10002

привлечь внимание к новому сообщению и подробно предста' вить его;

облегчить журналистам задачу по составлению материала и

правильно изложить факты.

На заметку

–Всегда выпускайте пресс'релизы на фирменном бланке с на' званием вашей организации. Это придает им официальный и про' фессиональный характер и сразу показывает журналистам, от кого они поступили.

–Всегда указывайте в пресс'релизе как минимум одно лицо для контактов с телефонными номерами для дневных и вечерних звонков. Обеспечьте, чтобы указанное лицо было на месте по этим номерам в обозначенное время.

–Весь текст должен быть в любом случае напечатанным, а не написанным от руки. Между строками используйте двойной про' бел, чтобы журналисты смогли без затруднений делать пометки и вносить изменения.

–Составьте пресс'релиз в краткой и простой форме. В идеале пресс'релиз должен быть напечатан на одной стороне листка бума' ги и не занимать более двух страниц.

–Всегда указывайте дату вашего пресс'релиза. Объясните, ко' му он предназначен (например, редактору отдела новостей).

–Сделайте заголовок интересным и напечатайте его заглавны' ми буквами или выделите жирным шрифтом.

–Абзацы и предложения должны быть короткими.

По возможности в первом же абзаце обозначьте главные факты по принципу «5 вопросов» (Кто делает? Что происходит? Где проис' ходит? Когда происходит? Почему происходит?).

–Сделайте первое предложение интересным. Если вы сразу же не завладеете вниманием журналиста, он/она не будет читать до конца.

–Прежде чем выпустить пресс'релиз, еще раз просмотрите эти примечаниями с соответствующим сотрудником.

–Всегда важно проследить за результатами выпуска пресс'ре' лиза. Как бы вы его ни отправили – по почте или факсу, – вы ни' когда не узнаете наверняка, дошел ли он до пункта назначения, ес'

ли не проверите. Есть только один способ убедиться в этом и узнать, заинтересовался ли журналист, а именно поговорить с ним. Как правило, это делается с помощью телефонного звонка после выпус' ка пресс'релиза.

–Подготовьтесь к звонку. Вам может понадобиться в двух предложениях обобщить информацию, представленную в пресс'

релизе, и это вас шанс проявить способность убеждать. Какой ас' пект освещается, почему это новость, почему аудитория будет заин' тересована?

–Запишите все это в нескольких кратких тезисах. Редактор в отделе новостей всегда очень занят и у него будет всего несколько минут на разговор с вами, и в течение этих нескольких минут она или он примет моментальное решение; так что будьте готовы!

Пресс конференция

1. Зачем нужна пресс'конференция?

Пресс'конференция является общепринятым методом заложе' ния основы для опубликования материала. Она может быть прове' дена практически везде, но обычно предполагает более активные действия со стороны средств информации, так как они должны на' править репортеров или телевизионную бригаду. Поэтому средства информации захотят, чтобы такие действия были оправданы. Та' ким оправданием может стать хороший материал или материал, ко' торый нуждается в подкреплении на пресс'конференции, или мате' риал, который они боятся упустить, если не придут на пресс'конфе' ренцию. Первым соображением будет, скорее всего, возможность заполучить на пресс'конференции то, что они не смогли получить из пресс'релиза или телефонного интервью.

Приманкой для привлечения журналистов может стать пред' ставление фотографий на пресс'конференции (но они должны быть достаточно хороши, чтобы не вызвать разочарование).

Пресс'конференция может стать удачным вариантом для созда' ния атмосферы информационного «события» и распространения важного материала ассоциации среди всех средств информации од' новременно. Знаменитость, выступающая в начале пресс'конфе' ренции, может оживить материал и обеспечить дополнительное ос' вещение. Обычно пресс'конференция оказывается оправданной, если удовлетворены одно или оба из следующих требований:

предстоит объявить о сенсационной или крупной новости; вы обеспечили присутствие знаменитости, представляющей

интерес для средств информации.

В пресс'конференции обычно участвует лицо, которое делает

краткое выступление, а затем отвечает на вопросы и может дать по' следующие интервью.

На заметку

–Можно провести совместную пресс'конференцию с другими организациями, если вы вместе работаете в какой'то акции. Часто другие организации занимаются более широкими проблемами, чем

ассоциация; поэтому вам необходимо разъяснить журналистам, что каждая группа на пресс'конференции имеет свою специфику.

–Состав выступающих должен быть небольшим, а выступле'

ния краткими; больше всего журналистов будут интересовать во' просы, которые позволят им развить свой собственный подход. Как правило, должны быть два или, максимум, три выступающих, каж' дому из которых отводится не более пяти минут, если их несколько.

–Перед различными средствами информации стоит разные задачи. Радио и телевидение захотят сами взять интервью и редко пользуются пленками и записями с основной пресс'конференции.

