6244

70

Ежедневное планирование. Методы составления плана дня

Трудно переоценить значение ежедневного плана. Именно он помогает избежать беспорядка и суеты. Ежедневное планирование дает возможность выполнить больший объем работы, но при этом в значительной мере спасает от усталости. План дисциплинирует, удерживает от разных соблазнов.

При составлении плана на день важно учитывать то, что работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям,

происходящим в рамках естественного ритма. Говорят о так называемых

«жаворонках» и «совах». Первые могут особенно хорошо работать по утрам,

но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы. Вторые по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам.

Ни один из этих типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по-разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток таковы: пик работоспособности приходится на 11 часов дня; к

обеденному перерыву она слегка снижается; после обеда (к 14 часам)

работоспособность падает с 90% до 75% от максимальной; в 16 часов наблюдается подъем, затем снижение к 18 часам.

В периоды спада продуктивности не надо работать наперекор своему ритму. Расслабьтесь с чашкой чаю и используйте перерыв для социальных контактов и рутинной деятельности. К фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в щадящем режиме и не должен чрезмерно нагружаться. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Не пытайтесь работать против своего естественного ритма, а используйте эти закономерности в своем распорядке дня.

Рассмотрим некоторые методы ежедневного планирования.

71

6.1.2. Составление рамочного плана дня

Простейший способ ежедневного планирования - составление рамочного пана дня. Это набросок образцового рабочего дня. Даже если такой идеальный день вряд ли возможен, Вы можете использовать его как ориентир:

7 часов

8 часов

9 часов

10 часов

11 часов

12 часов

13 часов

14 часов

15 часов

16 часов

17 часов

18 часов

19 часов

20 часов

21 час

22 часа

23 часа

72

6.1.3. Планирование с помощью метода «Альпы»

Рассмотрим еще один метод составления дневного плана – «Альпы».

Он относительно прост, и когда Вы освоите его, Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Составления плана дня с помощью метода «Альпы» предполагает 5

основных стадий:

составление заданий;

оценка длительности акций;

резервирование времени про запас;

принятие решений по приоритетам;

последующий контроль и учет несделанного. 1. Составление заданий

Составление заданий - это запись всего того, чего Вы хотите или должны сделать на следующий день. Сюда Вы включаете задачи из недельного плана, невыполненное накануне, добавившиеся дела,

периодически возникающие задачи. В целях экономии времени и придания плану большей компактности используйте сокращения, соответствующие виду деятельности.

Примеры сокращений, которые можно использовать:

В. - визиты, встречи;

Т. - телефонные разговоры;

Ч. - процесс чтения (книги, газеты);

ПР. - письменная работа;

П. - планирование;

К.- контроль;

У. – учеба и т.д.

2. Оценка длительности акций

Напротив каждого задания в списке поставьте приблизительное время его выполнения. Установите для определенных дел определенный промежуток времени.

73

3.Резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила

планирования времени: 60% - запланировать, 40% - оставить в качестве резерва (см. пункт 2.3). Если же вы запланировали более 60% своего времени,

то доведите составленный вами список до указанных параметров,

устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел вычеркните либо перенесите.

4.Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению (вопросы установления приоритетности задач рассматриваются в пункте 2.5).

5.Контроль и перенос несделанного

Проанализируйте и перенесите несделанное за день на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становиться для Вас обузой, и тогда существуют 2 возможности:

∙Вы наконец-то решительно беретесь за него и доводите до конца.

∙Вы отказываетесь от этого дела.

При составлении плана дня, наряду с буквенными сокращениями, Вы также можете использовать графические символы (бюрографию) для обозначения важных элементов.

Символы бюрографии: ! - важно

? - выяснить

+ - приоритет

*- задача выполнена

** - задача выполнена особенно хорошо

~ - перенос несделанного на более поздний срок.

74

6.1.4. Использование органайзера

Удобным инструментом, помогающим организовать свое время,

является органайзер. Существуют органайзеры на основе бумажных бланков,

электронные органайзеры и органайзеры – компьютерные программы. Если Вы решаете использовать органайзер, выбирайте тот, который, как Вы чувствуете, будет Вам удобен, потому что соответствует Вашему способу мышления и образу жизни. Некоторые люди постоянно возвращаются в магазин в поисках наиболее удобного, «совершенного» органайзера и даже пытаются работать одновременно с несколькими органайзерами, надеясь выбрать лучший. Но «самого лучшего органайзера» просто не существует.

Остановитесь на каком-то одном варианте, используйте его постоянно, не расставайтесь с ним, по крайней мере, три месяца и дайте ему реальный шанс

«поработать» с Вами.

6.1.5. Установление приоритетности и Принцип Парето

Установить приоритетность - означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значения.

Иногда наши проблемы состоят в том, что мы:

-пытаемся сразу выполнить слишком большой объем работы; -распыляем свои силы на отдельные, часто неосуществимые, но

кажущиеся необходимыми дела.

В конце дня мы нередко приходим к выводу, что, хотя сделано вроде бы немало, действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места. Удачливые же люди отличаются, помимо прочего, тем, что они успевают решать очень много разных вопросов, но в течении одного промежутка времени бывают заняты только одной единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело.

Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.

75

Принятие решения о приоритетах - весьма индивидуальное дело,

поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны. О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречается объективный критерий.

Принять решение о приоритетности задач Вам могут помочь следующие вспомогательные критерии:

∙ Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (цели года, месяца, недели,

дня)?

∙Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?

∙Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочий группы

ит. д.?

