книги / Организация работы с управленческими документами

фики их функций и значения информации, содержащейся в определенных документах.

В типовом, рассчитанном на все организации перечне чрезвычайно сложно точно определить ценность некоторых видов документов, и поэтому в ряде статей перечня наряду с указанием срока хранения документов про­ ставлена отметка «ЭПК». Эта отметка означает, окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимает ЭПК архива.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государ­ ственных, муниципальных архивов, а также может быть использована него­ сударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. ЭПК - это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких доку­ ментов на государственное хранение или их уничтожении.

Уничтожение документов по акту, который утверждается руководите­ лем организации, являющейся источником комплектования государственно­ го, муниципального архива, осуществляется с разрешения архивного органа или архива после утверждения ЭПК архивного органа описей на документы постоянного хранения за определенный период времени. При этом архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включение в опись постоян­ ного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, документы которых приему в государственные, муни­ ципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится под непо­ средственным руководством государственного архива в следующих случаях:

-при подготовке дел к передаче на государственное хранение;

-при выделении дел на уничтожение.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; -рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экс­

пертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов но­ менклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учрежде­ ния предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий до­ кументов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения до­ кументов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и мето­ дических документов по вопросам работы с документами в организации.

9.3. Определение сроков хранения

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов про­ водится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 06 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, использу­ ют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые пе­ речни, например перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения и т. п.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следую­ щие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок хранения ДМН (до минования надобности) означает, что доку­ мент имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом слу­ чае определяет само предприятие, исходя из практической ценности доку­ ментации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День, ме­ сяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2002 год с трехлетним сроком хранения должна включаться на уничтожение не раньше 01 января 2006 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечня­ ми, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с уче­ том важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

Врезультате работы ЭК документы подразделяются на 4 группы:

1)документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - постоянно);

2)документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - свыше 10 лет);

3)документы, необходимые для дальнейшего использования в дело­ производстве (со сроком хранения - до 10 лет включительно);

4)документы, подлежащие,уничтожению (с истекшими сроками хра­ нения и утратившие практическое значение).

9.4. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работни­ ками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных под­ разделениях осуществляется:

-отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

-отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению

вструктурных подразделениях;

-выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклату­ ры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор доку­ ментов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой ЭПК подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоян­ ному хранению.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы посто­ янного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются

всамостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хра­ нения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после за­ вершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов (ЭД) к передаче в архив органи­ зации состоит из следующих этапов:

-проверка физического состояния машинных носителей, предназна­ ченных для передачи в архив;

-запись ЭД на машинные носители;

-проверка качества записи;

-описание ЭД;

-проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах)

всоответствии с архивной описью (описями) электронных документов по­ стоянного хранения и по личному составу;

-подготовка комплекта сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для

обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содер­ жания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структу­ ра (для баз данных, сайтов и т.п.), объем документа.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важ­ ные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлин­ ники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) под­ лежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлин­ ник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствую­ щие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоя­ нии, дублетный документ также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не на­ шло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов берутся из перечней. Срок хранения «до замены новыми» означает, что документы имеют нормативно определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или за­ мены новыми.

Отметка «ЭПК», проставленная к статьям перечня, означает, что эти документы или их часть могут иметь научное или практическое значение, и поэтому по истечении основного указанного срока хранения они дополни­ тельно просматриваются экспертной комиссией для уточнения возможно­ стей их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголов­ кам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Необходим ана­

лиз фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществ­ ляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами по­ стоянного или долговременного сроков хранения в нем значительное коли­ чество документов временного хранения, дело переформируется, а докумен­ ты постоянного или хранения отделяются от документов временного хране­ ния.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят

ксдаче в архив учреждения.

9.5.Документы, передаваемые на архивное хранение

Кдокументам, передаваемым в архив, относятся:

-устав, учредительный договор, решение о создании общества;

-свидетельство о государственной регистрации;

-документы, подтверждающие права общества на имущество, нахо­ дящееся на его балансе;

-положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты;

-документы финансовой отчетности, представляемые в государствен­ ные органы управления;

-протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директо­ ров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (прав­ ления, дирекции);

-списки акционеров с указанием количества и категории принадле­ жащих им акций;

-акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными ко­ миссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

-внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

-документы по личному составу предприятия;

-другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или

совета директоров.

Вопросы для самоконтроля

1.Что называется экспертизой ценности документов?

2.Каковы основные задачи экспертизы ценности?

3.В каких случаях проводится экспертиза ценности документов?

4.Для чего на предприятии создается экспертная комиссия?

5.Посредством каких документов фиксируются решения экспертной комиссии?

6.Кто входит в состав экспертной комиссии предприятия?

7.Какие органы входят в систему экспертных органов?

8.В соответствии с какими документами осуществляется определение сроков хранения документов?

Тест 9

1. Экспертная комиссия создается

а) в бюджетных организациях; б) в каждом учреждении независимо от формы собственности;

в) в организациях, передающих дела на хранение в государственный архив.

2.Решения экспертной комиссии, обычно фиксируемые в протоколах

ив актах на уничтожение документов, вступают в силу

а) после подписания их членами комиссии; б) после утверждения их руководителем данного учреждения;

в) после согласования с заинтересованными лицами.

3. В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится под непо­ средственным руководством

а) государственного архива; б) руководителя предприятия;

в) заведующего ведомственным архивом.

Тема 10 ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

10.1. Оформление дел, сдаваемых в архив

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразде­ лениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. Дела подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по заверше­ нию года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или час­ тичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает следующее.

1.Пересистематизация документов в деле. Документы в деле необ­ ходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела, т.е. первый документ должен находиться в на­ чале дела.

2.Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дела, под шиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с

учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металли­ ческие скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. При нали­ чии в деле особо ценных документов, невостребованных личных докумен­ тов (трудовых книжек, паспортов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Личные карточки Т-2 на уволенных за год ра­ ботников подбираются по алфавиту фамилий и подшиваются в дело. Лич­ ные дела уволенных за год работников формируются в одно дело. Каждое дело отделяется от другого листом бумаги с надписью ФИО. К таким объе­ диненным делам составляется внутренняя опись. Невостребованные трудо­ вые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в коробках, на кото­ рых указывается год и количество книжек. В конце каждого дела подшива­ ются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела - бланки форм для внутренней описи документов дела.

3. Нумерация листов дела. В целях обеспечения сохранности и закре­ пления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются араб­ скими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные докумен­ ты, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборот­ ной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подши­ тый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезка­ ми, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклее­ ны одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вна­ чале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или со­ хранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку располо­ жения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые но­ мера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела со­ ставляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачер­ кивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при под­ готовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление ли­ терных номеров листов.

4. Составление листа-заверителя (заверителъной надписи дела).

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на обо­ ротной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чис­ том листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (рис. 33)

вкоторой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенно­ сти нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущен­ ных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров круп­ ноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных

вних листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпля­ ров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в об­ щей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все после­ дующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена под­ линных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответ­ ствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

деке дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому раз­ делу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будуг приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделе­ ния) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на об­ ложке дела указывается новое наименование этой организации или органи­ зации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел ор­ ганизации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответст­ вующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вно­ сятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Втех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Взаголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты де­ ла - год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно­ распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стено­ граммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важ­ ное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), про­ ставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составле­ ния) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней за­ писей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составле­ ния первого и последнего протоколов, входящих в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество лис­ тов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи де­ ла, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хра­ нить постоянно»).