2.Контрольный список для подготовки к пресс'конференции

Позаботьтесь о заблаговременном уведомлении

Если возможно, уведомите средства информации о предстоя' щей пресс'конференции за неделю, но никак не менее чем за два дня, с тем чтобы это мероприятие можно было запланировать. Разо' шлите средствам информации сообщение с указанием сведений о том, когда и где состоится пресс'конференция, кто будет на ней вы' ступать, какова ее тема или предмет обсуждения и к кому можно обратиться за дополнительной информацией. Затем свяжитесь по телефону, «Чтобы убедиться, что они получили это сообщение, и уговорить их придти на пресс'конференцию, а также предвари' тельно оценить состав представленных средств информации.

Время

Во многих странах самым удобным временем для проведения

пресс'конференций считается позднее утро (с 10:00 или 11:00) или ранний полдень (с 14:30 или 15:00). Начинайте пресс'конференцию вовремя.

Место проведения

Оно должно быть удобным, с учетом того, что журналисты при' едут на машине, и им понадобится место для парковки. Место про' ведения пресс'конференции должно быть таким, чтобы его легко можно было найти. Для этого повесьте снаружи крупную вывеску или указатели. Проверьте помещение на предмет вместимости и освещения, наличия электрических розеток (для телевизионщи' ков), обеспечения звука (достаточно ли оно изолировано от посто'

ронних шумов, таких как уличный транспорт или телефоны; не по' надобится ли микрофон), планировки (где будут люди сидеть, где вы можете расположить заднее оформление, есть ли место для стенда, есть ли отдельная комната для проведения индивидуальных интервью после пресс'конференции).

Следите за тем, чтобы выступления были краткими

Выступления не должны длиться более 10 минут. Длинные речи могут быть распространены среди средств информации в письмен' ной форме. Зачитывайте только те ключевые выдержки, которые,

как вы рассчитываете, средства информации будут использовать как прямые цитаты. Журналисты – люди занятые, им можно быс' тро наскучить, и они могут захотеть развить собственный подход к теме посредством проведения интервью после пресс'конференции.

Распространите копию ключевых заявлений в начале пресс конференции

Это позволит журналистам следить за тем, что говорится, и бу' дет способствовать тому, что заявление ассоциации будет опубли' ковано без искажений. Сделайте на заявлении пометку «сверить с представленным вариантом», так как заявления никогда не переда' ются в точности такими, как они были подготовлены.

Постарайтесь, чтобы не было слишком много выступающих.

Чем больше выступающих, тем больше сообщений и тем в меньшей степени вы можете проконтролировать, что именно выне' сут журналисты с пресс'конференции.

Назначьте ведущего

Ведущий представит выступающего, объяснит порядок проведе' ния пресс'конференции (например, можно ли взять отдельное ин' тервью после основной части пресс'конференции и кто это органи' зует), будет направлять поток вопросов, возможно ответит на кон' кретные вопросы об ассоциации и закроет пресс'конференцию.

Будьте приветливы

Заранее приготовьте освежающие напитки. Составьте список всех, кто будет присутствовать, и обеспечьте их имеющейся инфор' мацией (копия сообщения, пакет материалов для средств информа' ции или по кампании с базовой информацией, предстоящее вы' ступление). Кто'то с эмблемой ассоциации должен встретить гос' тей, записать их имена, дать разъяснения и в целом создать благо' приятное впечатление.

Итоговый пресс релиз

Его следует подготовить заранее, отразив в нём самые удачные и наиболее значимые цитаты из выступления. Его необходимо рас'

пространить среди средств информации, которые не были пред' ставлены на пресс'конференции.

Осветите свою пресс конференцию

Обеспечьте присутствие собственного фотографа и протокол выступлений. Предложите фотографии средствам информации и напишите соответствующий материал для собственного издания.

Пакет материалов для средств информации

Пакет материалов для средств информации или брифингов обычно предназначен для предоставления средствам информации

базового материала в удобной форме. Он облегчает работу журна' листам и дает ассоциации возможность привлечь внимание к кон' кретным проблемам. Содержание таких пакетов может быть самым разнообразным.

3. Подготовка к общению со средствами информации на пресс' конференции

В начале визита официального лица часто бывает полезным не' которым образом подготовить вашего докладчика к общению со средствами информации, с тем чтобы передать основные темы и ключевые моменты в приемлемой для них форме. Можно также уделить время обсуждению и подготовке различных вопросов, ко' торые могут возникнуть на пресс'конференции. Вы должны прове' рить, обладает ли докладчик опытом общения со средствами ин' формации, с тем чтобы учесть это в процессе подготовки. В идеаль' ном варианте эта подготовка должна проходить с участием симпа' тизирующего вам журналиста, но ее можно провести и посредст' вом простого практического занятия с разыгрыванием ролей.

а. Пакет брифингов для пресс конференции

Хороший пакет материалов для средств информации поможет журналистам, обеспечиЕ их необходимой информацией в доступ' ной форме. Часто журналисты работают Е жестких временных

рамках и поэтому оценят по достоинству то, что им представлена соответствующая информация в ясной форме. Кроме того, этот па' кет даст ассоциации возможность сфокусировать внимание журна' листов на тех проблемах и вопросах, которые она хотела бы осве' тить как можно шире.

