16. Документированная информация и ее важнейшие характеристики

Документ часто используется как обобщающее понятие, характеризующее носитель семантической информации, зафиксированной вне памяти человека. Существует два основных подхода к трактовке документа: на основе контента (содержания) и на основе физической формы и функциональности.

Первый подход фиксирует то, что документ является формой репрезентации смысловой информации («мыслей», «символических изображений»). Второй подход рассматривает документ, прежде всего, как материальный объект, предназначенный для хранения и передачи информации.

В широком смысле документом может быть назван любой объект, представленный или сохраненный для каких-либо конкретных целей, например, для доказательства и изучения какого-либо явления (тогда и книга, и скульптура, и антилопа в зоопарке – документы). В связи с эволюцией понятия «документ», исследователи все чаще концентрируются на объектах, которые функционируют в качестве документа, а не на конкретных физических формах документов. Переход на цифровые технологии сделал это различие еще более важным. Ведь обычный документ, например, книга или технический отчет, существуют в области цифровых технологий в виде последовательности битов, как и любая другая информация в электронной среде. Поэтому технологический аспект в определенной степени препятствует рассмотрению документов как объектов, отличающихся от других носителей информации.

С точки зрения теории информации к важнейшим характеристикам документа, отличающим его от других носителей информации, можно отнести:

-наличие автора(ов) и содержания, рассчитанного на понимание адресатом;

-стабильность сохранения и передачи информации (документ – долгосуществующий носитель в отличие от звуковой волны, радиоволны, оптического излучения и т.п.);

-наличие реквизитов, позволяющих его идентифицировать;

-возможность выступать в качестве цельного объекта обмена между пользователями и/или информационными системами (т.е. быть объектом/элементом социальной коммуникации).

Документ действительно может рассматриваться как аналог внешней памяти. Изобретение письменности – важнейшее событие в истории человечества, которое на практике означает выход информации за пределы биологического субстрата. Именно с этой целью (сохранить информацию и обеспечить ее адекватную передачу во времени и пространстве) человечество на протяжении всей своей истории придумывало уловки, чтобы память поместить в какое-то другое, более надежное, чем человеческий мозг, место.

17. Информационные процессы в социодокументной сфере

Информацию можно создавать, передавать, воспринимать, использовать, собирать, копировать, преобразовывать, распространять, обрабатывать, хранить, искать и т.п. Все эти процессы, связанные с определенными операциями над информацией, называются информационными процессами.

Наиболее общие информационные процессы в социодокументной сфере:

1) создание информации – представление смысловой информации в текстовой форме (вербальный текст, графика, звук, изображение, видео, мультимедиа и т.п.). Если созданная информация документируется (записывается на внешний носитель с соблюдением условий–характеристик, описанных в 3.3), то говорят о создании документа. Созданная документная информация снабжается метаинформацией (метаданными), которая понимается как информация о данной информации, дополнительная информация об информационном объекте или его контенте.

2) сбор информации – совокупность действий по получению информации из различных источников и определению ее состояния, в том числе идентификация информации, группирование по определенным признакам и представление ее в требуемом виде (как праивло, в форме, доступной для дальнейшего анализа). Главная задача при этом – отделить полезную информацию от мешающей (шумов), что в ряде случаев сопряжено с определенными сложностями

3) поиск информации – совокупность действий по нахождению информации по заданным признакам. Поиск осуществляется в результате выполнения процедур целеполагания и использования конкретных методов поиска. В общем случае поиск информации состоит из четырех этапов:

- определение (уточнение) информационной потребности и формулировка информационного запроса;

-определение совокупности возможных держателей информационных массивов (источников);

-извлечение информации из выявленных информационных массивов

-ознакомление с полученной информацией и оценка результатов поиска

4) отбор информации происходит на основе анализа и оценки ее свойств (объективность, достоверность, новизна и т.п.) в соответствии с выбранными критериями оценки.

5) обработка информации – упорядоченный процесс ее преобразования в соответствии с алгоритмом решения задачи. Различают два типа обработки информации. Первый тип обработки: обработка, связанная с получением новой информации, нового содержания знаний (решение математических задач, анализ ситуации, содержания документов и др.). Второй тип обработки: обработка, связанная с изменением формы, но не изменяющая содержания (например, преобразование информации из аналоговой формы в цифровую, преобразование приборами ночного видения изображений, получаемых в инфракрасных лучах, в изображения в видимом диапазоне и т.п.).

6) аналитико-синтетическая обработка информации – вид обработки, которая состоит в смысловом анализе текста (документа), оценке информации и ее синтезе в сжатой форме.

7) хранение информации – совокупность действий по поддержанию состояния информации и носителей, обеспечивающего доступность информации в течение заданного времени

8) передача информации – совокупность действий по пересылке информации от источнику к приемнику, не зависящая от вида информации и режима ее обработки

9) защита информации – совокупность действий по обеспечению сохранности информации от внешних и внутренних повреждений и угроз.

Циклично взаимосвязаны информационные процессы в комплексном процессе документирования. Документирование – непрерывный и систематический сбор и обработка записанной (на носители) информации с целью хранения, систематизации, поиска, передачи и использования