10002

постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить:

–стандартные формы, утверждаемые государственным стан' дартом;

–межотраслевые формы, утверждаемые органами управления;

–формы документов, не закрепленные юридическими нормами.

–В зависимости от языка, на котором производится запись ин' формации, документы делятся на:

–неформализованные (документы с традиционным литера' турным текстом);

–полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);

–формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

По содержанию различают документы личного происхождения

иофициальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека. В отличие от личного официальный документ создается юридичес' ким или физическим лицом с обязательным оформлением и удосто' верением в установленном порядке.

По стадиям создания документы делятся па подлинники, ори' гиналы, копии и дубликаты. Подлинником считается документ в

окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответ' ствии с требованиями стандарта. «Оригинал» является синонимом «подлинника». Составленные в нескольких экземплярах оригина' лы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают оди' наковой юридической силой (например, договор). Копии могут вос' производить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшивае' мый в дело отправителя, называемый отпуском).

Процесс делопроизводства определяется нормативно'методи' ческой базой на основе: законов; других нормативных правовых ак' тов; методических документов.

Нормативная база делопроизводства включает в себя:

–законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

–указы и распоряжения Президента РФ, постановления и рас' поряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы доку' ментационного обеспечения на федеральном уровне;

–правовые акты федеральных органов исполнительной власти

субъектов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

–правовые акты нормативного и инструктивного характера,

методические документы по делопроизводству учреждений, орга' низаций, предприятии;

–государственные стандарты на документацию;

–унифицированные системы документации;

–общероссийские классификаторы технико'экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

–технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

–работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).

В России существует государственная система документацион' ного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к до' кументам и службам документационного обеспечения управлени' ем (ДОУ) приведены в нормативных документах по организации:

–управленческого труда и охране труда;

–архивного хранения документов.

Организация и ведение делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России

Основным правовым актом, регулирующим документооборот в учреждениях и органах ФСИН России, является Инструкция по ор' ганизации и ведению делопроизводства в учреждениях и органах уголовно'исполнительной системы Минюста России, утвержден' ной приказом ГУИН Минюста России от 17 декабря 2001 года № 242 (Приложение № 1).

Глава 6. Конфиденциальное и секретное делопроизводство

вучреждениях и органах ФСИН России

6.1.Понятие и значение конфиденциальных сведений

Согласно ст. 10 федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24' ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» до' кументированная информация с ограниченным доступом по усло' виям ее правового режима подразделяется на информацию, отне' сенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Под кон'

фиденциальной информацией в ст. 2 федерального закона от 20 фе'

враля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите инфор' мации» понимается документированная информация, доступ к ко' торой ограничивается в соответствии с законодательством Россий'

ской Федерации.

Вэтом же законе определяется, что отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне», а отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, уста' новленном законодательством Российской Федерации.

Вчастности к конфиденциальной отнесена информация о гражданах (персональные данные) – сведения о фактах, событиях

иобстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифици' ровать его личность. Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характе' ра» к ней также отнесены: 1) сведения, составляющие тайну следст' вия и судопроизводства; 2) служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна); 3) сведения, связанные с профессио' нальной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответст' вии с Конституцией Российской Федерации и федеральными зако' нами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна перепис' ки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее); 4) сведения, связанные с коммер'

ческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна); 5) сведения о сущности изобрете' ния, полезной модели или промышленного образца до официаль' ной публикации информации о них.

Из указа Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утвержде' нии перечня сведений конфиденциального характера» видно, что разновидностью конфиденциальной информации является слу' жебная тайна, если она подпадает под признаки ст. 139 Граждан' ского кодекса РФ. В ст. 139 Гражданского кодекса РФ даются при' знаки служебной тайны: 1) информация имеет действительную или

потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, 2) к ней нет свободного доступа на законном осно' вании, 3) обладатель информации принимает меры к охране ее кон' фиденциальности.

Как видим, конфиденциальность информации определяется по нескольким параметрам. Каждый из них имеет определенное значе'

ние. Однако важно указать на то, что одним из важнейших условий определения конфиденциальности информации является ее так ска' зать «юридическое ограничение», т.е. издание правового акта, кото'

рому присваиваются указанные выше параметры (например, при' каз Минюста России от 2 сентября 1998 года № 111 дсп). Значок «дсп» («для служебного пользования») указывает на то, что данный приказ не имеет свободного доступа, не известен третьим лицам и

ееобладатель принимает меры к охране его конфиденциальности. Значение режима конфиденциальности документов заключает'

ся, прежде всего, в том, что государство защищает документиро' ванную информацию мерами гражданско'правовой, администра' тивной и головной ответственности.