Пакет для средств информации должен быть максимально крат' ким – в виде набора отдельных страничек, каждая из которых по' священа конкретному вопросу, что позволит их легко копировать или отсылать по факсу. На каждом листе должно быть указано лицо для контактов и телефонный номер, а также содержаться предло' жение с дополнительной информации. Ключевые компоненты па'

кета материалов для средств информации в отношении выступаю' щего сводятся к следующему:

б. Биографические данные докладчиков

Внесите их на самом видном месте. Они не должны занимать больше одной страницы, давать следующую информацию:

когда они родились;

их род занятий или профессия; их конкретная специальность;

любые организации, в которых они участвуют;

их опыт в сфере нарушений прав человека; где они выступали/в каких местах были прежде;

любые другие совещания, в которых они принимали участие; любые премии за мир или защиту прав человека, которые им

присвоены; любые отзывы о них со стороны известных людей или в прессе.

с. Цель и программа визита

Вы имеете возможность высветить те проблемы, к которым вы хотели бы привлечь внимание журналистов. Почему докладчик сейчас посетил эту страну? С кем он встретится? Какие надежды возлагаются на этот визит?

е. Фотография

Лучше, если это будет портрет (голова и плечи) достаточно хо' рошего качества для печати. Удачная фотография может помочь убедить телевизионных продюсеров, что ваш гость заинтересует их телезрителей.

4. Поддержание контактов Можно запросто забыть, что во время деловой программы вы

проведете с вашим гостем значительную часть времени и можете не оказаться на рабочем месте или у телефона в тот момент, когда журналисты захотят назначить или изменить время для интервью,

или министры захотят договориться о встрече, а друзья и родствен' ники вашего гостя захотят связаться с ним.

Поэтому важно, чтобы по вашему рабочему телефону (или по контактному телефону, указанному в ваших брошюрах и публика' циях) дежурил какой'то человек для связи, который имел бы копию вашего графика и был в курсе вашей программы, чтобы ответить на элементарные вопросы. Мобильный телефон может также помочь снять проблемы связи. Можно воспользоваться системой звонков на «базу», чтобы узнавать сообщения и давать новую информацию.

Интервью

Возможно, интервью и комментарии с цитатами являются са'

мым привычным для ассоциации средством появления в средствах информации – особенно на радио и телевидении, где важное зна' чение имеют голос и картинка с изображением. Часто интервью яв' ляется желаемым результатом пресс'релизов, пресс'конференций и специальных мероприятий. Ключевыми факторами хорошего ин' тервью является знание предмета и хорошая подготовка.

1. Перед интервью

Назначьте время и место

В случае официального интервью обговорите место и время, ко'

торое оно займет. Избегайте интервью неопределенной продолжи' тельности, которые дают журналисту возможность часами рас' спрашивать вас до тех пор, пока вы не скажите то, чего не хотели бы говорить. Но будьте готовы к тому, что интервью может продлиться больше запланированного времени.

Согласуйте предмет, определите круг вопросов

Будьте конкретны в выборе тем для интервью. Проверьте, на' сколько вы знаете то, о чем пойдет разговор, с тем чтобы заранее приготовить статистические данные, имена, имеющие отношение к приводимым примерам и фактам, особенно для журналистов печат' ных изданий. Все журналисты хотят, чтобы их материал был пол' ным и завершенным и могут рассчитывать на то, что вы представи' те основные факты и цифры. Может быть так, что они мало знают о предмете или не уверены в том, как его освещать. Разговор перед интервью даст вам возможность определить обсуждаемые вопро' сы, выделить те моменты, на которые вы хотели бы обратить внима' ние, свести к минимуму значение других вопросов и назвать имена других людей, с которыми было бы полезно встретиться журналис' ту. Чем раньше вы это сделаете, тем лучше. Большинство тем мож' но преподнести по'разному. Вы хотите представить тему так, чтобы это имело наиболее благоприятные результаты с точки зрения прав

человека, и это ваш шанс. Будьте осторожны, если журналист нео' хотно очерчивает предмет интервью. Такому репортеру лучше пря' мо сказать: «Я хотел бы знать, что именно вас интересует, с тем что' бы подготовить для вас всю информацию и статистику».

Составьте список

Подготовьте информацию, которую вы хотели бы предоста' вить. Перед интервью составьте список трех'четырех наиболее важных моментов, которые вы хотели бы подчеркнуть. Список дол' жен состоять из кратких ключевых слов, а не полных фраз. Никто не захочет выслушивать, как вы зачитываете текст, так как это по' ходить на заранее заготовленные фразы.

Определите аудиторию журналиста

Помните, репортеры всегда ищут то, что привлечет внимание их соответствующей аудитории.

Определите характер средства информации

Будет ли это живой эфир или запись? Если это радио, необходи' мы эффектно звучащие ответы. Будет ли оно в форме дискуссии?

Уважайте чужое время

Если вы договорились перезвонить журналисту через 30 минут, сдержите слово. Иногда журналисты работают сверхурочно, поэто'

му, если вам удобно интервью по телефону вечером, договоритесь об этом, а если вы предлагаете дополнительную информацию, обя' зательно предоставьте ее.

