6244

60

некоторые из них.

Запоминание информации

Интеллект-карты изначально устроены так, чтобы служить в помощь памяти. В процессе составления интеллект-карты Вы постоянно удерживаете свое внимание на изучаемой информации, активно преобразуете ее и задействуете при этом максимальное число интеллектуальных способностей,

особенно ассоциативные способности. Все это наилучшим образом способствует быстрому и надежному запоминанию информации. Вы также можете составить специальную интеллект-карту, если Вам нужно вспомнить какой-то важный факт, например, имя человека или место нахождения какой-

то вещи. Просто оставьте пустующим центр своей интеллект-карты и окружите его словами и образами, которые ассоциируются с интересующим Вас объектом. Это создаст своеобразные «зацепки» для Вашего мозга,

позволяющие извлечь из памяти нужную информацию.

Осуществление выбора

Прежде всего, Вам необходимо рассмотреть все возможные факторы,

все условия, которые должны быть учтены при выборе одной из альтернатив,

выявить все «за» и «против». Посвятите этому специальную интеллект-карту:

изложив на бумаге свои потребности, желания и приоритеты, а также факторы, являющиеся помехой для Вас, вы создаете полную и ясную картину всех вовлеченных факторов. После этого Вы можете приступить непосредственно к осуществлению выбора.

Рассмотрим основные методы, помогающие выбрать одну альтернативу из двух:

Решение, рождаемое в ходе самого процесса

Нередко человек оказывается способным сделать выбор, как только перед ним открывается всесторонний вид на проблему. При этом решение приходит, фактически, уже на «предварительном» этапе и переживается часто как озарение.

Присвоение числовых весов

61

Каждому аргументу «за» или «против» присваивается определенный вес, выражаемый числом от 1 до 100 сообразно с его значимостью для Вас.

После того как вес проставлен, производится подсчет баллов. Выбор производится в пользу той альтернативы, которая набирает наибольшее количество баллов.

Интуиция (суперлогика)

Известно, что человеческий мозг способен обработать огромное количество информации, причем далеко не всегда это происходит на сознательном уровне. Предполагается, что интуиция основывается как раз на такой способности мозга, позволяющей пересмотреть весь опыт, накопленный Вами за предшествующую жизнь, и дать оценку вероятности успеха,

воспринимаемую как внутреннее чутье. Такой метод, как правило, подходит для людей, обладающих большим опытом в области решаемой проблемы.

Инкубация

Этот метод состоит в том, чтобы дать идее возможность созреть в Вашей голове. Именно в состоянии покоя или активного отдыха мозг получает возможность свести воедино и обработать все данные, относящиеся к делу, в результате чего мы получаем наиболее зрелые и корректные решения. Как известно, многие люди вспоминают, где находится пропавшая вещь, находят решение трудной задачи или попадают в объятия творческого вдохновения как раз в такие моменты – когда едут в автомобиле, гуляют по лесу, принимают душ или загорают на пляже. Более подробно этот метод описан в пункте 2.2 данного раздела.

Жребий

Если ни один из описанных выше методов не привел Вас к решению, то любой из двух возможных выборов, видимо, является для Вас равноценным. В

таком случае Вы можете просто бросить монету и загадать «орла» в пользу одной альтернативы, а «решку» - в пользу другой. Во время подбрасывания внимательно прислушивайтесь к собственным ощущениям и эмоциям. Даже когда мы полагаем, что судьбой нам уготован равноценный выбор, к моменту

62

падения монеты интуитивно может быть найдено определенное

«суперлогическое» решение. Что вы испытаете, когда увидите результат жребия – облегчение или разочарование? Осознавая это, вы можете оценить свое истинное отношение к рассматриваемому выбору и уже на основании этого принимать решение.

5.6. Обеспечение достижения запланированного результата

Всякая постановка целей и планирование эффективны лишь настолько,

насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль исполнения намеченного. Необходимо контролировать реализацию своих планов и учиться на возникающих ошибках. Контроль также способствует повышению мотивации и «закрепляет» ощущение успеха при достижении поставленных целей.