6.2. Конфиденциальное (служебное) и секретное делопроизвод' ство

В силу указанных выше обстоятельств в данном параграфе приве' дены только названия правовых актов.

Конфиденциальное (служебное) и секретное делопроизводство в учреждениях и органах ФСИН России регламентируется следующи' ми нормативно'правовыми актами:

Закон РФ от 21 июля 1993 года № 5485'I «О государственной тай' не» (в ред. Федерального закона от 6 октября 1997 года № 131'ФЗ, Фе' дерального закона от 30 июня 2003г. N 86'ФЗ) // Собрание законода' тельства РФ. 1997. № 41. Ст. 4673.

Закон Российской Федерации «О безопасности» от 5 марта 1992 г. № 2446'1 с дополнением, внесенным Законом Российской Федерации от 25 декабря 1992 г. № 4235'1, с учетом Указа Президента Российской Федерации от 24 декабря 1993 г. № 2288 // Ведомости Совета народ' ных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. 1992. № 15. Ст. 769.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24'ФЗ // Собрание законода' тельства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1'ФЗ «Об электронной ци' фровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 2002. N 2. Ст. 127.

Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года № 1203 «Об утвержде' нии Перечня сведений отнесенных к государственной тайне» // Со' брание законодательства РФ. 1995. №49. Ст. 4775.

Указ Президента РФ от 24 января 1998 года № 61 «О Перечне, све' дений отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Пре' зидента РФ от 24 января 1998 г. N 61)// Собрание законодательства РФ. 1998. № 5.Ст. 561.

Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждения

перечня сведений конфиденциального характера» // Собрание зако' нодательства РФ. 1997. №10. Ст. 1127.

Указ Президента РФ от 17 декабря 1997 года № 1300 (в ред. Указа Президента РФ от 10 января 2000 года № 24) «Об утверждении Кон' цепции национальной безопасности Российской Федерации» // Со' брание законодательства РФ. 1997. № 52. Ст. 5909.

Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 года № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих госу' дарственную тайну к различным степеням секретности» // Собрание законодательства РФ. 1995. № 37. Ст. 3619.

Постановление Правительства РФ от 28 октября 1995 года № 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» // Собра' ние законодательства РФ. 1997. №43. Ст. 4987.

Постановление Правительства РФ от 2 августа 1997 года № 973 «Об утверждении Положения о подготовке к передаче сведений, со' ставляющих государственную тайну, другим государствам» // Собра' ние законодательства РФ. 1997. № 32. Ст. 3786.

Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1997 года № 1639 «О социальной защите работников шифровальной службы в Россий' ской Федерации».

Постановление Правительства РФ от 29 августа 1998 года № 1003 «Об утверждении Положения о порядке допуска лиц, имеющих двой' ное гражданство, лиц без гражданства, а также лиц из числа иност' ранных граждан, эмигрантов и реэмигрантов у государственной тай' не» // Собрание законодательства РФ. 1998. №35. Ст. 4407.

Приказ МВД СССР от 10 января 1990 года № 05.

Приказ МВД России от 19 апреля 1999 года № 298 «О внесении из' менений и дополнений в правовые акты МВД СССР, МВД РСФСР, МВД России».

Глава 7. Типичные ошибки в языке и стиле документов

Все ошибки условно можно разделить на четыре вида: лексиче' ские, морфологические, синтаксические и ошибки, связанные с на' рушением делового этикета. Они могут быть нормативно'стилисти'

ческими, возникающими из'за незнания литературных норм офи' циально'делового стиля речи, и собственно стилистическими, воз' никающими в результате проникновения в документ языковых средств из других стилей речи.

7.1. Лексические ошибки

Основное количество ошибок в деловых бумагах относится к

лексическим. Типичные лексические ошибки, встречающиеся в текстах документов, и обозначим пути их преодоления:

1. Неправильное использование слов и терминов.

При употреблении терминов в деловой документации необхо' димо следить тем, чтобы термин был понятен не только автору'со' ставителю документа, но и адресату. Если у автора документа воз' никает сомнение на этот счет, то необходимо раскрыт в тексте со' держание термина.

Широкое употребление отглагольных существительных в каче' стве терминов в официально'деловой речи является одной из осо' бенностей этого стиля речи. Например, активно используются та' кие слова, как: проверка, приказ, исполнение, согласование, ут' верждение, постановление и многие другие. Но в текстах докумен' тов не должны употребляться профессионально'жаргонные слова, параллельные принятым терминам, а также словам общелитератур' ного употребления, например, проработка вместо критика; зачист' ка вместо устранение, трудяги вместо трудящиеся и другие.

