен­ тов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руково­ дством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих пото­ ков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Первичная обработка поступивших документов сводится к следую­

щему:

1.Прием. Проверка правильности доставки.

2.Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.

3.Контроль почты:

-проверка правильности адресования;

-проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля;

-проверка комплектности и сохранности вложений.

4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа

ополучении документа.

5.Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

6.Сортировка документов по адресам.

Прошедшие первичную обработку и регистрацию документы переда­ ются руководителям для рассмотрения (в случае адресования руководству) или в структурные подразделения (в случае адресования в структурные под­ разделения).

Обработка и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Таким образом, организация первичной обработки документов позво­ ляет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руково­ дства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов испол­ нение каждого из них различное.

Количество инстанций движения документов от первичной обработки до поступления на исполнение зависит от структуры предприятия, распреде­ ления обязанностей между руководством, степени самостоятельности струк­ турных подразделений, технологии регистрации и общей организации дело­ производства.

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, пред­ ставлен на рис. 10. ,

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

-получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

-изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в до­ кументе;

-составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

-согласование проекта документа (при необходимости - корректиров­ ка по результатам согласования);

-представление документа на подпись (утверждение);

-передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражиро­

вание);

-передача документа должностным лицам (структурным подразделе­ ниям) предприятия для руководства в повседневной работе;

-помещение в дело.