Контроль предполагает: а) установку стандартов (определенных критериев, которые позволят Вам судить об эффективности Ваших действий);

б) измерение фактически достигнутых результатов; в) проведение корректировок. Выделяют три основных типа контроля: опережающий,

текущий и заключительный.

5.6.1. Опережающий контроль

Опережающий контроль ориентирует нас на предупреждение возможных отклонений еще до их появления. Конечно, нельзя говорить о глобальном характере предупреждения будущих ошибок и затруднений.

Однако, хорошо зная себя, свои психологические особенности и профессиональные возможности, мы можем с определенной долей вероятности предвидеть степень и особенности возможных проблем. Это позволяет нам заранее мобилизовать необходимые ресурсы для их предотвращения.

63

5.6.2. Текущий контроль

Текущий контроль (контроль процесса) предполагает периодическую оценку собственных действий на предмет их соответствия поставленным целям и выработанным планам. Через равные промежутки времени задавайте себе вопросы:

-выполняю ли я действительно необходимые задачи?

-подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?

-справляюсь ли с запланированными задачами в установленные сроки? -веду ли борьбу с «поглотителями времени» и «помехами»?

Скорейшее выявление и корректировка возникающих отклонений позволит Вам придерживаться выбранного курса с наименьшими затратами сил и времени.

Для повышения эффективности текущего контроля Вы можете использовать следующий прием: постоянно держите перед собой свои цели -

поместите их список на рабочем столе или повесьте на холодильник.

Смотрите через этот фильтр на каждую помеху, отвлечение, запрос или соблазнительное предложение, спрашивая самого себя: «Поможет ли это достичь моих целей?» Если нет, найдите способ избегать помех, вежливо отклоняйте заявки и запросы и сопротивляйтесь искушениям. Помните: если Вы хотите добавить в свое расписание какое-либо действие, при этом придется отказаться от чего-то другого.

5.6.3. Заключительный контроль

Заключительный контроль (контроль результатов) – это оценка эффективности Ваших действий с точки зрения достижения поставленных целей в конце планового периода (дня, недели, месяца, года). Особая значимость заключительного контроля обусловлена тем, что он выполняет мотивирующую функцию. Вопреки распространенному мнению, контроль должен быть не только негативным (уличать в неверных действиях, выявлять

64

допущенные ошибки), но и позитивным. Оценивая результат своих действий,

обязательно поощряйте себя за успехи, за хорошо выполненную работу; не оставляйте собственные достижения без внимания как нечто само собой разумеющееся. В случае получения неудовлетворительных результатов позвольте себе осознать возникающие негативные эмоции, прожить их, но не останавливайтесь на этом. Переключите свое внимание с того, что огорчает,

на то, чего Вы хотите достичь.

Для обзора результатов дня можно использовать следующие вопросы:

Какие результаты были достигнуты?

Что осталось не сделанным и почему (причины, помехи)?

Кто или что помешало мне сегодня достичь большего?

Где было потеряно время?

Где я пошел на напрасные компромиссы?

Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям?

Где я вследствие тщеславия предъявил чрезмерные требования к своим партнерам?

Как могли бы оценить меня мои родители, друзья, учителя?

Мог ли я отказаться от каких-то дел?

Чему я научился сегодня?

Удалось ли мне сегодня записать или обработать свои идеи?

Что или кто доставил мне сегодня радость?

Приблизил ли меня этот день к достижению моих целей?

Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода (дня, недели, месяца)?

После того, как Вы навели порядок в своем расписании, регулярно прилагайте усилия, чтобы поддерживать его. Каждый вечер отводите 10 – 15

минут на то, чтобы посмотреть, какие действия Вы запланировали на следующий день. Не реже чем два раза в год делайте обзор Ваших целей и действий, чтобы учесть любые изменения в приоритетах, обязанностях и интересах.

