книги / Электронная информация и электронные ресурсы

Типология электронных документов

зившая многие общественные места и перегрузившая ненужной информацией почтовые ящики электронной почты.

Несмотря на все разговоры о безбумажном делопроизводст­ ве, которые ведутся с конца 1960-х гг., потребление бумаги в офисах с начала 1980-х гг. и до наших дней удвоилось. Бумага изобретена более 2000 лет тому назад, но и до сих пор некото­ рые параметры писчей бумаги остаются технологически непре­ взойденными. Суть дела в структуре бумаги, волокна которой многократно преобразуют падающий свет таким образом, что создается эффект равномерного отражения света во всех на­ правлениях. Этот эффект называется слабой оптической лока­ лизацией, и он обеспечивает превосходную белизну бумаги.

Как видно из сравнения, выполненного компанией «Ксе­ рокс» (Xerox) (рис. 24), несмотря на бурный рост электронного документооборота, печатное делопроизводство также растет в абсолютных цифрах, хотя и медленнее, чем электронное. Так что говорить о вытеснении или замене одной технологии другой пока не приходится.

Еще примечательнее выглядит ситуация с обновлением се­ тевых страниц: по данным журнала Portals (рис. 25), из компа­ ний, имеющих свой веб-сайт и располагающих автоматизиро­ ванной системой актуализации и пополнения его содержания, 61% делают это фактически вручную!

—» —i бумажные документы

■ электронные документы

Рис. 24. Сравнительный рост документооборота печатных и

электронных документов в офисах за 10лет (данные компании Xerox)

141

Глава 4. Электронные документы

другие

| файлы p d f цифр, изображ. печат. док-тов

■ ■ ■ э л е к т р о н , док-ты

данные из БД бумага

Рис. 25. Основные форматы, в которых ведутся важные деловые записи (по данным журанла Portals, v. 4, issue 28, Aug/Sept. 2004)

В целом пока наблюдается скорее сотрудничество, а не со­ перничество печатных и электронных документов. Например, Интернет заметно помогает продвижению на рынок печатных книг: за рубежом до 40%, у нас до 2% книг продается через Интернет. Для библиотеки и библиотекаря это означает обеспе­ чение готовности работать и с теми, и с другими видами доку­ ментов.

4.2.3.Основные типы электронных документов

Рассмотрим сложившуюся сегодня типологию электронных документов.

1. Полнотекстовые документы с широкими возможностями форматирования текста в произвольном по размеру и по типу шрифте, включения каких-то дополнительных компонентов (иллюстрации, звук, видео и т. д.), возможностями поиска по всему тексту, наличием гиперсвязей (отсылок к сетевым доку­ ментам), возможностью автоматического агрегирования, то есть составления персонально ориентированных подборок. Особое место в этом ряду занимают полнотекстовые электронные жур­ налы, которые незаметно, понемногу идут на смену традицион­ ным печатным журналам. Основа нелинейности электронных материалов — так называемые гиперсвязи (другие названия —

142

Типология электронных документов

гиперотсылки или гиперссылки). Сетевые ресурсы, как прави­ ло, снабжены гипертекстовыми ссылками, но вы вольны их ис­ пользовать или не использовать по своему усмотрению и жела­ нию. Огромное значение имеет возможность быстро перейти от ссылки на цитируемую работу к ее полному тексту. Такого рода системы уже имеются, например CrossRef, о которой мы скажем подробнее в других главах настоящей книги.