Спрогнозируйте вопросы и прорепетируйте ответы

Вы выступаете от имени ассоциации. Обсуждение с коллегами или другими членами ассоциации может помочь вам прояснить пози' цию, которой придерживается ассоциация, а также показать, каким образом интервью послужит достижению целей кампании. Проиг' рывание интервью с одним из коллег может добавить вам уверенно' сти. Подготовьте некоторые эффектно звучащие ответы заранее.

Сконцентрируйтесь прежде всего на важных моментах

У вас может быть ограничено время, поэтому сконцентрируй' тесь прежде всего на ключевых вопросах.

Проверьте, располагаете ли вы самыми последними данными

Просмотрите дневные газеты, чтобы проверить, нет ли там соот' ветствующей информации. Выступило ли правительство с заявлени' ем в ответ на сообщение? Есть ли какие'либо сообщения о стране?

Расслабьтесь

Журналистам нужны хорошие цитаты и ясные прямые мысли,

аименно это нужно и вам.

2.Во время интервью

Ведите себя как эксперт, не волнуйтесь Вы знаете о работе вашей ассоциации в сфере прав человека го'

раздо больше, чем журналист, а он нуждается в вашей информации, чтобы сделать материал. Поэтому, если вы подготовились и у вас в голове ясность, вы будете направлять интервью. Возьмите инициа' тиву на себя и направляйте интервью в положительное русло. Оста' вайтесь спокойны, так как журналисты могут попытаться удивить вас или вывести из себя. Не сердитесь. Это их работа. Ваша работа заключается в том, чтобы как можно лучше ответить на вопросы.

Отвечайте точно и кратко

Помните, что самый эффектно звучащий ответ занимает всего во'

семь секунд или 25 слов. Из 20'минутного интервью журналист мо' жет использовать только 32 секунды, поэтому говорите простым язы' ком и избегайте жаргонных слов. Излагайте прежде всего важные факты и не забудьте остановиться после ответа на вопрос. Не продол' жайте говорить и говорить, стараясь пояснить то, что вы уже сказали.

Для средств вещания говорите полными предложениями

Хотя радио' или телевизионное интервью может показаться всего лишь разговором, старайтесь помнить, что журналист рассчи' тывает на законченные предложения, которые передают вашу клю'

чевую мысль. Не забудьте также, что лучше говорить от имени ас' социации, а не от своего имени. Избегайте слов «Я считаю, что ...». Как представитель вашей ассоциации вы говорите от ее лица, и вы должны это сказать.

Не позволяйте уводить себя в сторону

Поддерживайте беседу вокруг ваших ключевых вопросов. Если вопрос выходит за рамки темы, вы можете ответить: «Это очень важный вопрос, но на самом деле существенное значение для пони' мания ситуации имеет то, что ....». Помните, что вы можете взгля' нуть на ваш список ключевых моментов, чтобы убедиться, что отме' тили три важнейших момента, о которых вы хотели сказать.

На позволяйте журналисту говорить за вас

Если журналист спрашивает: «Итак, вы хотите сказать, что....», вы должны парировать:

«Я сказал, что .......». Никогда не начинайте отвечать на такой во' прос со слова «да, ...».

Именно вы должны решать, что вы говорите публично, а не ре' портер. Избегайте предположительных или гипотетических вопро' сов; журналисты часто спрашивают: «а что, если...?», когда хотят вызвать какой'то противоречивый ответ. Вы должны ответить, что ассоциация не делает прогнозов относительно будущего.

Чтобы выиграть время, переспросите журналиста

Это может дать вам немного времени на обдумывание вашего ответа.

Будьте сдержанны

Если вы нервничаете, держите руки на коленях, а не давайте им трястись в нервном тике. Если вам задали недоброжелательный во' прос, не расстраивайтесь, а ответьте твердо: «Вы ошибаетесь на' счет ...., но я рад, что вы затронули этот аспект». Или: «Мне жаль, что вы так думаете, но я прошу вас учесть, что ....».

Постарайтесь привести отдельные примеры Не бойтесь проявлять какие то эмоции

Главный вопрос журналиста, который он не произносит вслух, заключается в следующем: «А нам'то что до этого?» Ваш ответ дол' жен донести также не высказанную вслух мысль, что людям долж' но быть до этого дело, они должны быть возмущены и предпринять что'то. Поэтому и вы можете выразить свое возмущение. Только не производите впечатление человека, не владеющего собой, и не упо'

требляйте необоснованных выражений.

Для телевидения

Прежде всего, еще до интервью, обсудите круг вопросов, ко'

торые задаст вам журналист. По крайней мере, вы имеете право спросить интервьюера, какой будет первый вопрос. Это ваше эле' ментарное право как интервьюируемого.

Оденьтесь в строгие тона (чтобы не отвлекать интервьюера). Сидите прямо, чтобы выглядеть подтянутым, уверенным и ак'

куратным; не откидывайтесь на спинку стула и не присаживайтесь на краю.

