7. Інформування капітана про правила, звичаї порту і вимогах влади

Агент інформує капітана, а пізніше і судновий екіпаж, про правила, звичаї порту прибуття і вимоги влади, які можуть відрізнятися не тільки в портах різних країн, але і в портах однієї країни.

9.3. Функції агента в період стоянки судна в порту

1. Допомога капітану в оформленні приходу-відходу судна

Агент допомагає капітану в проходженні формальностей, так званому кларірованіі, для отримання вільної практики (free practique), тобто права на вільне спілкування з берегом. У великих компаніях існують спеціальні підрозділи або спеціальні співробітники (boarding-, water-clerk), які займаються оформленням приходу-відходу судна.         

Агент допомагає капітану в поновленні чи продовженні терміну дії суднових документів, а також у складанні спеціальних документів для оформлення приходу судна, серед яких найбільш важливими є:

1. Генеральна декларація (для іноземних суден) або декларація капітана (для українських судів);

2. Вантажна декларація;

3. Морська санітарна декларація.         

Агент також допомагає складати документи для митниці та інших контролюючих організацій.

2. Нотіс про готовність судна до вантажних операцій (Notice of readiness. Nor)

Агент повинен швидко в робочий час контори фрахтувальника вручити нотис про готовність судна до вантажних операцій. Він подається тоді, коли судно в усіх відношеннях готове до вантажних робіт, тобто дотриманий ряд моментів:

1. судно вважається прибулим за умовами чартеру, тобто знаходиться біля причалу або на рейді, і отримало вільну практику;

2. суднові вантажні засоби приведені в готовність, суднові та вантажні приміщення підготовлені до прийому вантажу, при необхідності отримано акт сюрвейєра;

3. нотис про готовність повинен бути представлений в період між датами Laydays commence і Cancelling Date.         

Laydays commence - це найбільш рання дата можливого початку відліку сталійного часу. З цього моменту фрахтователи (вантажовідправники, порт) починають очікувати судно, готуватися до відправки вантажу морем або до прийому його в порт.

Дата канцелінга (Cancelling Date) - дата анулювання договору перевезення внаслідок запізнення судна.         

B NOR фіксується час передачі його агенту і час передачі його агентом фрахтівнику або адміністрації порту. Цей документ дуже важливий, так як незабаром після його подачі починається відлік сталійного часу, пов'язаний з розрахунками по диспачу і демереджу. 

3. Оформлення морського протесту

Про намір капітана скласти морський протест агент інформує вантажоодержувача або експедитора, коли судно знаходиться ще в морі. Агент допомагає капітану в оформленні морського протесту у відповідності з місцевими правилами і звичаями.

4. Оформлення загальної аварії

Загальна аварія - це збитки, яких зазнала внаслідок зроблених навмисно і розумно надзвичайних витрат або пожертвувань, з метою порятунку судна, фрахту і перевезеного на судні вантажу від загальної для них небезпеки.

Агент веде облік всіх витрат, пов'язаних із загальною аварією і що підлягають включенню в диспашу, підписує у відправників вантажу аварійні бонди, які гарантують оплату ними частки загальних витрат згодом.        

Що стосується загальної аварії, агент стежить за оплатою фрахту до початку вивантаження вантажу.