книги / Организация работы с управленческими документами

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации от­ носятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также обще­ российские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной ин­ формации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обра­ ботку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов мо­ гут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научноисследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, об­ ложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

1.5. Унифицированные системы документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохожде­ ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформле­ нию, называется системой документации.

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Целью создания унифицированной системы документации (УСД) явля­ ется определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социаль­ ных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются:

-установление единых требований к порядку разработки, утверждения

ирегистрации унифицированных форм документов;

-упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обес­ печение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной

иорганизационной техники;

-исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи

иобработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой докумен­

тации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 27.12.2007) в настоящее время действует девять унифициро­ ванных систем документации (рис. 3):

1)унифицированная система организационно-распорядительной доку­ ментации;

2)унифицированная система первичной учетной документации;

3)унифицированная система банковской документации;

4)унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­ терской документации бюджетных учреждений и организаций;

5)унифицированная система отчетно-статистической документации;

6)унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­ ментации предприятий;

7)унифицированная система документации по труду;

8)унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­ сийской Федерации;

9)унифицированная система внешнеторговой документации.

1.6. Классификация документов системы организационно-распорядительной документации

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему органи­ зационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех уч­ реждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматри­ вать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) в состав унифицированной системы организационно­ распорядительной документации (УСОРД) входит 13 групп управленческой документации (рис. 3):

1)документация по созданию организации, предприятия;

2)документация по реорганизации предприятия, организации;

3)документация по ликвидации предприятия, организации;

4)документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

5)документация по распорядительной деятельности предприятия, ор­ ганизации;

6)документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия, организаций;

7)документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

8)документация по приему на работу;

9)документация по переводу на другую работу;

10)документация по увольнению;

11)документация по оформлению отпусков;

12)документация по оформлению поощрений;

13)документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

ВГОСТ Р 51141-98 дано следующее определение: организационно­

распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а так­ же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования дея­ тельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их под­ разделений и должностных лиц.

Организационная деятельность предприятия фиксируется в организа­ ционно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штат­ ную численность и должностной состав, функциональное содержание дея­ тельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Часть из них составляет комплекс учредительных документов пред­ приятия (заверяются внешними организациями):

-заявление в Регистрационную палату;

-протокол собрания учредителей;

-учредительный договор, устав предприятия;

-свидетельство Регистрационной палаты;

-свидетельство о регистрации в органах статистики, налоговой ин­ спекции, пенсионном и страховом фондах.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, рег­ ламентирующих текущую деятельность предприятия и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии

иутверждаются его руководством:

Г- штатное расписание;

-положение о структурных подразделениях;

-положение о внутреннем трудовом распорядке;

-должностные инструкции;

-положение о коллегиальных органах;

-инструкция о ведении делопроизводства и др.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять рас­ порядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядитель­ ные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию за­ дач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направле­

ны:

-на совершенствование организационной структуры предприятия, ха­ рактера, содержания, средств и способов осуществления основной деятель­ ности предприятия;

-н а обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материаль­ ными, информационными и иными ресурсами.

К распорядительным документам относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Информационно-справочные документы предназначены для переда­ чи информации от адресанта к aopeçaTy или для фиксации каких-либо сведе­ ний и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую ин­ формацию о состоянии дел.

Документы этой группы играют служебную роль по отношению к рас­ порядительным документам и в отличие от последних не являются обяза­ тельными для исполнения, не содержат поручений. Информация, заключен­ ная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Своеобразие информационно-справочных документов заключается в том, что их авторами являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов.

Состав документов в организации зависит от порядка принятия реше­ ний (единоначалие или коллегиальность), объема и характера взаимосвязей в организации, характера взаимоотношений с другими организациями и го­ сударственными органами.

1.7. Нормативно-методическое обеспечение сферы документационного обеспечения управления

ДОУ основывается на нормативно-методической базе - комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания доку­ ментов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

В РФ регламентация документирования и организации работы с доку­ ментами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регули­ рования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законода­ тельством государственные стандарты и нормативно-методические докумен­ ты общегосударственного уровня (рис. 4).

Нормативная база включает:

-Конституцию РФ;

-федеральные конституционные законы;

-федеральные законы;

-указы и распоряжения Президента РФ;

-постановления и распоряжения Правительства РФ;

-законодательные акты субъекта РФ, на территории которого действу­ ет организация;

-нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполни­ тельной власти (министерств, комитетов, служб, агентств);

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социаль­ ной информации;

-унифицированные системы документации;

-нормативные акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ;

- государственные стандарты; -правовые акты предприятий, организаций нормативного и инструк­

тивного характера.

Рис. 4. Составляющие нормативной базы ДОУ

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области дея­ тельности, на которую они распространяются.

Конституция РФ является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.

Ст. 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию дея­ тельности Президента РФ: «Президент Российской Федерации издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации обязательны для исполнения на всей территории Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации не должны проти­ воречить Конституции Российской Федерации и федеральным законам».

Ст. 115.: «Правительство РФ издает постановления и распоряжения». Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности доку­

ментов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Участниками регулируемых гражданским законодательст­ вом отношений являются: граждане, юридические лица, Российская Федера­ ция, субъекты РФ, муниципальные образования. Ст. 52 ГК РФ: «В учреди­ тельных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельно­ стью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмот­ ренные законом для юридических лиц соответствующего вида».

Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каж­ дой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила

Закон устанавливает:

-термины и определения, связанные с информацией, документом, ин­ формационными ресурсами и их использованием;

-принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации;

-права и обязанности обладателя информации;

-право на доступ к информации;

-защита информации, ограничение доступа к информации;

-ответственность за правонарушения в сфере информации, информа­ ционных технологий и защиты информации.

Правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноруч­ ной подписи в документе на бумажном носителе, устанавливает ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002.

Закон установил порядок использования электронной цифровой подпи­ си и ряд важнейших понятий, таких как средства, сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной цифровой подписи.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» №184-ФЗ от 27.12.2002 (вступил в силу с 01.07.2003 г.) изменил трактовку понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применения стандар­ тов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добро­ вольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производст­ ва, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполне­ ния работ или оказания услуг.

Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандар­ тами: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное делоТермины и оп­ ределения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной Документа­ ции. Требования к оформлению документов»2.

ГОСТ Р 51141-98 устанавливает термины и определения понятий в об­ ласти делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандар­ том, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов; тре­ бования к оформлению реквизитов документов; требования Н бланкам доку­ ментов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного

в действие с 01.07.2003 г.

-табель и альбом унифицированных форм документов, применяемых

вдеятельности учреждения;

-правила подготовки и оформления управленческих документов;

-инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организа­ ционно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его за­ дачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организа­ ционно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразде­ ления, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоот­ ношения с другими работниками и подразделениями.

Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Табель унифицированных форм документов учреждения - это пере­ чень разрешенных к применению форм документов, необходимых и доста­ точных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с ха­ рактеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и про­ хождения.

Альбом унифицированных форм документов учреждения - сово­ купность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с табелем унифицированных форм документов.

Документы, регламентирующие ДОУ в учреждении, разрабатываются на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и ар­ хивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Вопросы для самоконтроля

1. Каким нормативным документом регламентируются основные тер­ мины в области делопроизводства?

2.Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

3.Чем различаются понятия «делопроизводство» и «документацион­ ное обеспечение управления»?

4.Какие самостоятельные и в то же время взаимосвязанные и взаимо­ дополняющие направления можно вычленить в сфере ДОУ?

5.Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

6.Каковы основные цели унификации документов?

7.Что понимается под системой унификации?

8.Какие унифицированные системы документации вам известны?

9.Какие задачи создания 'унифицированных систем документации вы

знаете?