книги / Организация работы с управленческими документами

Рис. 10. Схема движения поступающих (входящих) документов

Рис. 12. Схема движения исходящих документов

3.6. Организация рационального движения документов

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффективных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения докумен­ тов; введение компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отра­ жаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть до­ полнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом эта­ пе прохождения документов.

Особенностью анализа документопотоков является включение в иссле­ дование не только самих процессов обработки документов, но и предшест­ вующих им этапов формирования содержания проектов документов и прида­ ние этим проектам юридической силы документов.

Оперограмма является организационным документом, регламенти­ рующим процесс обработки входящих или исходящих документов. Оперо­

грамма (от лат. operatic - действие и греч. gramma - буква) - одна из разно­ видностей таблично-графического отображения последовательности управ­ ленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева напра­ во изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последователь­ ность операций (рис. 13).

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию про­ цессов составления документов как по операциям формирования содержа­ щейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по доку­ ментированию управленческих процессов.

Рис. 13. Пример оперограммы движения исходящих документов:

------- • движение документов, подписываемых генеральным директором;

..........* движение документов, подписываемых руководителями структурных подразде­ лений

Вопросы для самоконтроля

1.чем суть документооборота? Что такое документооборот?

2.Каковы принципы организации документооборота?

3.Какие потоки документации можно выделить в документообороте?

4.В каких целях все документы распределяются по документопотокам?

5.Кто занимается организацией документооборота?

6.Чем определяется совершенство организации работы с документами?

7.Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

8.Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

9.Каковы правила обработки исходящих документов?

10.В скольких экземплярах нужно составить исходящие документы? Объясните, почему.

11.Какие из перечисленных ниже документов являются исходящими:

-акт приема-передачи дел;

-письмо-приглашение на конференцию от ЗАО «Летний снег»;

-докладная записка начальника отдела маркетинга на имя гене­ рального директора предприятия;

-протокол производственного совещания у главного инженера;

-письмо-ответ на запрос, присланный из органов государственной

статистики.

12.Что такое объем документооборота?

13.От чего зависит объем документооборота?

Задание

Составьте оперограмму прохождения поступившего (входящего) доку­ мента на предприятии, например письма, адресованного руководителю структурного подразделения.

Тест 3

1. Документооборот - это движение документа с момента

а) его создания до передачи на регистрацию; б) его получения до передачи исполнителю; в) его получения до завершения исполнения.

2. Главное правило документооборота -

а) соблюдение требований действующего государственного стандарта на управленческую документацию;

б) оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда;

в) выделение среди других так называемых «нерегистрируемых доку­ ментов».

3. По отношению к управленческому объекту выделяют

а) входящий, исходящий и внутренний документопотоки; б) горизонтальный, вертикальный документопотоки; в) документопотоки от граждан и организаций.

4. Показатели объема документооборота в определенной мере характе­ ризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвя­ зей с другими организациями. Это утверждение

а) верно; б) неверно.

5. Первичной обработке и регистрации подвергаются

а) внутренние документы; б) входящие документы; в) исходящие документы.

Тема 4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1.Понятие регистрации. Цели регистрации

Вобеспечении учета, контроля исполнения, сохранности и поиска до­ кументов ведущая роль принадлежит регистрации. Именно регистрация яв­ ляется первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Регистрация позволяет сформировать базу данных

одокументах.

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или по­ лучения.

Как следует из определения, регистрация, прежде всего, придает юри­ дическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получе­ ния (рис. 14).

Рис. 14. Цели регистрации документов

Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информаци­ онно-справочную систему сведений о документах. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в опреде­ ленную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

При занесении показателей документа в регистрационные формы са­ мому документу присваивается регистрационный номер (индекс), который служит его основным учетным и поисковым признаком.

Регистрационный номер позволяет получить сведения о поступлении

иотправке документов, количественные данные для подсчета объема доку­ ментооборота за определенные промежутки времени, провести анализ при­ чин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его рас­ пределение по структурным подразделениям.

Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему ДОУ: технологию контроля исполнения докумёнтов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. Для современных организаций характерен постоянный рост объемов доку­ ментооборота, большая часть поступающих, внутренних и отправляемых до­ кументов регистрируется. Регистрация является одной из самых трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистри­ роваться, а какие нет.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие спе­ циального учета, исполнения и использования в справочных целях не­ зависимо от способа получения. При определении необходимости регист­ рации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, следует иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Для того чтобы распределить документы на регистрируемые и нерегистрируемые, необходимо хорошо представлять себе деятельность предприятия и перспективы его развития, понимать, что важно

инужно в данный момент, что будет важным и нужным в дальнейшем. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа

иисполнения, не регистрируются. Существенную помощь в определении та­ кой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых доку­ ментов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой пере­ чень является приложением к инструкции по делопроизводству либо само­ стоятельным документом, утвержденным руководителем организации.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

1)письма, присланные в копии для сведения;

2)телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

3)сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня;

4)нормы, нормативы расходования материалов;

5)бухгалтерские документы;

6)прейскуранты;

7)месячные, квартальные, полугодовые отчеты;

8)формы статистической отчетности; -

9)рекламные письма;

10)поздравительные письма и телеграммы; приглашения;

11)учебные планы, программы семинаров совещаний и конференций;

12)печатные издания (книги, брошюры, журналы, бюллетени);

13)личная корреспонденция;

14)копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

15)информационные материалы;

16)проекты документов.

Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопро­ изводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исхо­ дящие и внутренние —в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4.2. Формы организации регистрации документов

Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого пред­ приятия - его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управлен­ ческой философии.

Централизованная система предполагает проведение всех регистра­ ционных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним ра­ ботником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по до­ кументам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Она характерна для небольших предприятий, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя. В условиях использования автоматизированной сис­ темы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации. В этом случае, во-первых, сокращаете^ трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность форми­ рования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения.

Децентрализованная система предполагает проведение регистраци­ онных операций в структурных подразделениях (местах составления или ис­ полнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть - расчет­ но-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - реги­ стрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Он предполагает, что информация о до­ кументе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля ис­ полнения документов.