В основном смотрите на интервьюера, а не в камеру. Употребляйте простые слова.

Не вертитесь. Камера и микрофоны улавливают еле заметное движение.

Попросите стул, который не вращается, чтобы не крутиться нервно перед камерой.

Если вы находитесь на улице, снимите солнечные очки. Иначе может показаться, что вы что'то прячете.

Не реагируйте на вопрос гримасами. Помните, что на вас все время направлена камера.

Для радио

Опять же, попросите заранее сказать вам, какой будет первый вопрос.

Не ерзайте, звук может попасть в эфир.

Не надевайте звенящие украшения.

Не прерывайте и не говорите одновременно с другими.

Тематические статьи

Материалы новостей являются лишь средством представить ин' формацию ассоциации. С учетом того, что место ограничено, ин' формационные заметки о выступлениях и кампаниях ассоциации часто бывают очень краткими. Другие варианты дают различные разделы газет и разнообразные программы по радио и телевидению.

Печатные издания

В отношении крупного сообщения переговорите с одной или

несколькими газетами на предмет опубликования тематической статьи, подкрепляющей информационную заметку. Очень важно передать сообщение газетам заранее (помня об ограничениях), с тем чтобы они смогли прочитать и обработать содержащуюся в нем информацию для более крупной тематической статьи.

Переговоры о тематических статьях должны проводиться предва'

рительно с редактором или с редактором полосы, на которой публику' ются тематические статьи. Можно также переговорить со свободным журналистом, который напишет материал и затем договорится о его

публикации. Газеты, выходящие в выходные дни, часто более склон' ны согласиться на тематические статьи, чем ежедневные издания, ко' торые располагают меньшим объемом. Предложение одной газете эксклюзивного тематического материала может сделать его более привлекательным. Во многих газетах имеются различные разделы с целью привлечь читателей с разными интересами. Такие газеты под' ходят для размещения материалов под разными аспектами.

Часто в газетах есть полоса, где помещаются редакционные ста' тьи и остается значительное место для материалов с различными точками зрения. Часто их авторами являются штатные журналисты и представители общественности, которые имеют репутацию экс' пертов или представляют организацию, мнение которой имеет важ' ное значение, например ассоциацию. Обычно за эту полосу отвеча' ет какой'то редактор.

Средства вещания

Места на каналах вещания для ассоциации становится все меньше. В большинстве стран все реже освещаются международ' ные новости. Поэтому стоит подумать, как сделать материалы при' влекательными для различных средств информации. … Есть ли на этот счет специальные программы? Привлечет ли участие в кампа' нии известной личности дополнительное внимание средств инфор'

мации? Просмотрите сетку программ радио и телевидения с точки зрения использования этих возможностей.

Полосы для писем

Полосы газет, выделенные для писем, дают прекрасную воз' можность для начала дискуссии по проблемам и проявления обще' ственного интереса и озабоченности.

Пометьте письмо «для публикации».

Сделайте его коротким – в идеале на 200 слов, но в любом слу' чае не более 400 слов.

Придайте ему форму ответа на какой'то материал, опублико' ванный в газете, или на сообщение новостей.

Пусть его подпишет кто'то, представляющий какую'либо орга' низацию или пользующийся уважением в обществе.

– Дайте контактный номер телефона, с тем чтобы можно было проверить факты.

Поступающие в редакцию звонки и ответные беседы

Некоторые радиостанции ведут программы, приглашающие к

участию слушателей. Эти программы могут дать ассоциации благо' приятную возможность продемонстрировать озабоченность про' блемой или выразить к ней интерес. Лучше членам ассоциации не

называть себя в этом качестве, а говорить просто в качестве пред' ставителя общественности.

Фотографии

Хорошие фотографии могут гарантировать место в газете. Теле' визионные станции всегда ищут впечатляющие зрительные образы.

На заметку

–Сделайте фотографии привлекательными для средств ин' формации. Достаточно изобразить известную личность (если толь' ко эта личность не делает то же самое для другой организации). Бросающееся в глаза общественное мероприятие, такое как запуск воздушных шаров или посадка деревьев.

–Убедитесь, что снимок сделан на фоне лозунга или плаката за спиной выступающего или на фоне мероприятия, с тем, чтобы его был видно на фотографии.

–Разошлите средствам информации многочисленные уведом' ления. Уточните место и время проведения мероприятия. Направьте пресс'релиз с этими данными под заголовком «фотовозможности».

–По возможности проявите гибкость. Предложите провести репетицию или повторить мероприятие, чтобы уложиться в сетку вещания.

–Обеспечьте свои собственные фотографии и предложите их

газетам, которые не делали снимков (проверьте, какими фотогра' фиями они пользуются – цветными или черно'белыми), вместе с подписями к фотографиям.

–Подписи должны просто объяснять фотографии – кто что делает, почему, где и когда.

–Будьте изобретательны!