2. Таблицы с расширенными функциями обработки данных и демонстрации результатов (спрэдшиты). Если даже говорить о сравнительно простых программах, таких, как Microsoft Excel, то имеется возможность для однажды введенных данных прово­ дить довольно широкий функциональный набор статистиче­ ских, арифметических и алгебраических действий, изменять ко­ нечный результат автоматически с изменением входных дан­ ных, а итоговый продукт представлять самым разнообразным способом — таблицами, линейными или столбчатыми много­ мерными и многоцветными графиками, гистограммами, коль­ цевыми и круговыми диаграммами и т. п. Особую роль в техно­ логии цифровых документов играют встроенные в специальные программы вспомогательные таблицы кодировок и таблицы со­ ответствия. Пожалуй, главнейшая из них — Таблица Американ­ ского стандарта кодирования обмена информацией (American Standard Codes of Information Interchange, ASCII), которая уста­ навливает соответствие буквенных символов и цифр. Для рос­ сийских библиотекарей и русскоязычных пользователей очень важными являются также таблицы соответствия (кодировок) кириллических знаков, которые работают в драйверах клавиа­ туры, монитора, передачи данных через Интернет и т. д.

3. Различные базы данных — фактографические, адресные, библиографические, реферативные, полнотекстовые с возмож­ ностями поиска по многим точкам доступа (введенным полям или областям) и по всему тексту или содержанию. В некоторых профессиональных публикациях слова «база данных» понима­ ются достаточно широко. Например, не структурированную формально коллекцию полнотекстовых документов с возмож­ ностями поиска также называют «база данных». Формальное определение базы данных дано в ГОСТ 20886—85 «Организация данных в системах обработки данных. Термины и определения» и повторено в ГОСТ 7.70—96 «Описание баз данных и машино­

143

Глава 4. Электронные документы

читаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик»: «База данных — совокупность данных, органи­ зованных по определенным правилам, предусматривающим об­ щие принципы описания, хранения данных и манипулирова­ ния данными, независимо от прикладных программ». Там же «банк данных» определяется как «автоматизированная инфор­ мационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска». Эти опреде­ ления не раскрывают основных особенностей баз данных. Мы предлагаем несколько иное: «База данных (БД) — тематически собранный и структурированный массив информации, состоящий из большого набора однотипных элементов». Число элементов («записей», в английской литературе entries или records) — от сотен до нескольких миллионов, в принципе объем БД может быть сколь угодно большим. Каждый из элементов БД имеет одинаковую структуру (состоит из одинакового набора полей или областей). Число полей — от 2 до нескольких сотен, в зави­ симости от характера использования базы данных. Заполнение некоторых полей может быть обязательным, а некоторых — фа­ культативным; поля могут делиться на подполя. Размер отдель­ ной записи может быть ограничен каким-то количеством зна­ ков или слов. Основное свойство БД — возможность проводить поиск информации и другие действия по любым выбранным полям или по их произвольной комбинации, а также по некото­ рым заранее определенным подполям (в английской литературе их называют иногда «точки доступа» — access points) во всем массиве базы данных. Если сравнить с поиском данных, зане­ сенных в таблицы, то есть на двумерном или многомерном про­ странстве, то наличие полей в базе данных позволяет проводить поиск необходимой информации намного точнее и быстрее. Можно представить себе некие образы, в которых поиск данных идет в искусственно суженной и заранее заданной области па­ раметров, «в коридоре», а не на «широкой поляне». Конечно, для нас существенно важными и интересными типами баз дан­ ных являются библиотечные электронные каталоги различного рода и библиографические указатели.

4. Электронные рисунки и изображения с возможностями об­ работки файлов по размерам, цвету, пространственным пара­ метрам изображения и построения многомерных изображений.

144

Типология электронных документов

По сути, в этих документах к координате пикселя (точки изо­ бражения) «привязываются» параметры цветности. В эту же группу можно включить и цифровые карты, и картографиче­ скую информацию, в которой оказывается привязанной к опре­ деленным координатам («к месту») информация не только гео­ графического характера, но и политическая, экономическая, культурологическая и т. д.

5.Аудиозаписи и музыка, видео, компьютерная анимация. Бы­ стро растущим направлением в производстве такого рода элек­ тронных документов является цифровое телевидение и цифро­ вые средства массовой информации. Характерный пример — перевод в цифровой формат всего архива новостей известной телевизионной компании CNN. Столь же быстро выросшим бизнесом оказалась практика заимствования из Интернета по­ любившихся классических и популярных мелодий, мелодиче­ ских образцов звонка на мобильном телефоне, картинок, по­ здравительных открыток и т. п. Выгрузка музыкальных произ­ ведений из сети становится в последние годы крупнейшим бизнесом. Например, лондонский магазин iTunes предлагает своим посетителям выбор из миллиона песен, из них некоторые доступны исключительно через Интернет. При стоимости од­ ной выгрузки 79 центов, магазин продает в месяц более 200 тыс. произведений. Конкурирующей (или дополняющей) является система iPod, по сути, портативное карманное устройство с объемом памяти 40 Гб, обеспечивающим запись более 10 тыс. песен. iPod превращается в США и Европе в некоторый соци­ альный инструмент, поклонники которого создают специаль­ ные клубы (MP3Jing) по коллективному прослушиванию особо популярных мелодий.

6.Компьютерные программы, в том числе программы и управляющие команды непосредственного исполнения.

7.Вирусы как особый тип компьютерных программ, способ­ ный к самостоятельному размножению и продвижению по Сети.

8.Мультимедийные материалы (совмещение разных видов ресурсов, например текста и звука; текста, изображения, звука; текста и анимации и т. д.). Выделение в особую группу мульти­ медийных материалов — это сегодня, возможно, и лишнее, дань прошлой ограниченности печатных документов и восхищение богатейшими иллюстративными возможностями данного типа

145

Глава 4. Электронные документы

электронных документов. Ясно, что вышеупомянутые цифро­ вые коллекции СМИ фактически и есть мультимедиа.

9. Агрегированные подборки — новый вид электронных пуб­ ликаций, которые пока изучены недостаточно. Ф актически, это особый вид персональных тематических публикаций, подборка из электронных журналов и других электронных ресурсов, со­ ставленная по вашему вкусу и потребностям, которая рассыла­ ется на ваш адрес. Эти подборки ничем не отличаются по содер­ жанию от полнотекстовых документов, с которых мы начинали классификацию документов в данном разделе, и от публикаций новостных СМИ. Для нас существенным классификационным признаком является автоматизированный характер формирова­ ния этой группы документов — «на лету».

4.2.4.Виды электронных документов по степени доступности

Документ создан людьми и адресован в конечном счете людям, поэтому обеспечение доступности документа является ключевым в его использовании. При этом в понятие «доступность докумен­ та» вкладывается достаточно широкий смысл, это и видимость документа (сведения о его существовании), и досягаемость, и ма­ териальная возможность его получения. Это может быть:

•навигационная доступность (важно знать, где документ находится);

•техническая доступность (как организовать его доставку пользователю); особое внимание в нашем контексте име­ ет доступность электронных документов через Интернет и по мобильным телефонам (смартфонам и т. п.);

•платность (которая может зависеть от категорий пользо­ вателей), наличие документа в коммерческой сети; неко­ торые виды документов — технические отчеты или труды конференций, например, попросту не продаются (эти до­ кументы входят в понятие «серая литература»);

•технологическая доступность (имеется в виду совмести­ мость с теми средствами раскрытия документа, которые у вас имеются);

•режимная или цензурная доступность и т. д.

146

Типология электронных документов

К практической доступности относится и широта использо­ вания документа (от уникального и особо ценного к массовому, общедоступному).

Одна из возможных классификаций по организационной доступности документов:

•бесплатные документы;

•условно бесплатные;

•платные документы;

•закрытые для публичного доступа документы, в том числе закрытая и/или конфиденциальная информация (режим­ но-секретная);

•коммерческая, промышленная и технологическая инфор­ мация, финансовые и налоговые сведения;

•документы, касающиеся частной жизни отдельных лиц.

Классификация информации, требующей своей защиты, приведена в табл. 14.

147

Глава 4. Электронные документы

До настоящего времени существуют различия в российском и международном толковании понятий «публичная информа­ ция» и «конфиденциальная информация». Позиция развитых демократических сообществ состоит в том, что должны быть за­ щита частной жизни индивидуально взятого гражданина и мак­ симальная открытость правительственных органов, поскольку они созданы и действуют на средства налогоплательщиков.

Предвыборный девиз кандидата в американский конгресс от 8-го округа штата Мэриленд г-на Стивена Бассета (Steven Basset) «Прозрачное правительство, защищенные граждане» очень точно отражает суть дела. В России, скорее, все наоборот; и нет никакой действенной защиты от несанкционированного распространения конфиденциальных персональных сведений (налоговых, милицейских, муниципальных и т. д.), во всяком случае пока новые законы еще не заработали.

Нужно особо сказать об органичной связи понятия «доступ­ ность документа» с библиотечным делом. Именно библиотеки

148

Типология электронных документов

призваны снимать все и всякие ограничения на доступность до­ кумента, в этом ключевой смысл их деятельности, и это записа­ но в Законе «О библиотечном деле». Поскольку одна из главных целей изложения в данной книге — электронные библиотеки, то мы подробнее остановимся на документах массового пользо­ вания (хотя уникальные могут быть намного дороже и ценнее).

Библиотеки предоставляют доступ:

•к особо ценным, редким изданиям, существующим в еди­ ничных копиях или в единственном экземпляре;

•к изданиям, уже выпущенным в свет, но распроданным или разошедшимся иным образом в настоящее время и поэтому пока недоступным;

•к широкому спектру изданий, которые неразумно или слишком дорого приобретать в собственность «на один раз»;

•к изданиям, рекомендованным для учебных курсов или для изучения конкретной специальности;

•к справочным и энциклопедическим изданиям, необхо­ димым для получения ответа на неожиданно возникший вопрос;

•к изданиям, которые вам хотелось бы прочитать в группе, а не в одиночку или обсудить с коллегами;

•во всех других случаях.

Через библиотеки осуществляется мультиплицирование (умножение эффекта) от изданного тиража. Фактически речь может идти о проведении испытаний на ресурс типографской прочности издания и о поддержании этого ресурса силами спе­ циалистов по реставрации. Показатель книговыдачи в год в ГПНТБ России составляет примерно половину от имеющегося фонда (книговыдача составляет около 4 млн при 8 млн фонда) и в 40—50 раз превосходит объем годового комплектования.

Итак, благодаря доступности мультиплицирование состав­ ляет несколько десятков раз и от года к году растет, накаплива­ ется. Для точных расчетов нужно учитывать спрашиваемость как функцию времени, прошедшего после поступления книги в библиотеку, и проводить интегрирование по соответствующему интервалу времени.

149

Глава 4. Электронные документы

Что касается роли библиотек и библиотечных работников в обеспечении доступности сетевых документов, подробнее все аспекты будут рассмотрены далее.

4.2.5. Классификация документов по видам необходимой интеллектуальной и технической поддержки

Если рассматривать технологию библиотечного обслужива­ ния, то все типы документов так или иначе требуют различные виды технической и интеллектуальной поддержки.

Для работы с печатными или рукописными документами нужны:

1)справочный аппарат;

2)профессиональный библиотечный коллектив;

3)система доступа (открытый доступ, отдел обслуживания для закрытого или компактного хранения, МБА для удаленных материалов);

4)пригодные рабочие места для чтения документов (читаль­ ные залы).

Для работы с микроформами, аудио- и видеоматериалами, документами на компактных или гибких дисках нужны:

1)справочный аппарат;

2)профессиональный библиотечный коллектив;

3)система доступа (устройство для считывания, прослуши­ вания, просмотра и т. п.);

4)пригодные рабочие места.

Для работы с сетевыми электронными документами нужны:

1)справочный аппарат;

2)профессиональный библиотечный коллектив;

3)система доступа (телекоммуникационные серверы, И н­ тернет, устройство для считывания, прослушивания, просмотра

ит. п.);

4)хорошие и надежные каналы связи;

5)пригодные рабочие места.

Как видно, в наибольшей технической поддержке нуждают­ ся сетевые документы; что касается интеллектуальной поддерж­

150