книги / Современная пресс-служба.-1

Все зависит от масштаба организации. Крупные корпо­ рации создают специальную службу для сайта, кто-то - на­ нимает агентство. Практика показывает, что для дела лучше, если этим занимается собственное подразделение или кон­ кретный сотрудник.

В штате пресс-службы у нас был предусмотрен админи­ стратор сайта О. Сарынин, а начинала этим заниматься спе­ циалист Н.С. Шелуханова. Генеральный директор ООО

«Перминформ» О.М. Рыбакина заинтересованно помогала нам, гуманитариям, осваивать информационные ресурсы Ин­ тернета.

Приложение к ИР должно содержать стандартизирован­ ный перечень социальной, производственной, финансовой, аналитической информации, представляемой в пресс-службу. Указываются все структурные подразделения, вся информа­ ция, которую они должны передавать в пресс-службу.

Стандартный пакет раскрываемой информации вклю­ чает: структуру сайта, материалы для пресс-релизов, годо­ вых отчетов, информационно-аналитические документы, со­ держащие обобщенные результаты финансовой и производ­ ственной деятельности, материалы о продвижении услуг (продуктовая реклама), социальную информацию, связанную с благотворительной и спонсорской деятельностью и др. Стоит обратить особое внимание на подготовку соответствую­ щих международным стандартам информационно-аналитичес­ ких материалов о компании, в частности, о ее финансовом со­ стоянии, обращении ценных бумаг и других сведений.

Вести в Интернете раздел для зарубежных партнеров пресс-службе помогало управление по внешнеэкономической деятельности ОАО «Уралсвязьинформ» (начальник В.П. Юзвак). Надо сказать, первое время пресс-служба была подчи-

йена заместителю генерального директора по внешнеэконо­ мической деятельности В.В. Попову, тогда и были заложены основы работы по взаимодействию с общественностью.

Важный этап - согласование ИР с заместителями ге­ нерального директора по центрам ответственности (или структурными подразделениями в госучреждении). Проект документа сопровождается внятной пояснительной запис­ кой о целесообразности его введения. К экземпляру проек­ та кроме пояснительной записки прикрепляется «лист со­ гласования», содержащий название проекта, графу для по­ желаний по существу его содержания, должность, фами­ лию и дату согласования. Обязательно укажите срок воз­ врата согласуемого документа в пресс-службу и контакты исполнителя проекта.

Лист согласования информационного регламента

По получении результатов систематизируйте все заме­ чания и предложения и обсудите их на экспертном совете.

Неоценимую помощь в создании дифференцированной информационной системы для СМК нам в свое время оказа­ ли: главные редакторы областных газет «Звезда» (С.В. Трушников), «Вечерняя Пермь» (в то время С,.Ф. Жу­ равлев), «Местное время» (генеральный директор В.Б. Про­ хоров, главный редактор В.Ю. Коробейников), «Новый ком­ паньон» (И.В. Лобанов), «Профсоюзный курьер» (В.Т. Ши­ тов), «Пермские новости» (О.И. Тодощенко), «Коммерсант» (генеральный директор К. Иванов и главный редактор В. Су­

ханов), «Российская газета» (главный редактор Ю. Руднев, директор Ю. Мадьянова) и другие, которым мы доверяли и с кем конструктивно сотрудничали.

Процесс согласования информационного регламента - дело не из легких. Кто-то не хочет и не считает нужным де­ литься информацией, кто-то рассматривает эту затею как по­ сягательство на их компетенцию, кому-то просто не по душе упорядочение функций служб. Эту процедуру надо пройти, ибо коллективное осмысление документа принесет и репута­ ционные и экономические дивиденды. А четко выстроенные вертикальные и горизонтальные информационные потоки упорядочат работу всей компании, органов государственной власти, местного самоуправления.

