Можно провести любопытную аналогию между организацией про­ странства на заводах Toyota и при составлении отчетов формата АЗ. На бережливом предприятии недопустимо загромождать место избытком запасов, поскольку они представляют собой муда — потери. Рациональ­ ное использование пространства — залог максимально эффективного добавления ценности. Излишки материала порождают неразбериху и мешают выявлять отклонения от стандарта. Подобным образом, при со­ ставлении отчета формата АЗ важно не допускать потерь — лишних слов, пространных объяснений, ненужных схем и т.д., которые мешают увидеть самое существенное. Так обеспечивается максимальная эффективность добавления ценности. Муда в документах затуманивает основную идею и нередко приводит к тому, что люди упускают из виду ключевые мо­ менты.

Отчеты формата АЗ и порядок их подготовки делают коммуникацию четкой и оперативной, что чрезвычайно важно для системы бережливой разработки продукции. Это прекрасно понимают в Toyota. Кроме того, от­ четы формата АЗ способствуют непрерывному совершенствованию. Так, если составление отчета формата АЗ привело к изменению стандарта или увеличению суммы знаний, обновляется база данных по ноу-хау. Бережли­ вое мышление требует извлекать уроки из решения проблем (а не только исправлять сложившуюся ситуацию), а отчет формата АЗ способствует та­ кому обучению.

Коммуникация и координация в Toyota

Многие компании пытались внедрить сходные методы коммуникации и стратегии координации. Однако какие бы методы они ни применяли — уп­ равление по целям, проектный менеджмент, межпроцессные проверки, при­ нятие решений на основе консенсуса, размещение специалистов в едином офисе, использование инженеров по приглашению, межфункциональные команды и даже отчеты формата АЗ, — немногим удается делать это столь же эффективно, как Toyota.

Возможно, причина различий кроется в подходе к распределению функ­ ций и ответственности. К тому же для успешного использования перечис­ ленных инструментов необходим максимум организационной стабильнос­ ти. Toyota, которая имеет развитую функциональную структуру и забо­ тится о межфункциональной интеграции, обеспечивает успешный обмен информацией между функциональными подразделениями с помощью системы главных инженеров. Наладить такую коммуникацию помогает

стабильная, стандартизированная рабочая среда, которая непрерывно со­ вершенствуется. Организационная стабильность начинается с руководст­ ва, которое последовательно определяет приоритетные направления. На низовом уровне стабильность включает продолжительное освоение спе­ циализации в функциональном подразделении и приобретение глубоких познаний. Кроме того, в стабильной обстановке проще извлекать опыт из выполненных проектов.

Распределение функций и ответственности означает, что всегда есть тот, кто отвечает за выполнение работы. Многие компании никак не могут оп­ ределиться, что правильнее — исключительно личная или исключительно коллективная ответственность. Toyota удалось найти золотую середину. Хотя отчет формата АЗ требует работы в команде, а достичь консенсуса при его составлении невозможно без немаваси, этот документ подписывает только составитель. Если отчет составляло несколько человек, они разделяют от­ ветственность за результат. Таким образом, отчет формата АЗ — это также инструмент координации, который способствует эффективному распреде­ лению функций и ответственности. Процесс коммуникации и координации при бережливой разработке продукции сочетает индивидуальные и коллек­ тивные формы работы. Детали прорабатываются в индивидуальном порядке. Команда подает идеи, обсуждает их, принимает решения, оказывает помощь

изанимается внедрением.

Вконечном счете координация и эффективная коммуникация дают компании возможность разрабатывать стандарты, действующие в масшта­ бах организации. Люди критически оценивают эти стандарты и, занима­ ясь непрерывным совершенствованием, при необходимости вносят в них соответствующие коррективы. Это стержень организационного обучения. Следующая глава, посвященная тринадцатому и последнему принципу LPDS — использовать эффективные инструменты для стандартизации и организационного обучения, — еще раз возвращается к этой концепции.

Резюме принципа 12

Координировать работу организации с помощью простых средств визуальной коммуникации

Несомненно, налаженная коммуникация благоприятствует ус­ пешной разработке продукции. Нельзя разрабатывать новые продукты без эффективного обмена информацией. Однако избыток информации может иметь негативные последствия.

Коммуникация должна быть целенаправленной, точной, обосно­ ванной и сфокусированной на важнейших фактах. Toyota разра­ ботала ряд механизмов эффективной коммуникации. Концепту­ альный проект главного инженера определяет все направление работы над проектом и обеспечивает координацию. Система обея помогает поддерживать межфункциональную коммуника­ цию и отслеживать состояние проекта. Эффективными средс­ твами координации действий в масштабах организации служат немаваси, ринги и хосин канри. Составление отчетов формата АЗ способствует соблюдению дисциплины и стандартов, тем самым повышая эффективность всех видов коммуникации, и в первую очередь обмена информацией при решении задач.