Особое внимание к подписям на документах – один из способов предотвращения рейдерских атак

На практике часто встречаются иски о признании недействительным решения единоличного исполнительного органа общества, иски юридического лица о принудительном выводе учредителей⁵, иски участников общества об обязании общества предоставить документы⁶. Подобные иски часто связаны с пороками собственноручных подписей.

Гражданское законодательство довольно скупо регулирует порядок совершения собственноручной подписи физического лица. Этот пробел обуславливает возникновение массы судебных споров, вытекающих из пороков подписей, в том числе споров с участием «рейдеров».

К числу основных злоупотреблений с использованием собственноручной подписи физического лица относятся:

• подделка, копирование, подражание, изготовление дубликата в виде автоматической печати (факсимиле подписи) собственноручной подписи без ведома ее исполнителя;

• совершение подписи неуполномоченным лицом (добросовестное заблуждение или намеренные действия);

• наличие у физического лица более одной собственноручной подписи «на все случаи жизни» и отказ от одной (нескольких или всех сразу) из них при предъявлении каких-либо требований;

• отказ физического лица от своей собственноручной подписи (например, в договоре) и как следствие отказ от признания гражданско-правового обязательства и его надлежащего исполнения;

• отсутствие или недостаточность доказательств соответствия воли субъекта его волеизъявлению в виде совершения собственноручной подписи;

• умышленное совершение слишком простых (в виде одного символа, крестика, шарика, буквы, цифры и т.п.) или слишком сложных собственноручных подписей с последующим отказом от них. Проведение почерковедческих экспертиз на предмет идентификации физического лица и его подписи в таких случаях крайне затруднено.

Правила, которые помогут избежать проблем с подписями и другими реквизитами документов

Из анализа изложенных выше видов злоупотреблений можно вывести несколько правил надлежащего оформления гражданско-правовых документов.

Общие правила. Все документы должны иметь определенное наименование (договор, справка и т. д.). Необязательно это название должно соответствовать положениям закона, документ можно именовать и в соответствии со сложившимися обычаями делового оборота и отношениями сторон (например, соглашение о сотрудничестве).

Кроме того, любой документ должен содержать обязательные реквизиты: место и дату составления (должна совпадать с реальной), входящий и исходящий номера, нумерацию страниц, сведения об исполнителе и сторонах и т. д.). Письменные документы можно составлять как от руки (например, расписки), так и с помощью печатающих устройств на специальной офисной бумаге. Замечу, что при составлении документов не следует смешивать их, например, оформлять в одном сразу и договор, и акт приема-передачи.

В ходе заключения гражданско-правовых договоров между юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями сторонам необходимо на каждом листе ставить свою подпись и печать. Договор на двух и более листах желательно сшить канцелярскими нитками и склеить на сшивке, добавив подписи и печати сторон. Все подписи и печати в договоре должны быть однозначно читаемы и оригинальны.

Документ должен быть составлен на доступном языке, логически выверен и непротиворечив. В нем не стоит использовать собственные понятия и термины, а также понятия и термины, противоречащие действующему законодательству Российской Федерации или допускающие двоякое толкование.

Правила выполнения подписи. При подписании документов стоит сверить подписи представителей сторон с подписями, стоящими в документах, удостоверяющих личности таких лиц. Также хороший способ предотвратить возможные претензии к подписи – поставить рядом с ней и расшифровку с указанием Ф.И.О. выполнившего ее лица.

Проведение в дальнейшем почерковедческой экспертизы будет намного проще, если подписи на документе выполнялись с помощью пишущего прибора, который оставляет на бумаге борозду (есть нажим). В этом смысле обычные шариковые ручки будут предпочтительнее гелевых. Кроме того, стоит обращать внимание и на устойчивость чернил: не ставить подписи перьевыми ручками (их чернила неустойчивы к воде и солнечному свету), не хранить документы с подписями под прямыми солнечными лучами или в агрессивной среде.

Правила составления электронных документов. В ходе составления документа в электронном виде и его последующей распечатке на принтере не следует в программных приложениях в документ вставлять графические копии собственноручных подписей и печатей (с расширениями doc, giv, txt, jpeg и т. д., а также из буфера обмена и отсканированные цветные и черно-белые варианты).

При составлении документов стоит воздержаться от использования струйных принтеров. Дело в том, что чернила, используемые в таких устройствах, очень нестойкие в водной и потожировой среде человеческих рук. Электронные документы должны иметь надлежащие технические характеристики для их исследования, представления и использования с указанием даты создания и последнего изменения.