∙Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в

краткосрочном и долгосрочном плане)?

∙Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Существует несколько правил и принципов установления приоритетности:

Принцип Парето

Принцип Парето был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923) и неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию времени гласит: если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за счет 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80% рабочего времени. В процессе

76

работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80 % результатов.

В связи с этим не следует браться сначала за самые легкие, интересные,

требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значимостью и важностью: сначала - немногие

«жизненно важные» проблемы, а уже потом - многочисленные

«второстепенные».

АБВ анализ

Проанализировать задачи с точки зрения их приоритетности,

значимости можно посредством АБВ анализа.

Отдельные задачи подразделяются на 3 класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей и обозначаются буквами А, Б и В:

∙Категория А – это важнейшие задачи. Они составляют примерно

15% от количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Значимость же этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет 65%.

∙Категория Б - важные задачи. На них приходится в среднем 20%

от общего числа задач и дел и 20% значимости.

∙Категория В – это менее важные и несущественные задачи,

составляющие 65% общего числа задач, но имеющие незначительную долю

(15%) в общей стоимости всех дел, которые мы должны выполнить.

Согласно выводам АБВ анализа рекомендуется за самые важные, т.е.

приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта.

Применение АБВ анализа:

1.Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени задач.

2.Систематизируйте задачи по их важности: установите очередность дел в соответствии с их значением для Вашей деятельности (не забывайте, что

77

срочность не равна важности, значимости) и пронумеруйте их.

3. Оцените ваши задачи в соответствии с категориями А,Б,В: «А» - первые 15% всех задач требуют Вашего личного участия;

«Б» - следующие 20% задач могут быть решены Вами или перепоручены другим лицам;

«В» - к выполнению оставшихся 65% задач Вы приступаете в последнюю очередь, либо перепоручаете их.

4. Перепроверьте свой временной план на предмет соответствия выделенного времени значению задач:

∙65% запланированного времени (3 часа ) - задачи А

∙20% запланированного времени ( 1 час ) - задачи Б

∙15% запланированного времени ( 45 минут ) - задачи В

(т.е. на менее важные, но поглощающие время задачи В, выделяется столько времени, сколько соответствует их значению).

5. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Принцип Эйзенхауэра

Еще один прием принятия решения по приоритетности задач - это использование принципа Эйзенхауэра.

Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. В зависимости от степени срочности и важности задачи подразделяются на 4 категории:

1.Срочные \ важные.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

78

2.Срочные \ менее важные.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию спешности» и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Но так как она не столь важна, ее необходимо перепоручить, либо решить ее позднее.

3.Менее срочные \ важные.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Но рано или поздно эти задачи превратятся в срочные и должны будут лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Может быть, стоит перепроверить их важность, установить сроки и частично поручить кому-то.

4.Менее срочные \ менее важные задачи.

От этих задач следует воздержаться, иначе перегрузки не избежать.

Наберитесь мужества и чаще прибегайте к корзине для мусора.

Если Вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра, Вы значительно повысите свою продуктивность.

6.2. Организация рабочего пространства

Успешность Вашей учебно-профессиональной деятельности в значительной степени зависит от того, насколько эффективно организовано Ваше рабочее пространство – будь то отдельный кабинет или же просто зона письменного стола, где Вы храните необходимые принадлежности и документы, где выполняете учебные задания. Рекомендации, которые Вы найдете в данном разделе, имеют универсальный характер. Вы можете использовать их для того, чтобы сделать свое рабочее место более организованным и комфортным. Эти же принципы применимы и для организации любого другого помещения. Более того, организуя свое пространство, Вы организуете и себя.

В данном разделе изложены принципы «самоорганизации изнутри наружу», разработанные американским автором Джулией Моргенстерн.

79

Джулия Моргенстерн – основатель компании Task Masters, оказывающей профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды предприятиям, организациям и частным лицам. В числе ее корпоративных клиентов – компании American Express, Sony Music и Microsoft. Если в процессе прочтения данного пособия вопросы эффективного обустройства пространства и предметной среды заинтересуют Вас, Вы сможете найти много интересной информации на эту тему в книге Джулии Моргенстерн «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу».

По мнению Джулии Моргенстерн, самоорганизацию легко поддерживать, если система построена на основе того, как Вы мыслите, и её можно развивать и адаптировать по мере изменений в Вашей жизни и работе.

Постоянно поддерживать порядок сложно и неприятно в том случае, если эта система плохо согласуется с вашей индивидуальностью и жизненной ситуацией. Кроме того, организованность – это образ жизни, который требует контроля и постоянных усилий, пока не превратится в приносящую удовлетворение черту характера.

Организованность – не в том, как выглядит окружение, а в том,

насколько эффективно оно функционирует. Если человек может найти то, что ему нужно, и тогда, когда это нужно, с легкостью достигает своих целей и счастлив в своем пространстве, значит, он хорошо организован. Эффективная система организации всегда очень индивидуальна и воплощает в себе своеобразие образа жизни человека, его потребностей и привычек. Попытки насиловать или подавлять себя в стремлении достичь успеха, если и приводят к каким-либо результатам в плане самоорганизации, то, как правило, очень непродолжительным. Построить эффективную систему самоорганизации можно только в том случае, если Вы настроены на сотрудничество с собой.

Создание эффективной системы самоорганизации можно рассматривать как своеобразный процесс обучения, предполагающий последовательное прохождение определенных этапов:

1.Анализ. На данном этапе Вы стараетесь посмотреть на текущую