Нередко в деловых бумагах используются синонимичные тер' мины. Например, «персонал» или «кадры»; «анкета» или «опрос' ник». При употреблении терминов'синонимов важно иметь в виду, какую сторону свойства понятия необходимо выделить в контекс' те. Даже такие термины'синонимы, как контракт, договор, согла'

шение несколько различаются по смыслу и сфере употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом «договоре», в гражданском законодательстве заключают также «договора», при поступлении на государственную службы заключают «контракт», научно'техническим бывает «сотрудничество», а тарифным – со' глашение.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминологическая система любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содер' жание уже существующих понятий, часть понятий устаревает, воз'

никают новые. Какому, например, слову отдать предпочтение в до' кументе: давно употребляемому «управление» или вновь пришед' шему «менеджмент»? При решении вопроса, какой термин употре' бить (новый или старый) следует учитывать, как минимум, два фак' тора: во'первых, насколько это понятие закрепилось в письменной речи и, во'вторых, не возникает ли двоякого толкования термина

из'за его многозначности. Для текста документа очень важно упо' треблять слово только в одном из своих значений.

Итак, если термин может быть не понят адресатом, то этому

термину необходимо в тексте дать определение, расшифровав его словами нейтральной лексики или изменить этот термин на обще' понятное слово или выражение. Каждый термин должен иметь свое место в официально'деловой речи.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

В настоящее время в деловой язык часто попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже давно закреплен рус' ский эквивалент. Например, срок выполнения может быть пролонги' рован вместо продлен, репрезентавать – представить, легитимный – законный, консалтинг – консультирование и многие другие.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Так, неверно предложение: «Эффективность ре' жима экономии во многом зависит от того насколько лимитируют' ся финансовые расходы». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т.е. дается предель' ная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или иные расходы. Смысл предложения неясен. Слово «лимитируются» требует замены.

Употребление в документах нескольких слов с одним и тем же значением часто затрудняет работу, особенно при обработке доку'

ментов на машине. Поэтому сначала следует выбрать из двух сино' нимичных одно, наиболее подходящее слово, и затем употреблять его на протяжении всего текста. В настоящее время особенно часто параллельно употребляются следующие слова: легитимный – за' конный, утилитарный – прикладной, превентивный – предупреж' дающий, репрезентативный – представительный, экстраординар' ный – особенный, эксклюзивный – исключительный.

Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие.

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необхо'

димостью, уместностью и точностью словоупотребления. Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквива' лент, употребление слова иностранного происхождения в докумен' те нежелательно.

З.Наличие слов. несущих избыточную информацию. Плеоназм

итавтология. Плеоназмом (греческое рlеоnasmos – излишество)

называется частичное совпадение значения слов, образующих сло' восочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), передовой авангард (авангард – те, кто впереди), совместное со'

трудничество (сотрудничество – совместная работа). Часто встре' чаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индуст' рия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать стро' ительство ускоренными темпами («форсировать» и означает «вести ускоренными темпами»); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Наиболее активно в деловой речи в настоящее время используются следующие избыточные словосочетания: абсо' лютная гарантия, временная отсрочка, консенсус мнений, добавить дополнительно, предварительное предупреждение, полностью ис' коренить, совершен наиболее оптимальный, отложен на позднее и

т.д.

Одной из причин плеоназма является неправильное употребле' ние иностранной лексики. Наличие плеоназмов в тексте рассмат' ривается как неумение выразить мысль точно и лаконично. Дейст' вительно, когда мы говорим в апреле, нужно ли добавлять месяце, когда говорим 150 рублей нужно ли добавлять денег (или денежных средств)? Тем не менее, можно указать не один случай, когда оцен' ка правильности (неправильности) словоупотребления требует ос' торожности. Например, неправильно словосочетание: прейскурант цен (прейскурант – перечень цен), однако допустимы выражения типа прейскурант розничных цен, прейскурант местных цен, в рам'

ках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильным представляется сле' дующие словообразования: своя автобиография (автобиография – описание собственной жизни), однако в определенных контекстах употребление этого словосочетания вполне оправдано – опублико' вать свою (не другого человека) автобиографию. Можно указать еще на ряд плеонастических словосочетаний, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесное излишество: информа' ционное сообщение, период времени, монументальный памятник, реальная действительность и др.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возни'

кают в тех случаях когда в предложении соседствуют однокорен' ные слова, например, польза от использования; следует учитывать

следующие факторы; данное явление полностью проявляется в ус' ловиях. Повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они за' трудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое вни' мание.

4. Неразличение слов'паронимов.

Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечи' вающих практическую, а нередко и правовую ценность делового тек'

ста. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или при' дать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов'паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный (талон) – гарантирован' ный (успех); исполнительный (лист – исполнительский (талант); вы' борный (орган ) – выборочный (материал); методический (совет) – методичный (человек); жилой (массив) – жилищный (фонд); типич' ный (случай) – типовой (дом); демократический (порядок) – демо' кратичный (руководитель); командированный (специалист) – ко' мандировочное (удостоверение); проводить (семинар) – произво' дить (продукцию); оплатить (счет) – заплатить (за проезд) и т. д.

Часто составители документов путают многозначные глаголы представить – предоставить. Рассмотрим некоторые из значений этих глаголов. Глагол представить имеет значения: 1) предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, пред' ставить документы); 2) познакомить с кем'либо (представляем кол' лективу нового сотрудника); 3) ходатайствовать (представить к на' граде).

Глагол предоставить имеет значения: 1) отдать в чье'либо распо' ряжение, пользование (предоставить комнату в гостинице, предо'

ставить материалы к аттестации); 2) дать право, возможность сде' лать, осуществить что'либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить должность, предоставить решение вопроса коллективу); предоставить свободу действия. Итак, смешение паро' нимов в деловой документации является грубым нарушением норм литературной речи.

5. Ошибки в употреблении слов'синонимов.

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близ' ким значением. Синонимы крайне редко бывают полностью тожде' ственны. Как правило, они различаются оттенками значений, лек' сической сочетаемостью или стилистической окраской. Например,

синонимичные слова «дефект» и «недостаток» различаются сфе' рой своего употребления. Слово «дефект» обычно используется по отношению к техническим изделиям (дефект машины, установки, конструкции}, а слово «недостаток» относится, прежде всего, к то' му, что создано природой или к процессам и результатам деятель' ности (недостатки в работе, в характере).

Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и в со' четании с любым именем существительным тогда, когда речь идет о

сооружении, строительстве, постройке чего'либо: построить гараж, дом, город. Глагол «возвести» может употребляться только приме' нительно к тому, что возвышается над чем'либо, поднимается вверх: возвести здание, сооружение, стены, монумент.

Ошибки в употреблении слов'синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для де' ловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». Можно написать: ... были удовлетворены все запросы (требования) заказчиков. В то же время слово «запрос» не имеет присущего слову «требование» значения (норма, порядок, которым кто'то или что'то должно соответствовать): требования (а не запрос) к качеству продукции, требования к поступающим на ра' боту. Но в сопроводительном письме принято писать:

Высылаем ответ на Ваш запрос от...., а не на Ваше требование...

Таким образом, невнимание к оттенкам значений синонимов может привести к смысловой ошибке в документе.

6. Неправомерное употребление архаизмов и неологизмов. Архаизмы – это слова или словосочетания, вышедшие из упо'

требления, и потому воспринимаемые как устаревшие. Например: архивариус, писарь, челобитная, отношение (в смысле письмо), на'

добно, ныне и др. Архаизмы вытесняются в речи синонимичными эквивалентами. Поэтому употребление устаревших слов в докумен' тах также нежелательно, их следует заменять современными слова' ми и оборотами.

Приведем некоторые архаичные слова и обороты, и их совре' менные эквиваленты:

вышепоименованный – указанный (названный); каковой – который; на предмет – для;

настоящим сообщаем – сообщаем; незамедлительно – немедленно;

означенный (вышеозначенный) – названный; при сем направляем – направляем; посему – поэтому; сего года – этого года, текущего года;

уведомлять – сообщать.

Одни слова устаревают, другие, наоборот, возвращаются в речь

из исторического прошлого. Сегодня, например, вернулись в нашу жизнь и зазвучали по'новому такие забытые слова, как дума, глава, управа, пристав, городовой, губернатор, присяжные господа и др.

Правда, эти слова соперничают с параллельными им иностранными эквивалентами: парламент, мэр, префектура, полиция, департа' мент, президент, премьер, муниципалитет и др. Только время пока' жет, какие из этих слов сохраняться в речи, а какие исчезнут.

В деловой речи так же, как и в языке вообще, появляются и сов' сем новые неологизмы. В документах к такого рода словам следует относиться с большой осторожностью. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на том, является ли это слово единственным термином в данной области или оно называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в современном русском языке. Часто придумывают слова, не имеющие законных прав на употребление в речи, поскольку в языке уже есть обозначе' ния данных понятий. Так, вместо придуманного слова подвижка

следует употреблять положительные изменения, вместо задумка – замысел, вместо изжитие – исключение, вместо заявка – заявле' ние, вместо домострои – завершение строительства, вместо увя' зать вопрос – согласовать вопрос, вместо прописать в документе – изложить (отразить) в документе и т.д.