Систематизировав все пожелания, которые лягут в осно­ ву новой пояснительной записки для руководителя предпри­ ятия (госучреждения), приступайте к подготовке утвержде­ ния проекта ИР. Пакет документов должен содержать пояс­ нительную записку, ИР, заключение экспертов и лидеров мнений.

ИР является эффективным инструментом обеспечения информационной открытости, доведения до общественно­ сти социально значимой информации, формирования имиджа предприятия как инвестиционно привлекательно­ го, надежного делового партнера и средством привлечения клиентов.

ИР в структурах власти можно использовать как инст­ румент, обеспечивающий системное и содержательное взаи­ модействие с общественностью, эффективное проведение государственной политики, направленной на удовлетворение запросов и интересов общества и его граждан.

Структура информационного регламента

1.Введение (указывается цель введения в действие ИР).

2.Общие положения (основные термины и понятия, ис­ пользуемые в информационном регламенте).

4.Задачи структурных подразделений по организации информационных процессов.

5.Порядок подготовки и раскрытия информации.

6.Выступления от лица организации.

8.Перечень информации, предоставляемой структурны­ ми подразделениями в пресс-службу на регулярной основе.

9.Стандартный пакет раскрываемой информации об ор­ ганизации.

10.Ожидаемый эффект от информационного регламента. Чаще предприятия создают Положения об информацион­

конфиденциальной информации, ответственности и контроле. Чтобы информационный регламент или Положение об

информационной политике были эффективными, необходимо поработать с сотрудниками, задействованными в их реализа­ ции. Коллеги должны понять, что эти документы являются

действенным инструментом в достижении бизнес-целей.

Задача пресс-службы - позаботиться о единой термино­

логии и средствах коммуникации, информационно-техно­ логическом обеспечении формирования информационной и коммуникационной политики предприятия, госучреждения, органов местного самоуправления.

Имея в руках любую информацию, важно обдумать, как правильно ею распорядиться. Коммуникационный аспект яв­ ляется определяющим в завоевании общественного интереса.

2.8. Деловая культура и деятельность пресс-службы

Этические проблемы и вопросы этикета целесообразно включать во все темы и практические задания для студентов. На вопросах делового общения молодые специалисты «спотыка­ ются» чаще всего, поэтому необходимо овладеть важной ин­ формацией в этой области, усвоить основы протокольного дела.

До банальности грустный пример из преподавательской практики. Начало семестра, с трепетом иду на первую ввод­ ную лекцию. Подготовленная, подтянутая, в своем лучшем деловом костюме. Захожу в аудиторию, приветствую студен­ тов и... первая «осечка» - ответили, но никто не поднялся с места. Недоумение, конечно, захлестнуло, тут же вспомни­ лись свои студенческие годы и определенный пиетет перед преподавателями. Хотя, понятно, все поколения студентов в каких-то преподавателей влюбляются, кого-то про себя ти­ хонько «ненавидят», но в данном случае речь о другом: вто­ рой семестр, четвертый курс - передо мной практически кол­ леги. Большинство «подрабатывают» и уже имеют опреде­ ленный жизненный и деловой опыт. Доска к занятиям не подготовлена, вся исписана математическими символами, засохшая тряпка валяется на полу... В аудитории - забитая мусором урна и вокруг нее бутылки из-под «Кока-Колы», пустая тара из-под сока, шкурки от бананов и т.д. Часть верх­ ней одежды свалена на последние ряды, часть - прямо на столах перед студентами. Группа почти 30 человек, на неко­ торых столах - емкости с попкорном, жестяные баночки с будто бы живительным американским напитком, заметила - двое вообще жуют откровенно, чей-то сотовый телефон дал о себе знать...

Что было дальше - дела наши внутренние. Могу сказать одно, что в большей или меньшей степени ситуация повторя­ ется из года в год, но мы с ребятами по завершении мастеркласса с юмором вспоминаем о начале нашего «визуального» знакомства и уже с приобретенной имиджевой деловой сте­ пенностью «по косточкам» разбираем эту ситуацию и делаем для себя важные заметочки о центрах ответственности убор­ щицы (если такие вообще имеются) и своей роли специали­ стов по имиджу в предложенных обстоятельствах.

