10.3. Оформлення відходу судна

Капітан заздалегідь подає заяву на право відходу, в якому вказується осадка судна на відхід, кількість запасів, терміни дії суднових документів та ін.        

 В оформленні відходу судна беруть участь представники санітарно-карантинної служби, представники митниці (оперативний відділ і сектор випуску), прикордонних військ, інспекції портового нагляду, агент.         

Агент надає наступні документи:

- генеральну декларацію (показання капітана) в двох примірниках для митного поста і КПП прикордонних військ;

- маніфест;

- вантажну декларацію в трьох примірниках: два для митного поста і один екземпляр для КПП прикордонних військ;

- зобов'язання тимчасового ввезення про зворотне вивезення (для іноземних суден) або зобов'язання тимчасового вивезення на зворотне ввезення (для українських судів)

- Port clearance про виконання всіх вимог порту і оплату всіх зборів і плат ( "судно очищено"), який видається і підписується інспекцією портового нагляду.         

Також подаються митна декларація членів екіпажу, декларація суднових запасів, довідка про наявність валюти в судновій касі, список наявності зброї, боєприпасів і наркотичних засобів та ін.         

Під час оформлення представники митниці проставляє штампи в вантажних маніфестах і Port clearance, прикордонники ставлять позначки в паспортах моряка членів екіпажу.          

Закінченням роботи комісії є видача капітану судна Port clearance, який затверджується інспектором капітанії порту і інспектором митниці.

11. Оперативна інформація, яка надається клієнтом судновласнику

Судновласник заздалегідь відправляє агенту інструкцію про оформлення документів і про передачу оперативної інформації.

Приходний телекс містить вказівку часу посадки лоцмана, відшвартовки, отримання вільної практики, осадку, кількість запасів, узгоджений вантажний план, наявність вантажних доручень, завірених митницею, очікуваний час початку/закінчення вантажних операцій, відходу судна.

Щоденний рапорт (Daily report) подається щодня (вранці) або два рази на добу (вранці і ввечері). Зазвичай до початку робочого дня агент повинен інформувати принципала про результати роботи за минулу добу (з 8.00 попередньої доби до 8.00 поточної доби). У порту звітня доба починається з 18.00. У цьому документі агент вказує:

- результати вантажних робіт за добу - "Last day result";

- кількість завантажених на судно або вивантажених з нього вантажів з розподілом по трюмах, по номенклатурі і фрахтователям;

- залишок по видах вантажів;

- основні простої в роботі за минулу добу із зазначенням причин;

- кількість ходів (технологічних ліній);

- очікуваний час початку/закінчення вантажних робіт, відходу судна.

Відхідний телекс містить кількість вантажу по трюмах (вантажний план); час закінчення формальностей, посадки лоцмана, відходу судна. Якщо підписані вантажні документи не можуть бути передані по факсу негайно, то в відхідному телексі повідомляють основні деталі всіх підписаних штурманських розписок (коносаментів); осадку на відхід, кількість запасів.

Щодо оформлення документів інструкція судновласника, яку направляють агенту, може містити рекомендації щодо оформлення нотісов про готовність судна до вантажних операцій (при навантаженні вантажів різних фрахтувальників з різних причалів надаються різні нотіси), складання Statement of facts, в якому також слід розділяти періоди навантаження вантажів різних фрахтувальників.

Штурманська розписка (Mate's receipt) оформляється шляхом підпису на звороті виконаного доручення або складається у вигляді окремого документа, штурманська розписка свідчить про перехід відповідальності за вантаж на судновласника.

Дата повинна відповідати фактичній даті навантаження і відходу з порту. Зауваження та застереження, які потім можуть бути перенесені в коносамент, вносяться в штурманську розписку заздалегідь.

Розбіжності в реквізитах між коносаментом і штурманської розпискою повинні бути схвалені судновласником. Коносамент підписується агентом тільки з письмового дозволу судновласника. Агент також перевіряє виконавчий вантажний план, складений портом або стивідорної компанією, і при необхідності вносить доповнення.