Улаживание проблем

Бывают случаи, когда в сообщениях о проблемах или позиции ассоциации появляются ошибки. Их стоит исправлять, только если это действительно серьезные ошибки или искажения. Ваша реак'

ция может быть следующей:

Опровержение или извинения

Если появилось явно предвзятое выступление против ассоциа' ции или серьезная ошибка, свяжитесь с редактором, направив письмо или по телефону, объясните, в чем состоит ошибка газеты, и попросите выступить с опровержением или извинениями в следу'

ющем выпуске. Не требуйте опровержения или извинения, если вам просто не понравился тон, стиль и содержание статьи.

Напишите письмо

Напишите редактору письмо с объяснением, в чем заключается неверная информация, и попросите опубликовать это письмо на по' лосе для писем. Это может быть важно, так как отсутствие какой' либо реакции может создать впечатление, что ассоциация не спо' собна отстоять свою позицию. Однако, стоит подумать, не нанесет ли публикация извинений дополнительного ущерба, повторив пер' воначальную ошибку, вместо того, чтобы устранить такой ущерб. Если ошибка была вашей, то письмо может служить доказательст' вом вашей честности.

Будет правильным реагировать на каждое выступление против ассоциации, даже если мало шансов, что ваша реакция будет опуб' ликована. Зато редакторы будут знать.

Позитивный ответ

Критическая статья об ассоциации может дать вам возмож' ность начать диалог в средствах информации. Ответ газете, которая напечатала очень критическую статью об ассоциации, может быть следующим:

Статья о позиции ассоциации была неверной, мы считаем, что автор не полностью понял нашу позицию. Мы хотели бы воспользо' ваться возможностью пояснить наши взгляды и то, чем мы занима' емся. Не могли бы вы принять от нас небольшую статью? Заметка в

газете подняла интересные вопросы и открыла возможности для содержательной дискуссии по этой проблеме. Не могли бы вы при' нять ответ от ассоциации?

Проигнорируйте статью

Ничего не предпринимайте. Некоторые люди считают, что за' метка будет забыта через неделю; поэтому лучше не напоминать чи' тателям об ошибке или недружелюбном выступлении. Мелкие ошибки или агрессивный тон следует игнорировать, не реагируя в официальном порядке, особенно в статьях, выражающих мнение, или обзорах. Читатели, возможно, захотят обмена мнениями по этой проблеме. Однако неверное освещение позиции ассоциации,

которое осталось неисправленным, может зафиксироваться в па' мяти как настоящая позиция ассоциации.

Непосредственная работа со средствами информации: пример сотрудников по общественно полезным работам

Общественно'полезные работы – это санкция, которая осуще'

ствляется в рамках общины, в том смысле, что правонарушители, приговоренные к общественно'полезным работам, не только выпол' няют их в общине, но и находятся под надзором этой самой общины.

Поэтому тем более важно, чтобы широкая общественность и осо' бенно лидеры общины и те, кто отвечает за принятие решений, по' нимали, в чем заключается этот новый вариант наказания. Вот здесь и начинается роль средств информации. Только с их помощью мы можем обратиться к общественности, объяснить, что такое общест' венно'полезные работы, и показать их преимущества. Позитивное освещение общественно'полезных работ в средствах информации является важной и ценной частью кампании по просвещению обще' ственности, а работа со средствами информации – это важный ком' понент стратегии в области связей с общественностью. Походы к этой работе, которые хорошо продуманны и базируются на пред' ставлении материала журналистам и вещателям, укрепляющем ре' путацию программы общественно'полезных работ, могут способст' вовать ее внедрению и реализации. Это также сведет к минимуму возможность негативного и сенсационного освещения проблемы.

Поддерживайте контакты со средствами информации в целом!

Роль сотрудников по общественно'полезным работам в пропа' ганде этой программы заключается в том, чтобы подробно расска' зать о программе и проинформировать о ней широкую обществен' ность. Работая на местах, эти сотрудники обладают важной обшир' ной информацией о программе и о том, как она работает. Они будут

знать, как положительно преподнести эту информацию и насколько опасно ее негативное освещение. Они также способны установить хорошие контакты со своими местными средствами информации.

Они могут делать следующее:

– Связаться с местным средствами информации и представить им подробные данные о том, как работает программа на местном уровне, предоставить статистические данные о рабочих местах, описать конкретные примеры, представить данные о количестве лиц, не выполнивших программу, и проблемах, с которыми при' шлось столкнуться.

Привести журналистов из местных средств информации в ме'

стные учреждения, чтобы они смогли ознакомиться с тем, как реа' лизуется программа на практике. Однако интервью с правонару' шителями следует проводить с осторожностью. Эти интервью должны иметь положительные результаты для программы общест' венно'полезных работ. Более того, необходимо, чтобы правонару' шители понимали все последствия таких интервью и последующе'

го их опубликования. В любом случае следует получить осознанное согласие правонарушителя.

Составлять бюллетени для всех общенациональных пресс'рели'

зов. Посещать местные совещания и конференции для объяснения целей и преимуществ программы. Важно, чтобы сотрудники по об' щественно'полезным работам использовали публичные мероприя' тия для пропаганды программы.