65

Лекция 6. Самоменеджмент и имидж руководителя

6.1. Организация времени

6.1.1. Основные этапы организации времени

Организацию времени следует начинать с анализа причин

возникновения проблем в данной сфере самоменеджмента. Поразмышляйте –

что является причиной Вашей неорганизованности:

Стремление сделать больше дел, чем это физически возможно.

Потребность отвлечься от проблем. Нередко мы бессознательно загружаем себя всевозможными важными и неважными делами, лишь бы не касаться тех или иных личных проблем – трудностей в браке, сложных взаимоотношений и т.п.

«Укрощение хаоса». Многие люди подсознательно оставляют дела до последней минуты или создают исключительно жесткие расписания,

потому что их возбуждает необходимость «совершить невозможное». Если у таких людей оказывается слишком много свободного времени, они становятся вялыми и совершенно непродуктивными. Таким людям важно наполнять свой график действительно важными, лично значимыми для них делами, а время досуга им рекомендуется также структурировать, как и рабочее время. Они могут поддерживать свою активность, выставляя себе собственные сроки выполнения задач.

Неопределенность целей. Это одна из самых распространенных причин беспорядка в расписании. Чтобы создать логичное расписание, нужно точно знать – каковы Ваши цели и приоритеты. Проблема постановки целей рассматривается в пункте 5.2 данного пособия.

Следующий шаг – это анализ ситуации. Приступая к организации времени необходимо проанализировать ситуацию, в которой Вы находитесь в данный момент:

1. Наверняка существуют определенные области в Вашей жизни, где Вы хорошо справляетесь с задачами организации времени. Отметьте их для

66

себя и возьмите на вооружение. Нет необходимости тратить силы на

изменение того, что и так хорошо работает.

2.Отметьте – что «не работает» в Вашей системе организации времени. Запишите на бумаге конкретные пожелания и жалобы.

3.Определите – что для Вас самое важное; выделите задачи,

решение которых максимально приблизит Вас к достижению жизненных целей, принесет наибольшее удовлетворение и радость.

4. Для того чтобы поддерживать свой энтузиазм в нелегком деле организации времени, составьте список «Зачем мне быть организованным?».

Вот примеры распространенных ответов на этот вопрос:

«Освободить время для общения с близкими».

«Делать большее за меньшее время».

«Испытывать ощущение достижения в конце каждого дня».

«Прекратить постоянно все откладывать».

«Уменьшить уровень напряжения. Контролировать большую часть своего времени».

Почаще заглядывайте в этот список, особенно когда чувствуете, что Ваша мотивация ослабевает.

Следующим этапом «покорения» времени является планирование.

Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование

(упорядочивание) времени.

Задача планирования состоит в том, чтобы обеспечить правильное использование временных ресурсов: употребить имеющееся время для плодотворной и успешной деятельности, либо достичь поставленных целей с минимальными временными затратами. Чем лучше мы спланируем время

(распределим его), тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах.

Помните, что управление временем – вещь очень личная. Постарайтесь из десятков предложенных советов выбрать только те, которые подходят именно Вам, и заставить их работать на себя.

67

Специалист по самоменеджменту Зайверт Л. на основе многочисленных исследований сформулировал правило: кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справится с важными делами.

План - это перечень дел, выполнение которых ведет к достижению цели,

и твердые сроки выполнения этих дел. Твердость сроков зависит от того,

знаете ли Вы, сколько времени реально требуется для выполнения той или иной работы. Если же не знаете, то потратьте время на хронометраж своей деятельности.

Простейший способ инвентаризации времени – строгое следование пяти правилам:

отметьте начало и конец каждого этапа очередного дела;

определите чистое время, которое ушло на каждый этап;

суммируя затраты, узнайте, сколько времени потрачено на всю

работу;

накапливайте подобные данные и уточните, сколько в среднем Вам требуется времени на выполнение того или иного вида работы;

попутно выявляйте потери времени.

