701

Управление стоимостью проекта представляет собой процессы обеспечения его реализации в соответствии с поставленными целями и ограничениями (условиями). Цель управления стоимостью (затратами) состоит в разработке политики, процедур и методов планирования ресурсов и контроля затрат. Управление стоимостью включает следующие процессы:

—оценку стоимости проекта;

—бюджетирование;

—контроль стоимости;

—стоимостной анализ проекта.

4.2.ПроцессПланирование ресурсов проекта

(ResourcePlanning)

Ресурсы проекта подразделяют на два основных типа: невоспроизводимые (складируемые):финансовые, материальные, энергетические; воспроизводимые (нескладируемые): трудовые ресурсы, машины и механизмы, оборудование.

По способу использования ресурсы делятся на делимые и неделимые; по времени потребления — на начало работы, на проектный объем, равномерно, порциями.

Планирование ресурсов проекта выполняется в три этапа:

—определение потребности ресурсов и затрат;

—назначение ресурсов и затрат на работы;

—анализ расчетов на модели расписания работ и разрешение возникших противоречий.

Определение потребности трудовых ресурсов при заданной продолжительности работы рассчитывается по формуле (4.1).

Потребность в материальных ресурсах обычно определяется из проектно-сметной документации.

Практический пример № 7

Определение потребности строительства в материалах, полуфабрикатах, конструкциях и изделиях.

Базой для подсчета потребности в материальных ресурсах служат данные табл. 4.1 и рабочие чертежи. На основании расчета составляется сводная ведомость потребности в основных строительных материалах и конструкциях.

81

Таблица 4.1

Сводная ведомость потребности в основных материалах и конструкциях

Задание № 6

Со з да ние сп ис ка рес у рс о в(добавление ресурсовв проект)

1.В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.

2.В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.

3.В поле Название ресурса введите название ресурса. Названия ресурсов не могут содержать квадратные скобки ([]), запятые (,) или точки с запятой (;).

4.Если нужно указать группы ресурсов, в поле Группа, соответствующем данному ресурсу, введите название группы.

5.Задайте тип ресурса:

—чтобы указать, что данный ресурс является трудовым, в

поле Тип выберите Трудозатраты;

—чтобы указать, что данный ресурс является материальным, в поле Тип выберите Материалы.

6. Вполе Единицыизмеренияматериаловвведитенаимено-

вание единицы измерения для данного ресурса (например, метры, тонны или ящики).

82

7. В поле Макс. единиц для данного ресурса введите суммарное количество единиц доступности данного ресурса. Максимальное количество единиц определяет степень доступности данного ресурса для текущего проекта, например, на условиях частичной занятости или вместе с другими ресурсами.

Практический пример № 8

Из м ен ени е г раф ика раб от ы ре су р са Рабочие часы и выходные дни, указанные в календаре

проекта, являются стандартнымирабочимичасамиивыходными днями для каждого ресурса. Если отдельный ресурс работает совсем по другому графику или необходимо учесть отпуск или простой оборудования, можно изменить индивидуальный календарь ресурса.

1.В меню Вид выберите команду Лист ресурсов, а затем выберите ресурс, график которого требуется изменить.

2.В меню Проект выберите команду Сведения о ресурсе и

откройте вкладку Рабочее время.

3.Выберите в календаре дни, которые требуется изменить.

4.Чтобы изменить день недели для всего календаря, выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.

5.Выберите параметр стандартноевремя, нерабочеевремя или нестандартное рабочее время. Если выбран параметр

стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project, т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до

18:00.

6.Если на шаге 4 выбран параметр нестандартное рабочее время, введите время начала работы в поле С и время окончания в поле По.

7.Нажмите кнопку OK.

Если для группы ресурсов совпадают особые рабочие часы ивыходныедни, напримервторая смена илидругиевыходные, для этой группы можно создать новый базовый календарь. В

меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время.

Нажмите кнопку Создать и введите название нового базового календаря. Чтобы начать формирование стандартного кален-

даря, выберите параметр Создать новый базовый календарь.

83

Для быстрого изменения графика работы ресурса можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы

ищелкните ссылкуОпределениерабочихчасовдляресурсов.

Следуйте инструкциям в боковой области. На з на чен ие рес у р сов з а дач ам

Если задаче назначается ресурс, создается назначение. Любой задаче можно назначить любые ресурсы, а также изменить назначения в любой момент.

Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в Microsoft Project в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

1.В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

2.В поле Названиезадачивыберите задачу, которой требуется назначить ресурс, а затем нажмите кнопку Назначить

ресурсы .

3.В поле Название ресурса выберите ресурс, который требуется назначить задаче.

4.Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует выбрать или ввести значение меньше 100 %, задающее долю рабочего времени, которую ресурс должен посвятить этой задаче. Чтобы назначить несколько разных ресурсов, выберите названия этих ресурсов, удерживая клавишу CTRL. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в столбце Единицы введите или выберите значение больше 100 %. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.

5.Нажмите кнопку Назначить. Галочка слева от столбца Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.

6.Нажмите кнопку Закрыть.

Один ресурс можно заменить другим. Выберите задачу, ресурсы которой требуется заменить. В диалоговом окне

84

Назначение ресурсов выберите назначенный ресурс и нажмите кнопку Удалить. Выберите один или несколько ресурсов для назначения, а затем нажмите кнопку OK.

Для быстрого назначения ресурсов можно использовать боковуюобласть Назначение ресурсов.На панели инструментов Консультантнажмите кнопкуРесурсыи щелкнитессылку

Назначение людей и оборудования задачам. Следуйте ин-

струкциям в боковой области.

Практический пример № 9

Пу бли кац ия наз нач ени й на сер вер е M icr o - so f t Pr o j e ct S erv er

После назначения ресурсов задачам можно опубликовать назначения на сервере Microsoft Project Server. Члены группы смогут принять назначения и просмотреть свои индивидуальные списки задач, а также предполагаемые длительности и крайние сроки.

1.В меню Вид выберите нужное представление задач.

2.В меню Совместная работа выберите команды Опубликовать и Новые и измененные назначения.

3.Чтобы сохранить план проекта перед публикацией назначений, нажмите кнопку OK.

4.В поле со списком Публиковать новые и измененные назначения для выберите значение всего проекта, текущего представления или выбранных элементов. Привыборе варианта всего проекта будут опубликованы все новые и измененные назначения. При выборе варианта текущего представления будут опубликованы только новые и измененные назначения задач, отображенных в представлении. При выборе варианта выбранных элементов будут опубликованы только новые и измененные назначения для выбранных задач.

5.Чтобы ввести дополнительные сведения или изменить текст электронного уведомления, нажмите кнопку Изменить текст сообщения, введите нужный текст в поле Текст сообще-

ния, а затем нажмите кнопку OK.

Если в Microsoft Project задачи назначаются члену рабочей группы, электронное уведомление об этом назначении автоматически отправляется в электронный почтовый ящик данного лица.

85

Описанная процедура также работает при использовании электронной почты для интерактивной совместной работы.

После публикации назначений на сервере Microsoft Project Server назначенные ресурсы могут принять или отклонить назначения. Кроме того, они могут изменить сведения о назначении и вернуть обновление.

Чтобы просмотреть ответы на назначения и учесть обновления в плане проекта, следует войти на сервер Microsoft Project Server с помощью приложения Microsoft Project или с помо-

щью веб-интерфейса Microsoft Project Web Access.

1.В меню Совместная работа Microsoft Project выберите команду Обновить ход проекта. В Microsoft Project отобража-

ется страница обновления интерфейса Microsoft Project Web Access. В ответ на приглашение войдите на сервер Microsoft Project Server.

2.Чтобы просмотреть обновления, откройте вкладку Параметры просмотра и выберите нужные параметры для отображения.

3.Чтобы выделить обновления конкретных задач, откройте вкладку Фильтр, группировка, поиск и выберите необходимые параметры.

4.Чтобы объединить все обновленные сведения, выберите команду Принять все.

5.Чтобы включить обновления в план проекта, нажмите кнопку Обновить.

6.Чтобы вернуться в Microsoft Project, в меню Вид выбери-

те команду Другие представления, в списке Представления

выберите нужное и нажмите кнопку Применить. Обновления от членов группы используются при создании

проекта. Введите широкие этапы как суммарные задачи, назначьте ресурсы для этих задач, а затем публикуйте назначения. После принятия назначений члены группы смогут добавить подзадачи и их длительности. При обновлении проекта этими данными в списке задач появятся дополнительные сведения, необходимые для создания календарного плана.

86

Описанная процедура также работает при использовании электронной почты для интерактивной совместной работы.

Проверка и из м енение наз начений ресурсов В представлении «Использование ресурсов» отображаются ресурсы проекта и назначенные им задачи, сгруппированные под каждым ресурсом. С помощью представления «Использованиересурсов» можноопределить количество часов, запланированных для работы ресурса над каждой задачей, а также ресурсы с превышением доступности. Кроме того, определяется время, которое может быть выделено каждому ресурсу для

дополнительных трудозатрат.

1.В меню Вид выберите команду Использование ресурсов.

2.В столбце Название ресурса просмотрите назначения ресурсов.

3.Чтобы заменить для задачи один назначенный ресурс на другой, выберите нужную строку, установите указатель на поле «Идентификатор» (самый левый столбец), а затем перетащите задачу под новый ресурс.

Имеется возможность изменить единицы шкалы времени, например с дней на недели. В меню Формат выберите команду

Шкала времени и вкладку Нижний уровень. Выберите в поле со списком Единицы нужные единицы для шкалы времени. То же самое можно выполнить на вкладках Средний уровень и Верхней уровень.

Если название ресурса выделено красным жирным шрифтом, это означает, что ресурс перегружен.

4.3. Процесс Оценка стоимости (Cost Estimating)

Управление стоимостью проекта осуществляется на протяжении всего жизненного цикла. На каждой его стадии в зависимости от цели проекта могут применяться разные виды и методы оценки стоимости проекта.

На стадии разработки рабочей документации целью оценки является получение основы для расчетов и управления стоимостью проекта, источник оценки — сметная документация. Погрешность составляет 3–5 %.

На стадии реализации проекта цель оценки заключается в оценке стоимости выполненных работ (оценка проводится по

87

фактическим затратам на реализованные работы) и прогнозировании стоимости по предстоящим работам. Соответственно, погрешность оценки составляет 0 % и 3–5 %.

Аналогичные оценки стоимости проводятся на стадиях сдачи в эксплуатацию и завершения проекта.

Все затраты можно классифицировать как:

—прямые и накладные расходы;

—повторяющиеся и единовременные (разовые);

—постоянные и переменные по признаку зависимости от объема работ.

Стоимость использования трудовых ресурсов определяется формой оплаты труда.

Стоимость материалов определяется их ценой и качеством. Задание № 7. Для каждой работы проекта ввести потребность (затраты)трудовыхи материальных ресурсов:трудозатрат — из табл. 3.2 материалов и конструкций — из табл. 4.2.

На з на чен ие з ат р ат рес у рс ам

В Microsoft Project возможно назначение норм затрат на работу ресурсов и на материальные ресурсы, поэтому допускается точное управление затратами на проект. Для ресурсов можно назначить стандартные нормы затрат, нормы затрат на сверхурочную работу или нормы затрат на использование.

1.В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.

2.В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.

3.В поле Название ресурса выберите ресурс или введите название нового ресурса.

4.Вполе Типвыберите значениеТрудозатраты, еслиресурсом является сотрудник или механизм, или значение Материалы, если ресурсом являются расходные материалы или сырье (например цемент).

5.Для рабочих ресурсов в полях Стандартная ставка,

Ставка сверхурочных работ или Затраты на использование введите нормы затрат на ресурс. Для материальных ресурсов

вполе Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса (например тонны), а в полях Стандартная ставка или Затраты на использование введите норму затрат.

6.Нажмите клавишу ENTER.

88

Для любого нового введенного ресурса можно установить стандартные ставки и ставки за сверхурочную работу по умолчанию. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Общие. В полях Стандартная ставка по умолчанию и Ставка сверхурочных работ по умолчанию введите новые ставки. Если требуется использовать эти значения для всех будущих проектов, нажмите кнопку По умолчанию.

Для одного ресурса можно учесть различные нормы затрат. В примере рассматриваются: изменение нормы затрат для ресурса в ходе проекта, оплата ресурса по различным ставкам для разных назначений и различные разряды материальных ресурсов. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов. В поле Название ресурса выберите ресурс и нажмите кнопку

Сведения о ресурсе . Введите сведения на вкладке Затра-

ты.

Установка фиксированных затрат для з адач Большинство затрат проекта связаны с ресурсами. Однако некоторые затраты связаны с задачами, например затраты на поездки и печать. Такие затраты являются фиксированными

затратами для задач.

1.В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

2.В меню Вид выберите команды Таблица и Затраты.

3.В поле Фиксированные затраты для задачи введите затраты.

4.Нажмите клавишу ENTER.

В поле Начисление фиксированных затрат в таблице

«Затраты»можно выбрать способначисления. Этим определяется, следует ли начислять затраты в начале или в конце задачи, или затраты должны быть пропорциональны длительности задачи.

Оп ред еле ние м о м ен т а нач исл ени я з ат р ат В Microsoft Project затраты на ресурсы по умолчанию распределяются пропорционально, т. е. их начисление распределяется по длительности задачи. Однако имеется возможность изменить способ начисления, чтобы учесть затраты на

ресурсы в начале или конце задачи.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.

89

2.В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.

3.В поле Начисление выберите требуемый способ начисления. Если затраты распределяются пропорционально и имеется

несколько таблиц затрат на ресурсы, затраты будут рассчитаны с помощью норм затрат для соответствующих периодов времени и могут изменяться в процессе выполнения задачи.

Затраты на использование ресурсов всегда начисляются в начале назначения.

4.4. Процесс Бюджетирование (Cost Budgeting)

Под бюджетированием понимается определение стоимости выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс распределения затрат по видам и по времени выполнения работ, статьям затрат, центрам затрат или иной структуре. Бюджетирование является планированием стоимости.

Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта.

Бюджет может составляться в виде:

—календарных план-графиков затрат;

—матрицы распределения расходов;

—гистограмм кумулятивных затрат (нарастающим итогом);

—линейныхдиаграмм распределенных вовременикумулятивных затрат;

—круговых диаграмм структуры расходов и др.

4.4.1. Процедура финансового планирования

Под финансовым планированием (ФП) понимают разработку комплексного плана функционирования и развития предприятия в стоимостном выражении для обеспечения бесперебойной успешной работы предприятия.

В английском языке процедура финансового планирования называется «бюджетированием». Понятия «план» и «бюджет» мы будем считать близкими. Бюджет или система бюджетов должна показывать ориентиры повседневной деятельности руководителей предприятия.

Процедура финансового планирования включает планирование натуральных показателей по структурным подразделениям. Бюджетирование включает следующие этапы: планирование; принятие решений и их реализация; учет и контроль

90