Важно, чтобы студенты на занятиях получали возмож­ ность осмысливать практические этические проблемы, во­ просы общей поведенческой культуры и делового протокола, школы делового общения. Это дает им необходимый опыт решения повседневных этических проблем в своей профес­ сиональной деятельности.

Помимо лекций в форме диалога на практических занятиях мы отдаем предпочтение методу изучения и разбора различных жизненных ситуаций, публичных PR-акций, телепередач, мате­ риалов из газет и этическую сторону их подачи. Баланс точек зрения, интересов всегда очень поучителен и полезен. Но сле­ дование этическим принципам, дипломатичный стиль поведе­ ния людей являются идеалом, и рассчитывать на их полное во­ площение в жизни по меньшей мере наивно. Что же касается делового протокола - здесь все определено.

Современный этикет и деловой протокол - практическая основа жизнедеятельности организаций. Знать правила очень важно, ибо, например, деловой протокол для руководителей, лидеров в деловом мире становится одной из самых необхо­ димых и востребованных частей ведения бизнеса. Умение цивилизованно вести себя и цивилизованно сотрудничать высоко ценится в деловых кругах.

Напомнить об этом руководителю, недооценивающему важность знания деловых процедур, это тоже забота пресссекретаря. Я предпочитаю убедить руководителя встретиться «тет-а-тет» с профессионалом по имиджу, деловому прото­ колу, сама «потихонечку» обращу внимание спецов на наши «белые» - чистые пятна и, как правило, не присутствую при

таких встречах.

А вот что касается культуры речи, тут приходится изо­

щряться, чтобы «квартал» не был «кварталом», «договор» - «договором», «средства» - «средствами», чтобы руководи­ тель произносил не убийственное «позвонишь», a - «позво­ нишь» и чтобы из его уст не вылетало местоимение «ихних», а в любом случае - «их» и т.д. Приходится ловить момент, место, настроение и решать проблему культуры речи.

Хочу обратить серьезное внимание на важность знаний пресс-секретаря в этой области. Рекомендую книгу профес­ сора Э.Я. Соловьева «Современный этикет. Деловой прото­ кол» или книгу ученого-международника, имеющего опыт дипломатической работы и протокольной службы на высшем государственном уровне, В.Е. Улаховича «Протокол и этикет

в современной дипломатии».

Кого заинтересует деловой протокол, а его знать необ­ ходимо, можно поучиться в Центре «Деловой протокол», ко­

торый возглавляет В.Н. Шевченко - признанный знаток про­ токола, работавший со многими секретарями ЦК КПСС,

а сейчас советник Президента России и председатель Наблю­ дательного совета организации «Деловой протокол».

Актуальность знания этикета, делового протокола - оче­ видна. Поведение каждого из нас само по себе является носи­ телем определенной информации, по которой нас восприни­ мают окружающие.

Для сотрудника пресс-службы обыденные функцио­

нальные вещи - переговоры, международные контакты,

встречи с партнерами, деловые поездки - требуют опреде­ ленной подготовки и правильной организации. Даже если в вашей компании есть служба протокола, вам лично необхо­ димо знать, как одеваться и держать себя при приеме на ра­ боту, проведении коммерческих переговоров, на деловых со­ вещаниях, как не следует поступать за столом, на официаль­ ных приемах и встречах, как, простите за банальность, поль­ зоваться столовыми приборами, какими должны быть дело­ вые аксессуары руководителя (портфель, визитная карточка, ручка и т.д.), надо уметь произнести тост, не допустить ошибку и правильно вести себя в христианской церкви, ме­ чети, синагоге, буддийском храме. Важно знать религиозную иерархию, формы обращений, приветствий и представлений, форму написания официальных писем представителям кон­ фессий, уметь вести себя у служителей религии, иметь пред­ ставление об организации и проведении гражданской пани­ хиды и т.д.

