4. Общие положения

4.1Документация, которая определена на предприятии, должна вестись исохраняться для предоставления доказательств соответствия требованиям ирезультативности функционирова­ ния СМК, в соответствии с настоящим стандартом.

4.2Передачадокументов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения генерального директора ОАО «Хабаровская ремонтно-монтажная компания».

4.3.В состав НД входят следующие виды документов:

4.3.1Организационные документы (управляются отделом

кадров):

-Устав -Структурная схема.

-Положения о подразделениях.

-Должностные инструкции.

-Документы по распределению функциональных обязан­ ностей персонала.

4.3.2Распорядительныедокументы (управляются согласно инструкции по делопроизводству):

-Приказы, распоряжения, указания.

-Оперативные планы и программы.

-Письма, служебные записки, докладные и другие доку­ менты делопроизводства.

4.3.3Стратегические документы:

-Политика и цели в области качества.

-Руководство по качеству.

-Планы, мероприятия и программы улучшения качества.

4.3.4Внутренние нормативные документы СМК: -Стандарты предприятия -Положения СМК; -Инструкции.

4.3.5Технологические документы

-Технологические регламенты -Технологические инструкции -Технологические карты, тех. процессы -Проекты производства работ и др. 4.3.6 Внешние нормативные документы:

4.4 Процессы управления документами СМК

4.4.1 В отношении управления внутренними норматив­ ными документами рассматриваются следующие процессы управления:

6 Принятие решения о разработке документов;

7 определение ответственности за разработку докумен­

тов;

8 определение требований к структуре документов;

9 разработку и согласование проекта документа;

10 идентификацию документа;

11утверждение документа;

12тиражирование и распределение документов по пред­ приятию;

13ознакомление персонала предприятия с документом; 14 проведение периодической проверки документа; 15 внесение изменений в документ;

16 ознакомление персонала предприятия с изменениями

к документу; 17 аннулирование и изъятие документа.

4.4.2 В отношении управления внешними нормативными документами (ВИД) рассматриваются следующие процессы управления

• Принятие решения о необходимости использования

ВИД

•Приобретение ВИД

•Идентификация и распределение ВИД

•Контроль за изменениями ВИД

•Внесение изменений в ВИД

•Ознакомление персонала с изменениями

•Аннулирование и изъятие ВИД

4.4.3 Управления документами по охране труда и технике безопасности осуществляет руководитель данного процесса.

СМК

5.1 Управление внутренними нормативнымидокумен­

тами

5.1.1Решение о разработке внутренних нормативных документов (НД) принимается на совещании руководства ОАО «Хабаровская ремонтно-монтажная компания» на основании запросов от руководителей процессов. При принятии решения о разработке НД определяются ответственные исполнители, сроки разработки и другие требования.

5.1.2Ответственность за разработку НД несут ответс­ твенные исполнители, назначенные распоряжением высшего руководства. Ответственность за контроль выполнения решений несет инженер по качеству ПТО. К процессу разработки НД привлекаются руководители подразделений и специалисты, участвующие в процессе управления описываемого процесса.

5.1.3Требования к структуре внутренних нормативных документов следующие (вкачестве образца можно использовать настоящий СТП, при необходимости, могут исключаться отде­ льные пункты, за исключением п.п. 1,4,7,12-15):

1.Титульный лист;

2.Предисловие;

3.Содержание (структурные элементы «Титульный лист»

и«Информационные данные» враздел «Содержание» не вклю­ чают);

4.Общие положения и область применения НД;

5.Нормативные ссылки - в этом разделе указывают те документы, положения которых были использованы при разра­ ботке и на которые имеются ссылки по тексту НД.

6.Термины, определения и сокращения;

7.Основная часть (например, входные и выходные данные процесса, содержание и порядок действий, мониторинг и/или измерение процесса, состав записей по процессу, распределение ответственности);

8.Требования к анализу данных и измерению процесса;

9.Записи или отчётные документы;

10.Распределение ответственности;

11.Приложения (формы отчетных документов, перечней, схем, графиков, таблиц, расчетов, журналов, бланков, использу­ емых в соответствии с требованиями НД). Приложения могут иметь обязательный, справочный ирекомендательный характер. Фактсправочного или рекомендательного характера приложения оговаривается в тексте ЛНД и/или в самом приложении.

12.Лист согласования;

13.Лист ознакомления;

14.Лист учета периодических проверок;

15.Лист учета изменений.

5.1.4К разработке внутреннего нормативного документа привлекаются сотрудники тех подразделений, деятельность ко­ торых подпадает под область применения данного документа.

5.1.5Внутренний нормативный документ должен быть лаконичным, точным, логически последовательным и не допус­ кающимразличныхтолкований. Информация, изложенная внем, должна быть достаточна для его эффективного применения.

5.1.6Подготовленный проект внутреннего нормативного документа согласуется с ПРК, ответственным исполнителем процесса по данному документу, а также руководителями заин­ тересованных подразделений. Инженер по качеству направляет

вадрес заинтересованных сторон проект НД для согласования. В случае, если в ходе согласования возникли замечания или противоречия документ возвращается обратно на доработку. В результатедоработки замечания или противоречия должны быть сняты. Запрещается согласование или утверждение документа при наличии замечаний или противоречий. Лицо, согласующее документ, организовывает проверку документа на соответствие нормативной документации, задачам и целям предприятия и своего подразделения.

5.1.7Согласованный проект внутреннего нормативного документа передается на утверждение генеральному директору ОАО «ХРМК» и вводится в действие приказом по предпри­

ятию.

5.1.7 Идентификация нормативных документов осущест­ вляется по названию, дате введения в действие, а также в соот­ ветствии со следующими правилами кодирования, регистрацию

чень нормативных документов подразделения (приложение Б) ответственным лицом за СМК в подразделении.

5.1.9 Утверждение документов производится генеральным директором ОАО «Хабаровская ремонтно-монтажная компа­ ния».

5.1.10 Разработчик НД определяет потребность в распре­ делении внутренних нормативных документов. Оригиналы документов хранятся вПТО, с них снимаются копии и согласно листу распределения под роспись выдаются ответственным представителям подразделений. На местах применения НД руководителями подразделений производится ознакомление с документами под роспись в «Листе ознакомления с докумен­ том», который является обязательным приложением каждого зарегистрированного экземплярадокумента. При необходимости выдать неконтролируемую копию документа, на копии инженер по качеству ставит штамп или надпись «Неконтролируемый экземпляр».

5.1.11 Проверка документов на соответствие проводится один раз в три года. При необходимости принимается решение о внесении изменений или аннулировании внутреннего норма­ тивного документа.

5.1.12 Основаниями для внесения изменений, замены или отмены НД являются изменения в государственных стандартах илидругих нормативныхдокументах, наосновании которых был разработан НД, выводы должностных лиц при изменении поли­ тики ицелей, атакже предложения по улучшению документации и выявленные несоответствия. В случае поступлении информа­ ции об изменениях, коррекции или перевыпуске нормативного документа внешнего происхождения, наосновании которого был разработан внутренний НД, инженер по качеству разрабатывает извещение об изменении, приложение В, в котором указывает причину внесения изменения. После утверждения извещения об изменении представителем руководства по качеству ОАО «ХРМК», инженер по качеству производиткоррекциюдокумента

в своем отделе и сообщает об изменении всем подразделениям,

укоторых находится в пользовании данный нормативный до­ кумент.

5.1.13 Внесение изменений и дополнений в документи­ рованные процедуры СМК проводят путем замены соответс­ твующих листов документа с отметкой в «Листе регистрации изменений», который является обязательным приложением каждого зарегистрированного экземпляра документа и в иден­ тификационном штампе (в колонтитулах графа «изменение»). В случае, если замене подвергается более 30 % листов документа, то данный документ издается в новой редакции. Порядок согла­ сования изменений и дополнений к документу СМК, а также новых редакций документов СМКаналогичентребованиям вновь разрабатываемого документа.

5.1.14 Распределение утвержденных изменений к рабо­ чим экземплярам внутреннего нормативного документа СМК осуществляется инженером по качеству согласно листу распре­ деления документов СМК. Лица, ответственные за хранение рабочих экземпляров внутренних нормативных документов (представители рабочей группы службы качества), получив изменения к документу в виде копии извещения об изменении и измененных страниц, производят замену старых страниц на новые, с внесением соответствующих отметок в Лист учета изменений в своих экземплярах документов. После внесения изменений во внутренний нормативный документ, держатель документа (руководитель соответствующего направления деятельности) должен обеспечить ознакомление персонала подразделения с содержанием изменений в соответствии с

п.5.1.10.

5.1.15Решение об аннулировании НД принимается на уровне руководства ОАО «Хабаровская ремонтно-монтажная компания». При принятии такого решения ПТО в соответствии

слистом рассылки изымает все контролируемые копии доку­ ментов и уничтожает без оформления акта. Если принимается решение об оставлении устаревшего документа вподразделении для информационных целей, на титульном листе НД должно быть четко указано «Используется всправочных целях». В целях предотвращения непреднамеренного использования документа возможно перечеркнуть титульный лист.

5.2.Управление внешними нормативными докумен

тами

5.2.1Принятие решения о необходимости использования внешних нормативных документов (ВНД) осуществляется на уровне руководителей подразделений.

5.2.2Ответственность за управление ВНД несет инженер по качеству. Приобретение ВНД осуществляется на основании запроса руководителей подразделений.

5.2.3В ОАО «ХРМК» внешние нормативные документы приобретаются как у официальных распространителей, так и через специализированные системы «Кодекс»,«Консультант+», «Гранд-смета». Поставка и информационное обслуживание специализированных систем Кодекс», «Консультант+», «Гранд-

смета» - обновление баз данных ведется с периодичностью, согласно договора (не реже одного раза месяц). Эта информация размещена в компьютерах подразделений ОАО «ХРМК».

5.2.3 Нормативные документы, поступающие в ОАО «ХРМК» в твердом виде и через официальных распространи­ телей, подлежат обязательному учету. Каждый экземпляр пос­ тупившего нормативного документа регистрируется в Перечне внешних нормативных документов. Форма перечня внешних нормативных документов представлена в приложении Г.

5.2.4 Приобретенному экземпляру присваивается статус контрольного. Контрольный экземпляр служит для справок и сверки рабочих экземпляров. В качестве контрольного экзем­ пляра назначают ВНД приобретенные у официальных распро­ странителей, а также документы, размещенные в программах «Кодекс», «Консультант+», «Гранд-смета». На обложке или титульном листе, приобретенного у официального распростра­ нителя документа, делается запись «Контрольный экземпляр № от_______ » и ставится печать ОАО «ХРМК», которая свидетельствует о том, что нормативный документ является собственностью предприятия.

5.2.5 Оригиналы ВНД хранятся в ПТО. С контрольного экземпляра снимаются копии и под роспись вПеречне внешних нормативных документов (приложение Г), с записью на обложке или на титульном листе «рег. номер № ___ », выдаются пред­

ставителям службы качества в подразделениях. Документы, распечатанные со специализированных программ «Кодекс», «Консультант+», «Гранд-смета» ставятся на учет путем регис­ трации в Перечне внешних нормативных документов с запи­ сью на обложке или титульном листе «Копия с электронной версии №___от_________ », после чего ставится печать ОАО «ХРМК». К ВНД добавляется лист внесения изменений и лист ознакомления.

5.2.6 Представитель службы качества в подразделении, при получении документа с другого подразделения, ставит на учет полученный документ путем регистрации вПеречне норма­ тивных документов, организовывает его хранение ипроизводит ознакомление сотрудников с поступившим документом под роспись в листе ознакомления. Форма перечня нормативных документов подразделения представлена в Приложении Б.

5.2.7 Деятельность по контролю за изменениями во ВНД состоит в заключение договоров на информационное обслужи­ вание по поддержанию ВНД в актуальном состоянии, а также по размещению запросов в официальные источники информа­ ции. Информация об изменениях, коррекции или перевыпуске внешнего нормативного документа поступает через специали­ зированные системы «Кодекс», «Консультант+», «Гранд-смета»,

атакже через выписываемые журналы.

5.2.8Внесение изменений в документацию осуществляется инженером по качеству, на основании извещения об изменении по форме представленной в Приложении В. Инженер по качеству информирует ПРК о содержании извещения (об изменении или изъятии действующей документации или о введении новой). Представитель службы качества принимает решение о внесе­ нии изменений во внешние нормативные документы, путем утверждения извещения об изменении. Порядок разработки и согласования изменений к внешнему нормативному документу идентичен порядкуразработки исогласования самого документа, изложенному в настоящем стандарте. Изменения, поступившие по официальным каналам связи, вносятся во ВНД путем заме­ ны измененных листов на новые, с регистрацией изменений в листе внесения изменений. Информация о внесении изменений

регистрируется в перечне внешних нормативных документу под роспись исполнителя, который внес изменения.

5.2.9 Распределение утвержденных изменений к рабочие экземплярам внешнего нормативного документа СМК осу, ществляется инженером по качеству согласно листу рассыл документов СМК. Лица, ответственные за хранение рабочих экземпляров внешних нормативных документов (представ^, тели рабочей группы службы качества), получив изменения к документу в виде копии извещения об изменении, производи замену старых страниц на новые, с внесением соответству, ющих отметок в Лист учета изменений в своих экземпляру документов.

5.2.10Ознакомление персонала с изменениями осущес^., вляется в соответствии с п. 5.1.10.

5.2.11При получении информации об аннулировании ВИД, инженер по качеству проводит изъятие ВИД с регистр^, цией в перечне ВИД. Если принимается решение об оставлении устаревшего документа в подразделении для информационных

целей, на титульном листе ВИД должно быть четко указано «Используется в справочных целях». В целях предотвращения непреднамеренного использования документа, возможно, пере­ черкнуть титульный лист.

5.3. Описание требований к управлению проектно­ сметной документацией

5.3.1 Поступление на предприятие ОАО «ХРМК» проект­ но-сметной документации, ее передача субподрядным органи­ зациям и на участок регистрируется вЖурнале учета проектно­ сметной документации (см. приложение Д). Проектно-сметну документация передается заказчиком впроизводственно-техни­ ческий отдел ОАО «ХРМК», втрех экземплярах. Инженер ПТо регистрирует проектно-сметную документацию в журнале с записью на обложке или титульном листе каждого экземпляра проектно-сметной документации следующих данных:

-для проектно-сметной документации, которая хранится

вПТО в качестве контрольного экземпляра - «Контрольный экз. №___ от______»;

-для проектно-сметнойдокументации, которая передается на участок - «экз. участка № ___от_______ »;

-для проектно-сметной документации, которая передается субподрядной организации - «рег. № ___от_______ ».

5.3.2 В ОАО «ХРМК» проводится проверка проектно­ сметной документации (входной контроль) на полноту и ка­ чество рабочей документации в соответствии с нормативными требованиями.

Инженерно-технический персонал производственно-тех­ нического отдела (ПТО) совместно с планово-экономическим отделом изучает всю проектную документацию и в случае необходимости делает по ней свои замечания проектной орга­ низации.

При входном контроле проектной документации проводит­ ся анализ всей предоставленной документации, включая ПОС и рабочей документации, при этом проверяется:

ее комплектность; наличие согласований и утверждений;

соответствие проектных осевых размеров игеодезической основы;

наличие ссылок на материалы и изделия; соответствие границ стройплощадки на стройгенплане;

наличие перечня работ и конструкций, показатели качес­ тва которых влияют на безопасность объекта иподлежат оценке соответствия в процессе строительства;

наличие указаний о методах контроля и измерений. 5.3.3 Результаты проверки проектно-сметной докумен­

тации фиксируются исполнителем на отработанном листе, с указанием даты проверки и фамилии исполнителя.

При обнаружении недостатков в проектно-сметной доку­ ментации ОАО «ХРМК» направляет проектной организации перечень замечаний вместе с сопроводительным письмом.

После получения замечаний от подрядчика заказчик совместно с проектной организацией согласовывает и утверж­ дает необходимые исправления и дополнения, после чего в нее вносятся необходимые изменения. Исправленная документация (листы с изменениями) возвращается вместе с сопроводитель­

ным письмом после доработки впроизводственно-технический отдел.

5.3.4 Проектно-сметная документация передается научас ток и субподрядной организации под роспись в Журнале учета проектно-сметной документации (см. Приложение Д).

5.4. Описание требований к подготовке и передаче до кументов на производственный участок

5.4.1 Ответственность за комплектование всей необходи мой рабочей (журналы работ), атакже нормативно-технической документации (ГОСТы, СНиПы, ТК и т.д.) несет инженер по качеству производственно-технического отдела на всех стадиях строительства.

Журналы оформляются всеми подписями, пронумеровы­ ваются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Внешняя нормативно-техническая документация переда­ ется на объект, под роспись, в Перечне внешних нормативных документов (см. приложение Г настоящего стандарта).

Журналы работ, перечни исполнительной документации передаются начальнику участка, под роспись, в Журнале учета выдачи журналов работ на строительные участки. Форма жур­ нала представлена в приложении Е.

Ответственный за получение и ведение документации на объекте - начальник участка.

Порядок регистрации, передачи, внесения изменений во внешнюю нормативную документацию описан в настоящем стандарте предприятия (см. п. 5.2).

По окончании ведения документации на объекте, она сдается в производственно-технический отдел инженеру по качеству, который делает отметку в Журнале учета выдачи журналов работ на строительные участки о приемке докумен­ тации с объекта.

При недостатке в журналах места для записей, запол­ ненные журналы сдаются в ПТО, а на объект выдается новый журнал со следующим номером, о чемделается запись на первой странице журнала.

6. Ответственность -Генеральный директор Предприятия:

-утверждает СТП;

-подписывает приказ о введение в действие СТП.

6.2Представитель руководства по качеству:

-согласовывает проект, изменение и отмену СТП;

-организует подготовку приказа о введении в действие

СТП;

6.3Инженер по качеству:

-подготавливает проект приказа о введение в действие

СТП;

-организует разработку, хранение, управление и выпол­ нение требований настоящего СТП;

-своевременно осуществляет внесение изменений в СТП

иего отмену.

6.4Руководители подразделений:

-издают распоряжение о введении в действие СТП;

-организуют хранение, управление и выполнение требо­ ваний СТП в своих подразделениях;

-готовят предложения по изменению СТП.

7.Отчетные документы

Перечень внутренних нормативных документов

Приложение Б Форма перечня нормативных документов подразделения