Интервью для радио и телевидения: советы для интервьюиру емых:

Думайте только о двух'трех ключевых пунктах, которые вы хо' тели бы отметить во время интервью, и постарайтесь, чтобы они были отражены в ваших ответах.

Спросите заранее, какие будут заданы вопросы. Если вопросы не позволят вам подчеркнуть один'два из ваших ключевых пунктов, скажите об этом и предложите изменить вопросы, с тем чтобы они позволили вам сделать это.

Всегда будьте приветливы с интервьюером.

Даже симпатизирующий вам интервьюер может задать один или несколько каверзных вопросов. Спрогнозируйте самые труд' ные вопросы и подготовьте ответы заранее.

Не принимайте враждебных вопросов на свой счет. В любом случае никогда не выходите из себя во время интервью с задирис' тым журналистом.

Отвечайте на вопросы кратко, короткими предложениями.

Интервью может проходить в прямом эфире, а может быть за' писано на пленку. В последнем случае не раздумывая прервите от' вет на полуслове, если вы допустили ошибку, и спросите, нельзя ли ответить на вопрос еще раз.

Если интервьюер предваряет вопрос неточным или искажаю' щим истинное положение дел заявлением, сразу же поправьте его, а затем отвечайте на вопросы.

Отвечайте только на вопросы относительно политики вашего ведомства. Если вам задан вопрос о том, о чем у национального ко' митета по общественно'полезным работам нет своего мнения, в случае записи интервью поясните позицию интервьюеру. По воз'

можности прослушайте или просмотрите свое интервью или по' просите сделать это своего друга или коллегу. Отметьте удачные и неудачные моменты и посмотри, как можно улучшить ваши ответы

вследующий раз.

5.Оценка

Оценка является способом повысить эффективность проведе'

ния кампании. Благодаря ей можно учиться на опыте, чтобы в буду' щем все сделать на более высоком уровне. Оценка работы со сред' ствами информации проблематична. Можно, в зависимости от име'

ющихся ресурсов, узнать, в какой степени вы добились освещения в средствах информации. Гораздо труднее узнать, произвело ли это такой эффект, на который вы рассчитывали.

Советы в отношении оценки. Что вы хотите оценить?

Есть два вопроса, которые могут в центре внимания контроля и оценки:

Результаты: Какое вы оказали влияние? Самые важные измене' ния, которые должны быть рассмотрены в ходе оценки, это те, что указаны в целях плана, то есть ожидаемые изменения.

Методы. Насколько хорошо сработали методы (стратегии, спо' собы, ресурсы)? Позволяя понять причины успеха или неудачи, оценка помогает укрепить сильные стороны и исправить недостатки.

Какая требуется информация?

Информация, которая вам потребуется, определяется тем, на чем вы акцентировали оценку. Если цель кампании заключается в том, чтобы «Повысить уровень осведомленности общественности», вы можете захотеть определить, в какой степени и на каком

Методы формирования общественного мнения Е. Тополева

(директор Агентства социальной информации, Москва)

В целях формирования позитивного общественного мнения в отношении альтернатив тюремному заключению возможно как принятие отдельных мер, так и проведение специальной кампании, что более эффективно. В любом случае необходимо начать с опре' деления целей работы по связям с общественностью и целевых ау' диторий. Вопрос, па который надо ответить с самого начала: «У ко' го конкретно мы хотим сформировать мнение и какое?». Чем более определенным будет ответ па этот вопрос, тем успешнее будут дей' ствия в дальнейшем. По всей видимости, одной из основных целе'

вых групп в данном случае будут средства массовой информации. Важно понять, на какие именно СМИ следует ориентироваться в первую очередь и каковы их особенности (тираж, регион распрост' ранения, потребительская аудитория, тематика, стилистика).

После того как выявлены цели дентельшдли пи общественного

мнения и целевые аудитории, составляется текст послания, которое

необходимо им передать. Возможно, таких вариантов будет не' сколько в зависимости от особенностей целевых групп. Тексты по' сланий желательно протестировать.

Далее определяется организационная структура кампании или характер будущих действий, сроки; выявляются имеющиеся чело' веческие и технические ресурсы. Затем составляется план дейст' вий или кампании. Конкретные мероприятия выбираются с учетом специфики целевых групп, тематики, возможностей организато' ров, сроков, внешних обстоятельств и пр.

Если адресатом являются СМИ, то стоит иметь в виду, что поми' мо пресс'конференций, существуют и другие способы воздействия па эту аудиторию:

регулярная рассылка пресс'релизов; пресс'брифинги; круглые столы;

информационные встречи; дискуссии; выставки;

организация поездок/командировок журналистов в места, «где все можно увидеть своими глазами»;

встречи в узком кругу (например, чаепития); создание тематического пресс'клуба; организация интервью и многое другое.

Что касается работы с другими целевыми аудиториями, в осо' бенности, с различными группами населения, то здесь решающее значение приобретают уличные акции: митинги, демонстрации, шествия, представления, сборы подписей. В отношении властей действенными являются мероприятия, на которые, помимо самих чиновников, приглашаются журналисты и представители общест' венности.