Таким образом, возникновение в деловой речи новых слов и ут' рата старых явление закономерное, т.к. новые понятия требуют своего языкового воплощения. Однако неуместны в речи те новые

слова, которые можно заменить общелитературными словами или уже «узаконенными» терминами.

7. Неправомерное употребление в тексте документа стилисти' чески окрашенной лексики.

По сфере употребления в современном русском литературном языке различается межстилевая лексика (слова, которые употреб' ляются всеми и в любых ситуациях общения) и слова, присущие оп' ределенному стилю речи. Крайне нежелательно проникновение в документ специальных языковых средств из других стилей речи: из языка науки (узкоспециальной научной терминологии); из публи' цистики (газетных штампов и клише); из разговорной устной речи

(просторечных слов, профессионализмов, диалектизмов, жарго' низмов). Одной из наиболее негативных тенденций в языке в насто' ящее время является то, что современная русская речь засоряется словами и оборотами из криминального жаргона. Сверхактивными стали, например, слова: разборка, зачистка, беспредел, отмывшие денег и др. Эти и им подобные жаргонные слова обедняют русский

язык и засоряют каждодневную речь. Но если они используются в официальных документах (отчетах, служебных записках и др.), то это грубейшее нарушение необходимых норм официально'делово'

го стиля речи.

7.2. Морфологические ошибки

Рассмотрим наиболее типичные морфологические ошибки с учетом современных норм употребления форм слов в деловой пись' менной речи.

1. Неправильное употребление формы имени существительного.

Современный русский язык располагает большим числом вари' антных форм имен существительных. Одни из них закрепились в литературном языке или в определенном стиле речи, другие же вос' принимаются как речевые ошибки. Так, в официальной речи надо использовать следующие формы множественного числа: инспекто' ры, договоры, выборы, бухгалтеры, шоферы, а в разговорной речи с просторечной окраской употребляются эти слова с конечным – а

(инспектора, договора, бухгалтера и т.д.).

2. Неправильное написание фамилий, имен и отчеств.

У составителя документа часто возникают затруднения при на' писании фамилии, имени или отчества адресата. Надо или не надо склонять ту или иную фамилию? Как правильно написать имя и от' чество? Для преодоления этих трудностей необходимо помнить не' которые правила.

–Склоняются имена и фамилии русского и иноязычного про' исхождения, оканчивающиеся на согласные и принадлежащие ли' цам мужского пола: обратиться к Борису Яновичу Ткачуку, позво' нить Альберту Нейману, направить письмо Станиславу Жуку.

В виде исключения допустимо не изменять русские фамилии, совпадающие по звучанию с названиями животных или неодушев' ленных предметов, но только в официальных текстах и только при условии обозначения пола носителя фамилии иными средствами:

Объявить благодарность аспиранту Александру Дуб; утвердить главным технологом Ивана Сергеевича Гусь.

–Не склоняются женские имена и фамилии, оканчивающиеся

на согласные: встретить Элен Гофман, познакомиться с Нинель Ку' лик.

–Склоняются русские и иноязычные фамилии (кроме фин' ских), оканчивающиеся на безударные – а, – я: выступление Ни' колая Субботы, заявление от Ирины Попереки. Однако если конеч' ному –а, –я, предшествует гласный звук, то эти фамилии не скло'

няются: работы Лурия.

Вделовой бумаге для предупреждения нежелательного комиче' ского эффекта целесообразно употреблять фамилии на –а, –я,

совпадающие по звучанию с названиями живых существ или нео' душевленных предметов, в сочетании с именем и отчеством, или инициалами, или указанием на должность, или звания лица и т. д.:

сообщение профессора Л.Н. Шубы, выступление заведующего от' делом О.И. Крысы.

– Склоняются славянские фамилии, оканчивающиеся на удар' ные гласные –а, –я. Например: Головня – Головни, Лобода – Лобо' ды.

– Не склоняются неславянские (иноязычные) фамилии, окан' чивающиеся на ударные гласные –а, –я и другие гласные звука. Например: Дюма, Золя, Гюго, Бизе, Шоу.

– Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на –аго, –яго, – ако, –ых, –их, – ово: лекции Шамбинаго, Плевако, Дубяго, Крас' ных, Долгих, Дурново.

– Не склоняются украинские фамилии на –енко (ко): семинар Зощенко и Дорошенко.

– Не склоняются славянские фамилии на – о, совпадающие с нарицательными существительными: выступление Горло и Шило.

– Не употребляются в форме множественного числа и не скло' няются фамилии иноязычного происхождения, если они употреб' ляются в сочетании со словами супруги, братья, сестра, брат, и сес'

тра, а также в сочетании с двумя женскими именами одновремен' но: приветствовать сестер Ольгу и Ирину Рихтер, написать супру' гам Вайнер. В сочетании с двумя мужскими именами употребляет' ся форма множественного числа: Томас и Генрих Манны.

3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен при' лагательных.

Составителям деловых бумаг следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более чем полные, употреблены в официально'деловой речи. Полные формы прилагательных (в фор' ме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуме' стными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Вслучае употребления форм кратких имен прилагательных на

–ен и –енен следует учитывать, что в официально'деловой речи предпочтительно употребление форм на –ен (тождествен, ответст' вен).

4. Ошибки при употреблении количественных имен числитель' ных.

При употреблении количественных числительных в служебных документах, а также в деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количествен'

ные имена числительные склоняются; при этом изменяются все ча' сти сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д. Не склонение или неполное склонение сложных и составных числи' тельных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально'деловой письменной речи.

Втекстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных ре' чевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произне' сения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначе' ниями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соот' ветствующих падежных формах. Например: Депутат встретился с 666 (шестьюстами шестьюдесятью шестью) избирателям.

Следует помнить также, что в документах собирательные чис' лительные заменяются количественными: не трое работников, а 3 работника.

5. Ошибки, связанные с формами образования глагола. Образование и употребление некоторых глаголов вызывает оп'

ределенные трудности. В русском языке существуют параллельные глагольные формы, которые различаются стилистической окрас' кой. Например, глаголам совершенного вида типа заготовить, озна'

комить, узаконить, могут соответствовать глаголы несовершенного вида (заготовлять – заготавливать; ознакомлять – ознакамливать; узаконить – узаконивать). Формы суффиксами 'ива/'ыва употре' бительны в официальной речи, а формы без этого суффикса вос' принимаются как разговорные. В парах глаголов типа обусловли' вать – обуславливаю, сосредоточивать – сосредотачивать формы

с–о – употребимы в книжно'письменных стилях, а формы с –а

– свойственны разговорной речи.

Врусском языке имеются двувидовые глаголы (одновременно совершенного и несовершенного вида). Например, глаголы адресо' вать, атаковать, организовать. Эти глаголы в современном русском

языке употребляются в значении и совершенного и несовершенно' го вида. В деловой письменной речи следует употреблять формы:

адресовать, атаковать, организовать и т.д.

Вделовой речи широкое распространение получили глаголы со' вершенного вида, образованные при помощи приставки за': заак' тировать, завизировать, запротоколировать и др. Их употребление

в пределах официально'делового стиля речи не является нарушени' ем норм литературного языка.

Глаголы заведовать, исповедовать образуются с суффиксом

'ова. Формы этих глаголов с суффиксом 'ыва (заведываю, испове' дываю) являются устарелыми и ошибочными.

6. Неправильное употребление предлогов. Предлог по

–Для деловой речи характерны конструкции с предлогом по.

Приведем примеры: меры по усовершенствованию, расходы по ре' монту, центр по подготовке, мероприятия по предупреждению. Ча' сто используется предлог по с предложным падежом для обозначе' ния временных отрезков. Например: по достижении пенсионного возраста, по окончании университета. В разговорной речи этот предлог заменяется: Когда он достиг пенсионного возраста. После окончания университета.

–Не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме беседы, разговора, выступ' ления; о конкретном содержании документа, деловой бумаги. На' пример, правильно сказать и написать: отчитаться о работе, сделать доклад об итогах года, подписать распоряжение о мерах...

–Не допускается употребление предлога по вместо предлога для

взначении или действия. Например: для улучшения торговли, для развития хозяйства, для воспитания подрастающего поколения.

–Не допускается употребление предлога по вместо предлога

из'за. Например, из'за неорганизованности, из'за расточительнос' ти; исключением являются выражения: по невниманию, по не' брежности.

Отыменные предлоги. При использовании отыменных предло' гов для обозначения причинных отношений ввиду, вследствие, бла' годаря нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней. Поэтому нежелательно, например, такое выражение: ввиду прошедших событий, т.к. предлог ввиду обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать вследствие предстоя' щих выборов, поскольку предлог вследствие обозначает причину

события, которое совершилось. Или недопустимо, например, упо' треблять словосочетание благодаря болезни, т.к. едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой документации для обозначения причины универсален предлог по причине. Например, по причине болезни, по причине допущенного нарушения и т. д. Следует по' мнить, что предлоги согласно, вопреки, благодаря требуют после

себя дательного падежа. Предлог о

Вделовой письменной и устной речи получили большое распро'

странение словосочетания из предлога о + существительное в предложном падеже. Например: вопрос о доверии; решение о кад' рах; соглашение о ... и т.д. Однако наблюдаются случаи неправиль' ного использования предлога «о». Приведем пример: Руководитель департамента отметил о важности поставленной проблемы. Пра' вильно написать: Руководитель департамента отметил важность по' ставленной проблемы. Неправильно употреблен предлог и в следу' ющем предложении: Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная. Правильно написать: Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная.

Предлоги в и на Составители документов нередко не различают случаев, когда

надо употреблять предлог «в», а когда синонимичный ему предлог «на» в значении места. Допускаются такие, например, ошибки: В

наше предприятие распределены на работу молодые специалисты.

Поскольку речь идет об учреждении, а не о здании правильно пи' сать: На наше предприятие. Предлог «в» в отличие от предлога «на» указывает на ограниченное, замкнутое пространство. Например:

культурная жизнь в селе (в данном, конкретном селе); культурная жизнь на селе (т. е., вообще в сельской местности).

Однако часто употребление этих предлогов закреплено только

исторической традицией и не поддается какому'либо правилу. На' пример: учиться В университете, НА курсах; работать В учрежде' нии, но НА фабрике.

Предлог против

Вделовой речи распространилось употребление предлога про' тив в значении сравнении с чем'либо, по сравнению с чем'либо. Та' кое употребление предлога против не следует считать ошибкой:

Увеличить объем производства машин в два раза против 1999 г.; Вы' пустить 200 компьютеров против 180 в прошлом году. Но не отвеча' ет литературной норме конструкция «форма сравнительной степе' ни + против»: В этом году учителей принято на работу больше про'

тив (следует писать: больше, чем) воспитателей детских садов.

7.3. Синтаксические ошибки

Синтаксис – раздел языкознания, предметом которого являют' ся словосочетания целостные предложения в структуре текста. Синтаксис деловой речи имеет свои существенные особенности,

отличающие его от синтаксиса разговорной речи. Это связано, прежде всего, с наличием в языке документа набора готовых син' таксических конструкции для выражения стандартных действий и

обстоятельств. Основной синтаксической ошибкой, которую мож' но обнаружить в документе или деловой бумаге, является проник' новение в деловую речь элементов, моделей и конструкций из раз' говорной речи.

1. Неправильное использование устойчивых словосочетаний. Многократно повторяющиеся административно'производст'

венные ситуации находят свое отражение в ограниченном наборе речевых формул. Например: приказ издается, должностные оклады устанавливаются, контроль возлагается на кого'либо или осуществ' ляется, выговор объявляется, порицание выносится и т.д. Стандарт' ные обороты речи приобретают устойчивый характер, по своей ро' ли они приближаются к фразеологизмам. Например, мы можем на' писать: допустить нарушение, ошибку, просчет, но нельзя напи' сать: допустить дефект, брак, поломки, хищения. Или еще пример; можно удешевить товары и продукты, но нельзя удешевить себес' тоимость, себестоимость можно снизить.

Часто встречаются ошибки в употреблении словосочетаний: иг' рать роль, но иметь значение; требования можно повысить, но успе' ваемость улучшить; помощь и поддержку оказать, но вред нанести; решения принять к исполнению, но действия предпринять и т.д.

Ошибок, нарушающих устойчивость словосочетаний офици'

ально'деловой речи, в документах множество, поэтому составитель документа должен как можно чаще обращаться к словарю и уточ' нять сочетаемость тех или иных слов.

2. Неправильное употребление падежа и предлога после управ' ляющих слов.

Управляющее слово – это слово, которое диктует употребле' ние определенно предложно'падежной формы следующего за ним слова.

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с во' просом синтаксического управления – выбором надлежащей фор'

мы и нужного предлога. Составители служебных документов не' редко допускают неправильное употребление падежа. Наиболее распространенной является ошибка в употреблении существитель' ного в родительном падеже вместо других падежей. Например, сло' во «руководство» требует после себя не родительного, а творитель' ного падежа. Неправильно писать: Руководство производственной

практики. Правильно: Руководство производственной практикой.

Неправильное использование падежа или предлога после уп' равляющего слова чаще всего наблюдается в документах в случае

употребления близких по смыслу слов. Так слово озабоченность должно употребляться в сочетании с формой творительного падежа существительного без предлога: озабоченность делами. Но под вли' янием близких ему по значению слов, которые употребляются в со' четании с предлогами о и за (забота о родителях; тревога за детей), слово озабоченность нередко ошибочно употребляют в сочетании с теми же предлогами (пишут озабоченность за развитие, хотя следу' ет написать озабоченность развитием; озабоченность о качестве продукции, хотя следует написать озабоченность качеством про' дукции). Смешение предложно'надежных конструкций – это одна из наиболее частых речевых ошибок. Следует помнить правильное написание:

заслужить (что), заслуживать (чего) идентичный (чему), сходный (с чем) опираться (на что), базироваться (на чем) основываться (на чем), обосновывать (чем) отчитаться (в чем), сделать отчет (о чем) препятствовать (чему), тормозить (что) различать (что и что), отличать (что от чего) руководитель (чего), заведующий (чем) согласно (чему), ввиду (чего)

уплатить (за что), оплатить (что)

3. Неправильное согласование слов в роде, числе и падеже. Как написать: большинство голосовало против (это грамматиче'

ское согласование) или согласовать по смыслу: большинство голо' совали против? Как правильно сказать: наша директор предприя' тия Иванцова... или ...наш директор предприятия Иванцова?

Рассмотрим несколько правил, помогающих в решении подоб' ных.вопросов.

Если употребляется подлежащее со словами и словосочета' ниями большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много,

немало, несколько, не меньше чем, то сказуемое ставится в форме единственного числа: Большинство голосовало против; Ряд предло' жений проекта не подкреплен нужными расчетами.

Однако возможны отступления от этого правила, если сказуе' мое значительно удалено от подлежащего: Большинство участни' ков Всероссийской конференции по экологии голосовали против.

. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, то оно согласуется с главным сло' вом сочетания: новый вагон'лаборатория, уникальный музей'квар'

тира, известная женщина'хирург. Главное слово в таких сочетани' ях обычно. стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа директор завода Иванова Н.П., определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова; старший инженер Яковлева; новый лабо'

рант.Серова.Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на со' брании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова...; принимавшая участие в разработке проекта старший научный со' трудник. Алексеева...

Если определение относится к сочетанию существительного с числительными два, три, четыре, то оно обычно ставится в форме родительного падежа, когда относится к словам мужского рода, и в форме именительного падежа, когда относится к словам женского рода: два известных спортсмена, три молодых специалиста; две но' вые.сотрудницы.

Если речь идет о согласовании географического названия с родовыми наименованиями, то в отличие от общелитературного употребления в языке документов обычно названия городов, сел, деревень, станции и т. д. не изменяются и не согласуются с наиме' нованиями: в городе Тула, в поселке Пушкино, на реке Волга, на станции Луговая.

4. Неправильный порядок слов в предложении.

Врусском языке существует свободный порядок слов в предло' жении. Это значит, что члены предложения не имеют своего посто' янного места. Взаимное их расположение зависит от типа предло' жения и от желания говорящего или пишущего подчеркнуть смыс' ловую значимость того или иного слова. Однако следует помнить, что свобода порядка слов в предложении относительна. Неоправ'

данное или непродуманное изменение порядка слов воспринимает' ся как ошибка.

Врусской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу фразы, и всякая перестановка слов меняет смысл последней. Рассмотрим три примера:

Все недочеты должны быть устранены в ближайшие сроки.

Вближайшие сроки должны быть устранены все недочеты.

Вближайшие сроки все недочеты должны быть устранены.

Впервом предложении говорится о времени, в течение которо'

го должны быть устранены недочеты; во втором констатируется, что должно быть устранено; в третьем указывается, что должно быть сделано в ближайшие сроки.

Вделовой речи преобладает прямой порядок следования глав' ных членов предложения: подлежащее + сказуемое. Например: Ру' ководитель обязан своевременно представлять отчет о результатах финансово'хозяйственной деятельности. Администрация учрежде' ния учитывает уровень квалификации персонала.

Второстепенные члены предложения в языке документов так' же имеют свое постоянное место и передвигаются только с целью выделения наиболее значимого смысловом отношении слова. Обычно расположение второстепенных членов предложения под' чинено определенным правилам.

Правила расположения членов предложения

Расположение определений Согласованное определение ставится перед определяемым сло'

вом. Например:

заслуженный работник; дисциплинарное взыскание; служеб' ная командировка.

Несогласованное определение ставится после определяемого слова. Например:

Распоряжение директора; Постановление правительства: Во'

прос.большого значения.

Распространенное определение ставится после слова, к кото' рому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в рас' пространенном определении должно быть прилагательное или при'

частие. . Например: Документ, подготовленный группой юристов.

При сочетании согласованного и несогласованного определе' ний первое обычно предшествует второму. Например: Актуальный общегосударственного значения вопрос.

Расположение дополнений Дополнение обычно ставится после сказуемого. Например: ра'

зослать. проект... передать полномочия...

При наличии нескольких дополнений прямое дополнение (существительное в винительном падеже) ставится, как правило, после сказуемого, затем идет косвенное. Например: передать пол' номочия представителю дирекции (передать что и кому); разослать проект закона.