15.3. Перевірка дисбурсментських витрат

Для скорочення витрат судновласника проводиться перевірка дисбурсментських рахунків (ДС). Вона проводиться на декількох рівнях:

- судна (капітан перевіряє і акцептує проформу рахунку або сам дисбурсментський рахунок); 

- агента (перевіряє правильність включення рахунків в ДС); 

- представника судновласника (судновласник направляє свого представника в агентську компанію для перевірки діяльності агента та контролю витрат);

- протектінг-агента, судновласник наймає іншу агентську компанію для перевірки діяльності агента та контролю витрат;

- підрозділи судноплавної компанії, яка займається контролем дисбурсментських витрат (фінансово-валютний відділ або відділ фінансових розрахунків);

- спеціальної аудиторської компанії, яку наймає судновласник для контролю за витратами.         

У невеликих судноплавних компаніях прийом дисбурсментських рахунків, їх перевірку і розрахунки по ним веде бухгалтер.         

Перевірка може бути наступних видів:

- "формальна перевірка" (перевіряється наявність оригіналів рахунків за кожну з послуг, які були виконані обслуговуючими компаніями, наявність належних реквізитів і підписів);    

- "перевірка по суті понесених витрат" (чи були замовлені і виконані дані послуги фактично з урахуванням умов виконання рейсу, варіанти розподілу оплати за вантажні роботи по чартеру;

- перевірка на відповідність тарифів (перевіряється, чи всі розрахунки зборів і плат відповідають чинним на час виконання послуг тарифам з урахуванням знижок і пільг); 

- перевірка на відповідність умовам контрактів та угод (стивідорний і тальманський контракти, договір купівлі-продажу предметів постачання і ін.); 

- "арифметична перевірка" (перераховуються розміри зборів і плат за діючими на час виконання послуг тарифам з метою пошуку випадкових або навмисних арифметичних помилок); 

- звірка з обліковими та оперативними даними щодо виконання рейсу, які можуть виявити деякі розбіжності, на які потрібно звернути більшу увагу.                  

При великій кількості дисбурсментських рахунків, їх перевірку виконують на всіх рівнях і за всіма видами. Особливо важка перевірка стивідорних витрат в іноземних портах.

15.4. Форми розрахунків агента з судновласником

Форма розрахунків агента з судновласником по дисбурсментских рахунках залежить від виду валюти, строків оплати, дозволу влади, розміру банківської комісії за переказ грошових сум, виду плавання. До форм оплати відносяться: акредитив, банківський переказ, інкасо (застосовується рідко). Використовується також погашення дисбурсментських витрат за рахунок фрахту.         

Акредитив (Letter of credit) - банк за вказівкою клієнта (судновласника) здійснює платіж третій особі (агенту) проти обумовлених документів і умов. Найбільш сприятливим для судновласника є списання коштів з акредитива проти пред'явленого оригіналу дисбурсментских рахунків і оригіналів виправдувальних документів. При цьому агент кредитує судновласника. Тому часто використовується списання коштів під проформу дисбурсментских рахунку. При цьому з акредитива списується до 80% витрат до приходу судна в порт, а залишок коштів виплачується після пред'явлення оригіналів рахунків за послуги. Іноді списання коштів з акредитива проводиться під комп'ютерний список дисбурсментських витрат щотижня (в портах Японії). 

Документарний акредитив під проформу дисбурсментського рахунку найбільш часто використовується в даний час у вітчизняних портах як форма оплати дисбурсментських витрат. 

Банківський переказ - це доручення банку країни судновласника банку країни агента виплатити відповідну суму бенефіціару (агенту) на підставі отриманого та акцептованої дисбурсментские рахунку. Агент направляє дисбурсментський рахунок з виправдувальними документами судновласнику поштою. Спеціальний відділ судноплавної компанії перевіряє рахунки, і судновласник дає вказівку своєму банку відправити зазначену суму в банк країни агента для видачі агенту. Для судновласника цей спосіб зручний, а для агента - немає, так як перевірка і оплата можуть бути виконані протягом 30-60 діб.

Погашення дисбурсментських витрат за рахунок фрахту. У деяких випадках, коли агент інкасує фрахтові платежі, можлива оплата дисбурсментських витрат за рахунок фрахту. Цей спосіб оплати підходить для агента, але він незручний для судновласника, так як призводить до безконтрольності агента.