Создание пакета рекламных/пропагандистских материалов всегда поможет в проведении кампании но связям с общественнос' тью. Профессионально и оригинально подготовленные социальные теле'и радиоролики – мощный механизм воздействия на аудито'

рию. Опыт показывает, что они могут быть бесплатно размещены в эфире теле'и радиокомцапий.

В целом же, при определении методов воздействия на целевую аудиторию, стоит как можно больше фантазировать и не ограничи ваться традиционными способами. Чем оригинальнее мероприятие, тем больше шансов привлечь к нему внимание общественности.

РАЗДЕЛ 3.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ ФСИН РОССИИ

Глава 5. Понятие, цели и задачи делопроизводства. Организация и ведение делопроизводства

Термин «делопроизводство» вошел в научный оборот и практи' ку административных органов России во второй половине XVIII в. В первоначальном смысле слова он обозначал деятельность, связан' ную с принятием решений, или «производством дел», где под «де' лом» понимался вопрос, который должен был решать администра' тивный или судебный орган власти.

В современном значении делопроизводство или документаци онное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечи' вающая документирование и организацию работы с официальны' ми документами194.

Документирование как важнейшая составляющая делопроиз' водства представляет собой регламентированный процесс фикса' ции на различных носителях и оформления на основании установ' ленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.

Современное документирование министерства, службы, агент' ства всех ветвей власти сочетает естественные, традиционные спо'

собы фиксации информации (рукописный, машинописный, в том числе в виде телеграмм, телефонограмм, факсов т.д.) с искусствен' ными (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и другие средства вычислительной техники и микрографии).

Способ фиксации информации определяет и выбор средств до кументирования. Это могут быть и простые орудия, используемые для составления документа (карандаш, ручка), механические (элек' тромеханические средства, такие как пишущие машины, магнито' фоны, диктофоны, фото', кино', видеотехника). Это могут быть и средства вычислительной техники.

В литературе в зависимости от средств документирования раз' личаются способы документирования195:

текстовое; кино', фото', видеодокументирование; электронное.

Результатом документирования выступает документ, т.е. за'

фиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать196. В отличие от других носителей информации – книг, газет, журналов, содер'

жащих вторичную, переработанную информацию, в документах информация фиксируется впервые.

Понятие «документ» (лат. documentum – способ доказательст' ва, свидетельство) с самого своего возникновения наполнено право' вым содержанием. В русский язык это слово вошло благодаря Петру I, который придавал ему значение «письменного свидетельства».

Документ многофункционален, что позволяет ему удовлетво' рять различные социальные потребности и выступать средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функ' ций. Одна из основных функций управления, реализуемых в дея' тельности властных структур, – функция организации системы и процессов управления – находит выражение в комплексе органи' зационных документов. Это правила, положения, нормы, устанав' ливающие статус, границы компетенции. Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организа' ции, которые фиксируются в плановых документах. Функции доку' мента подразделяются на общие и специфические. К общим функ' циям относятся:

информационно отражательная. Значение любого документа

– отразить на материальном носителе мысль, идею, суждение и со' хранить эту информацию во времени и пространстве;

социальная – всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;

коммуникативная – документ всегда выступает средством коммуникации между людьми, народами, государствами;

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа:

управленческой функцией наделены документы, создаваемые специально для реализации целей управления (плановые, отчетные, организационно'распорядительные);

правовой функцией наделены документы, фиксирующие пра' вовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, кото'

рые временно исполняют эту функцию (например, доказательства в сфере судопроизводства);

научно историческую функцию исполняют документы, реали' зовавшие свои основные функции и поступившие в архив.

статистическую функцию выполняют документы, в которых обобщены те или иные сведения либо сами документы являются

единицей статистического наблюдения.

Сами документы можно классифицировать по различным осно' ваниям.

По способу документирования различаются документы: рукописные письменные (текстовые); изобразительные; графи'

ческие; фотодокументы; аудиодокументы; кинодокументы; доку' менты, созданные с помощью компьютерной техники.

Взависимости от источника поступления различаются доку' менты: входящие (поступившие в организацию); исходящие (от' правляемые из организации); внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Всвою очередь входящие документы включают:

–правительственные (поступающие от Президента Россий' ской Федерации, Правительства России, депутатов Федерального Собрания и т.д.);

–ведомственные (поступающие из министерств и ведомств Российской Федерации, региональных управлений министерств и ведомств);

–обращения граждан (поступающие от граждан, трудовых коллективов).

Исходящие документы могут представлять собой ответы на вхо' дящие документы или инициативные документы (письма, ответы на запросы, циркулярные письма, телеграммы, справки и т.д.).

К внутренним документам относятся организационно'распоря'

дительные (приказы, распоряжения), переписка между управлени' ями, структурными подразделениями, служебные записки и т.д.

По критерию гласности документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах (например, докладных записках) содержание излагается в свободной форме.

В трафаретных документах структура изложения запрограмми' рована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста.

Типовые документы составляются на основе образца (напри' мер, командировочные удостоверения, справки и др.). Такие доку' менты, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем