Управление записями

Записи о качестве относятся к специальному виду документов, содержащих достигнутые результаты или объективные свидетельства осуществленной деятельности. Компания разделяет записи о качестве на:

—документы, регламентируемые внешними требо­ ваниями и требованиями компании (например, приказы, отчеты, акты, заявки и т.д.), включая документы, которые могут быть составлены в свободной форме или по аналогу (в случаях, если отсутствуют установленные требования);

—отметки, или иные способы регистрации фактов, проставляемые на документах (например, входящий но­ мер, подпись и дата составителя, подпись о согласовании вопроса и т.д.).

Вкомпании ведутся записи о качестве предоставляю­ щие свидетельства:

— о качестве выполняемых работ;

— соответствия услуг, предоставляемых компанией, установленным требованиям;

— результативности функционирования системы ме­ неджмента качества компании.

Управление записями включает их: идентификацию; сбор; регистрацию; защиту; хранение; ведение; изъятие.

Порядок оформления, идентификации, сбора, доступа

иответственность устанавливаются соответствующими процедурами СМ.

Идентификация записей

Записи должны иметь атрибуты точного и полного на­ именования, с целью однозначного определения к чему они относятся (к услуге, качеству работ, продукции, процессу, персоналу, СМ и т.п.) и что в себе содержат. Идентифика­ ция записей осуществляется посредством использования стандартных форм документов (протоколов, актов, отчетов,

записей в журналах и др.), из наименования которых можно однозначно и точно идентифицировать тип записи.

Например, «Отчет о функционировании СМК».

Сбор и регистрация записей

Сбор и регистрация записей осуществляется у персо­ нала компании ответственными лицами, установленными в соответствующих документированных процедурах.

Защита записей

Порядок доступа кзаписям определяется в процедурах СМК, которыми предусмотрено ведение соответствующих записей. Контролирующим органам в соответствии с их запросами сведения, касающиеся основных показателей деятельности компании (процесса), предоставляются только согласно соответствующим предписаниям генерального ди­ ректора ОАО «ХРМК». Предоставление записей различным потребителям (персоналу компании, инспектирующим орга­ низациям или другим пользователям, как внутреннего, так и внешнего происхождения) осуществляется с разрешения генерального директора ОАО «ХРМК». Доступ к записям в электронном виде (файлам), находящимся в локальной (кор­ поративной) сети компании, предоставляется в соответствии с разграничениями пользователей по принадлежности, ус­ танавливаемыми средствами информационных технологий. Файлы и папки с записями должны быть заблокированы для несанкционированного пользования, а также защищены от неблагоприятного влияния внешней среды.

Хранение записей

Места хранения зарегистрированных записей опре­ деляются руководителями процессов. При этом должна обеспечиваться сохранность, предотвращение порчи, ут­ раты или потери записей. Записи на бумажных носителях

группируются по видам записей в папках, в которых ведется внутренняя опись записей. В описи необходимо отражать наименование (или регистрационный номер) подшитых записей и номер страницы в папке, на которой находится каждая запись. Все папки, содержащие записи СМ, иден­ тифицируются в соответствии с номенклатурой дел ОАО «ХРМК», управление которой приведено в И 15-01-07 «Де­ лопроизводство» пункт 7. Сроки хранения записей опре­ делены в номенклатуре дел. По окончании сроков хранения записи в бумажном виде передаются в архив, где хранятся в соответствии с документацией, действующей в компании

И 15-01-07 «Делопроизводство» пункт 8.

Ведение записей

При управлении записями, должен выполняться ряд требований, а именно:

—записи, заполняемые «от руки», должны оформ­ ляться синей или чернильной ручкой;

—записи должны быть разборчивыми, с целью одно­ значного установления их содержания;

—записи должны размещаться и храниться таким образом, чтобы были обеспечены удобство и оперативность их поиска;

—записи, оформленные на бумажном носителе, должны обеспечивать их многократное использование и копирование;

—не допускается внесение изменений в зарегистри­ рованные записи;

—не допускается оформление записей карандашом;

—записи могут также производиться в учтенных журналах или в других документах, указанных в процеду­ рах СМ.

Контроль состояния и порядкауправления записями осу­ ществляется в ходе проведения внутренних проверок СМ.