Шаг 5. Передайте доверенность представителю
Если ведете учет выданных доверенностей, то в журнале регистрации сделайте отметку о выдаче доверенности и присвойте ей номер. Если учет не ведете, то присваивать номер необязательно: без него доверенность все равно действительна.
Передавайте представителю доверенность под подпись. Например, попросите представителя расписаться в журнале регистрации доверенностей. Также можете составить отдельный акт о передаче доверенности. Электронную доверенность направьте представителю письмом с подтверждением получения.
Самое важное
Проверьте, чтобы в доверенности были обязательные реквизиты: дата совершения, сведения о доверителе, сведения о представителе, подпись доверителя.
Срок действия доверенности указывайте, если ее нужно выдать на конкретный период меньше или больше года. Если выдаете доверенность на год, срок можно не прописывать.
Убедитесь, что доверенность не нужно удостоверять у нотариуса. Если не удостоверите доверенность, для которой по закону нужна нотариальная форма, она будет недействительна.
Корпоративные и распорядительные документы организации
Приказ директора – это один из самых распространенных актов компании. Им оформляют большинство организационных и производственных вопросов: от создания компании до увольнения отдельных сотрудников.
Обычно приказы директора составляют или согласовывают юристы. На уроке научитесь составлять грамотный приказ, который не вызовет вопросов у руководителя и сотрудников компании.
Руководитель не всегда сам подписывает приказы – он может выдать другому сотруднику доверенность на подписание таких документов. Например, часто в крупных компаниях приказы о приеме на работу или отпусках подписывает не директор, а сотрудник отдела кадров.
Какие бывают приказы
Все приказы можно разделить на три группы:
● по организационным вопросам;
● основной производственной деятельности;
● личному составу.
Примеры задач, которые решают разные приказы
По организационным вопросам |
По основной производственной деятельности |
По личному составу (кадровые) |
● создание, ликвидация или реорганизация компании; ● образование коллегиальных или совещательных органов; ● утверждение организационной структуры управления, штатного расписания; ● утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.). |
● закупка материалов, оборудования для функционирования организации; ● формирование и осуществление научно-технической политики; ● обеспечение выпуска качественной продукции; ● подведение итогов работы, оформление результатов проверок, ревизий; ● решение других вопросов, связанных со спецификой организации. |
● обеспечение отбора и приема на работу сотрудников; ● создание условий обучения сотрудников; ● оформление перевода на другую работу; ● оформление командировок и отпусков; ● оформление поощрений сотрудников и наложения взысканий; ● оформление увольнений; ● решение социальных вопросов: гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др. |
Как составить приказ
В этом уроке описаны стандартные правила подготовки приказов. Но может оказаться, что в вашей компании приняты другие правила. Если они есть, ориентируйтесь на них.
1. Возьмите подходящий бланк
Приказ оформляйте на бланке организации. Иногда у компаний бывают специальные бланки для приказов – они отличаются от общих бланков. Если такой бланк есть, используйте его.
2. Составьте текст приказа
Приказ можно условно разделить на три части:
● шапка с реквизитами;
● вводная часть;
● решение и поручения.
В шапке укажите номер и тему приказа.
Пример
«Об объявлении выговора» или «О назначении временно исполняющего обязанности генерального директора».
Ниже укажите дату и место составления приказа.
В вводной части коротко поясните, в связи с чем издаете приказ.
Главная часть приказа – решения и поручения. После вводной части напишите слово «ПРИКАЗЫВАЮ», поставьте двоеточие и перечислите, какое решение утверждаете. После этого пропишите перечень поручений, которые должны выполнить сотрудники, чтобы исполнить решение.
Пишите простыми предложениями и не используйте двусмысленных фраз. Избегайте сокращений и аббревиатур, кроме тех, которые используют в вашей компании. Помните, что приказ будут читать и выполнять сотрудники компании. Если вы сформулируете поручения неточно, сотрудники могут его неправильно понять и исполнить.
Укажите, кто будет контролировать исполнение приказа. Это должен быть сотрудник, компетентный в вопросе, по которому издали приказ.
Пример
Контроль за исполнением приказа о выплате премии можно возложить на главного бухгалтера.