Шаг четвертый. Подпишите претензию

В положении о юридическом отделе или о претензионной работе обычно устанавливают, кто из сотрудников компании должен подписывать претензии. Это может быть сам юрист, который ее составил, или кто-то из вышестоящих лиц. Например, руководитель юридического отдела.

Главное, что нужно проверить – у этого человека должна быть доверенность с правом подписывать претензии либо его право подписи должно быть закреплено в уставе.

Приложите к претензии копию доверенности. Это убережет от возражений контрагента о том, что у подписанта не было полномочий.

Рядом с подписью проставьте печать, если она есть у компании. Это придаст контрагенту большую уверенность, что претензия действительно пришла от вашей компании. Несколько лет назад организации получили право отказаться от использования печатей, но этим правом почти никто не воспользовался. Печать остается привычным реквизитом при оформлении документов.

Дата и исходящий номер – полезные, но необязательные реквизиты. Они помогут вам вести учет отправленных претензий. Но для суда будет иметь значение не дата составления, а дата отправки.

 

Шаг пятый. Отправьте претензию

Претензию направьте способом, который позволит зафиксировать факты ее направления и получения, а также ее содержание. Для этого претензию можно направить одним из трех способов:

• отвезти лично;

• отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;

• передать курьерской службой.

Какой из этих способов выбрать, уточните у своего руководства. В компании могут быть правила, которые подробно регулируют документооборот и порядок направления претензий.

Если у вашей компании с контрагентом долгие и доверительные отношения, дополнительно направьте скан-копию претензии на электронную почту. Так контрагент быстрее исполнит требование и не доведет дело до суда.

Самое важное

Если неверно указать адрес контрагента, он просто не получит претензию, а суд сочтет это несоблюдением досудебного порядка.

В нормативных актах нет обязательной формы для претензии. Сам документ можно назвать «Претензия», «Досудебная претензия» или «Требование».

Претензию следует направлять таким способом, который позволит зафиксировать факты направления и получения, а также ее содержание.

В ответе на претензию можно признать доводы контрагента и выполнить его требования. А можно подобрать контраргументы, чтобы переубедить автора претензии или найти компромисс.

Какой из этих вариантов выбрать, юристы обычно решают не сами, а вместе с тем подразделением компании, которое отвечало за исполнение договора. Именно менеджеры подскажут, действительно ли компания нарушила договор и какой линии поведения собирается придерживаться: сразу выполнить все требования контрагента или возразить ему.

В любом случае прежде, чем писать ответ на претензию, надо четко продумать позицию компании в этом споре.

Не стоит игнорировать претензию. Если вы на нее не ответите, контрагент обратится в суд с иском. А суд может расценить ваше молчание как согласие с требованиями контрагента.

На этом уроке вы составите структуру ответа на претензию и подберете формулировки, которые можно использовать в работе.