Вы также можете использовать хронокарту, разработанную А.

Гастевым. Это разграфленный листок плотной бумаги, на котором 31 колонка,

каждая из которых соответствует определенному дню месяца, и 32 строки

(если Вы проводите хронометраж восьмичасового рабочего дня) или 96 строк

(если Вы проводите суточный хронометраж). Выполнив очередное дело, Вы вносите условное обозначение в соответствующую часть колонки, либо закрашиваете ее определенным цветом. Через какое-то время Ваша хронокарта начинает напоминать географическую карту, бесстрастно и объективно показывающую – на что и сколько тратится у Вас времени.

Суммировав его и разделив на количество единиц работы (чтение одной страницы, написание одного листа, беседа и т.д.), Вы узнаете производительность своего труда.

68

Для выявления потерь времени используйте "Листок дневных помех":

Основные виды «помех», не позволяющих Вам рационально использовать свое время, закодируйте в виде аббревиатур:

Т- телефонные разговоры П- посетители(неожиданные гости, незапланированный приход друзей)

TV-телевизор (незапланированный просмотр телепередач) и т.д.

При необходимости Вы можете создать подобные аббревиатуры индивидуально для себя.

Заносите в таблицу все «помехи», перерывы в работе, которые тормозят или нарушают ранее запланированный процесс. Анализируя полученную таким образом информацию, ответьте на следующие вопросы:

-какие помехи были наиболее дорогостоящими? -какие телефонные звонки оказались бесполезными? -какие посещения были ненужными?

-какие звонки могли быть короче и эффективнее?

-какие меры были приняты для ликвидации «помех» (или могли быть приняты)?

Разработка годового и недельного планов

Зная свои взаимоотношения со временем, можно непосредственно приступать к планированию. Теперь Ваш расчет времени будет корректнее, а

сроки реальнее. Оптимально организуют Вашу работу три плана - годовой

(перспективный), недельный и ежедневный.

69

Годовой план включает в себя только крупные дела, существенно приближающие Вас к цели. Важно помнить, что в течение года все мы неодинаковы: в одни месяцы мы активнее всего, в другие наша производительность падает. У большинства людей сезонные изменения работоспособности примерно одинаковы. Пик творческой активности, как правило, приходится на конец декабря - январь. Затем синусоида графика идет плавно вниз. В мае - июне обычно наблюдается средний уровень трудоспособности. В летние месяцы (июль – август) творческая активность опускается до нижнего предела, в сентябре - октябре вновь подходит к среднему, а затем стремится к своему пику в декабре. Эти физиологические особенности необходимо учитывать в долгосрочном планировании. Всю наиболее важную, сложную, творчески тонкую работу разумно относить на зиму, а летом планировать отпуск и такие дела, которые своей привлекательностью будут Вас дополнительно стимулировать, как-то компенсируя естественный спад творческих сил.

Недельный план вырабатывают чаще всего так. Составляют список дел,

затем его упорядочивают, делят дела на регулярные и прочие, пытаясь превратить нерегулярные дела в регулируемые и точно планируемые.

Регулярные дела четко фиксируются во времени: выполняются в одни и те же дни и часы. Все без исключения нерегулярные дела сделать регулярными едва ли возможно, поэтому определите степень неотложности нерегулярных дел.

Хорошо бы иметь режим недели, когда каждый из дней отводится на то или иное важное, перспективное дело.

В недельный план внесите все еженедельные встречи. Зафиксируйте текущие дела, которые приходятся на планируемую неделю. Мелкие работы целесообразно сгруппировать. Жизнь изменчива, подчас непредсказуема,

поэтому специалисты рекомендуют расписывать в недельном плане только

60% времени (запланированное время). Остальное - резерв, из которого 20%

отводится на непланируемые дела (непредвиденное время) и 20% на творческую работу (спонтанное время)