Пресс-секретарь сопровождает руководителя практиче­ ски везде, и техника видения дела, его формы - заметны. От­ носительно легко можно овладеть внешними атрибутами де­ ловой культуры, но гораздо труднее усвоить культуру внут­ реннюю. На психологическом уровне фальшь чувствуется всегда. Поэтому стремление достичь совершенства в деловой культуре - это надежная ступенька к вершинам карьеры. Нравственными и этическими принципами деловой культуры должен руководствоваться каждый деловой человек. Деловая культура произвольно или непроизвольно регулирует его деятельность.

Этика бизнеса - увлекательная область знаний. В теоре­ тическом плане - это философия. Для нас, практиков, весьма важно понимать, что этика, являющаяся органичной частью философии, имеет непосредственное отношение к поступкам человека. И деловое сообщество, несмотря на все противоре­ чия, определенный цинизм ведения бизнеса, все чаще обра­ щается к непреходящим ценностям, пусть пока в публичных выступлениях.

Поэтому пресс-секретарь как фигура ключевая, фор­ мирующая имидж госструктуры, руководителя, корпора­ ции, вольно или невольно является «носителем» деловой культуры организации, своей лично и лидера, с которым работает.

Любое деловое общение начинается с обмена визит­ ными карточками. Сегодня у многих руководителей дву­ сторонние визитки на двух языках: на русском и английском (или на языке пребывания: французском, японском, арабском и др.). Протокольная практика предусматривает два вида ви­ зиток с односторонними текстами. Это свидетельствует об уважении к деловому партнеру.

В русскоязычном варианте визитки с товарным знаком организации печатаются имя, отчество и фамилия, должность и адрес вашей корпорации, номер телефона, факса, электрон­ ной почты. Можно указать и имя сайта в Интернете. Присут­ ствие на визитке номера сотового телефона в России свиде­ тельствует об особом расположении к вам партнера или его доступности в любое время. Как правило, руководители, если посчитают нужным, сами дописывают на визитках номера своих сотовых телефонов.

В иностранном варианте печатаются имя и фамилия и все остальные данные. Я всегда прошу наших переводчи- ков-профессионалов проверить тексты визиток, ибо русскоя­ зычные названия должностей, подразделений часто не имеют в иностранных языках прямых аналогов.

Размер, цвет, шрифт визитки, бумага регламентируются Стандартом применения фирменного стиля организации.

Имейте в виду, что визитка визуально свидетельствует о респектабельности и финансовом положении.

К сожалению, порой приходится наблюдать, как визитку достают из кармана. Для этих целей предусмотрена кожаная «визитница», находящаяся в деловом портфеле или женской деловой сумочке.

О главных требованиях к одежде прочтите в специ­ альной литературе. Но на практике испытываешь чувство неловкости из-за неопрятности, неначищенных ботинок, мя­ тых брюк, стучащих на весь коридор или зал каблуков- «шпилек» и т.д. Всегда приятна одежда спокойных, деловых тонов, соответствующая мероприятию, времени дня и года, возрасту человека. Одежда - это деликатный вопрос, здесь не всегда дело только в статусе, возрасте, но и в знании меры. Уральское лето не щедрое на тепло, и иногда приходится резко переходить от зимней одежды к костюмам и платьям, а летом - надевать курточки, брюки и т.д.

Время и по-хорошему раскрепощает людей, особенно молодежь. Но во всем нужно чувство меры, которое необхо­ димо воспитывать в себе. Крайне сложно выполнить поруче­ ние руководителя и поговорить с сотрудницей о ее одежде. Летом в офисах появляются мужчины-сотрудники в пляжных сабо, юноши и девушки - в шортах. Для одних сотрудников прозрачные кофточки, оголенные руки, выставленные «на